Виды организационных структур управления, принципы проектирования структуры управления организацией.

Структура управления организацией или организационная структура управления (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с миссией, целями, другими функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках определенного вида ОСУ осуществляется менеджмент (от движения информационных потоков до принятия управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней. ОСУ сравнивают с каркасом здания системы менеджмента, построенным для того, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись качественно и своевременно. Если не будут четко определены и скоординированы отношения между работниками и организационными подразделениями, специализация будет неэффективна. Делегирование полномочий - основной процесс, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения персонала в организации.

Делегирование - передача видов деятельности и полномочий ис-полнигелю, который берет на себя ответсхвенносхъ за их выполнение.

Ответственность - это обязательство решать конкретные задачи и отвечать за их, как минимум, удовлетворигельное выполнение. Объем ответственности - одна из причин высоких должностных окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными организациями.

Делегирование реализуется только в случае осознанного принятия полномочий, а собственно ответственность не может быть делегирована.

Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на решение определенных задач.

Полномочия делегируются должности, а не персонально лицу, которое занимает эту должность в данный момент. Если работник меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой. Полномочия всегда ограничены.

В настоящее время существует множество альтернативных видов ОСУ, успешно зарекомендовавших себя. Первый вид ОСУ, систематически разработанный, остающийся пока ее доминирующей формой, получил название бюрократической ОСУ. Он характеризуется:

1. Четким в высшей степени разделением труда и появлением в каждой должности высококвалифицированных специалистов;

2. Развитой иерархией уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3. Системой взаимосвязанных обобщенных формальных правил, стандартов, норм и нормативов, обеспечивающей однородность исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и скоор-динированность различных видов деятельности;

4. Формальной обезличенностью выполнения официальными лицами своих должностных обязанностей;

5. Защищенностью персонала от произвольных увольнений и наймом на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

У бюрократической ОСУ есть недостатки:

1. Преувеличение значимости инструкций, правил, норм, стандартов, что ведет к замедлению темпов работы;

2. Утрата гибкости поведения;

3. Неспособность быстро реагировать на изменившиеся условия делового и фонового окружения, а также внутренней среды;

4. Невозможность разрабатывать и срочно внедрять инновации в процесс своей деятельности.

К бюрократическим, как правило, относятся функциональные, дивизиональные и др. ОСУ.

Для расширения возможностей организаций быстрее реагировать на происходящие изменения и вводить инновации были созданы адаптивные (органические) ОСУ, к которым относят проектные, матричные и др.

Существуют и другие классификации видов ОСУ. Рассмотрим некоторые виды ОСУ.

Линейная ОСУ образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы.

Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Сам руководитель находится в непосредственном подчинении руководителя высшего уровня.

В линейной структуре разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, широтах номенклатуры продукции и т.д. При таком построении в наибольшей степени соблюдается принцип единоначалия: одно лицо сосредоточивает в своих руках управление всей совокупностью операций; подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет право отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

Линейная ОСУ используется мелкими и средними организациями, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей.

Позитив линейной структуры управления:

• единство и четкость распорядительства;

• согласованность действий исполнителей;

• четкая система взаимных связей между руководителем и подчиненными;

• быстрота реакции в ответ на прямые указания;

• получение исполнителем связанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;

• личная ответственность руководителя за конечные результатах деятельности своего подразделения.

Негатив линейной структуры управления:

• высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт во всех функциях управления и сферах деятельности, осуществляемых подчиненными, что ограничивает возможности руководителя по эффективному управлению;

• перегрузка менеджеров высшего уровня, огромное количество информации, поток бумаг, множественность контактов с подчиненными и вышестоящими;

• тенденция к волоките при решении проблем, касающихся нескольких подразделений;

• отсутствие звеньев по планированию и подготовке управленческих решений.

Линейно-штабная ОСУ включает в себя специально созданные при линейных руководителях подразделения, которые не обладают правом принятия решений и руководства каким-либо нижестоящим подразделением (см. рис. 3.4.):

Рис. 3.4. Схема линейно-штабной ОСУ

Главная задача штабных подразделений состоит в оказании помощи линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Штабная структура включает штабных специалистов при топ-менеджерах.

К штабным подразделениям относят службу координации, отдела! координации и анализа, группу сетевого планирования, социологическую и юридическую службы. Создание штабных структур - шаг в сторону разделения труда менеджеров. Часто менеджеры штабных подразделений наделяются правами функционального руководства. К ним относят планово-экономический отдел, бухгалтерию, отдел маркетинга, отдел управления персоналом.

Достоинства структуры состоят в следующем:

• более глубокая и осмысленная подготовка управленческих решений;

• освобождение линейных менеджеров от чрезмерной нагрузки;

• возможность привлечения специалистов в определенных областях.

Существуют некоторые недостатки:

• недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение не участвует в его реализации;

• тенденция к чрезмерной централизации;

• сохранение высоких требований к высшему руководству, принимающему решения.

Функциональная ОСУ предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления (см. рис. 3.5.):

Д - директор; ФР - функциональные руководители; И - исполнители

Рис 3.5. Схема функциональной ОСУ

Выполнение указаний каждого функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Решения по общим вопросам принимаются коллегиально.

Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, так как вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций, появляется штаб высококвалифицированных специалистов.

Структура нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Она используется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее восприимчиво к НТП.

Основные преимущества структуры:

• высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;

• освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов и расширение их возможностей по оперативному управлению производством;

• создание основы для использования в работе консультаций опытных специалистов, уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.

Существуют определенные недостатки:

• трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;

• длительная процедура принятия решений;

• отсутствие взаимопонимания и единства действий между функциональными службами;

• снижение ответственности исполнителей за работу в результате того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей;

• дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками, поскольку каждый функциональный руководитель и специализированное подразделение ставят свои вопросы на первое место.

Линейно-функциональная ОСУ обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответст-вуюших решений, программ, планов. Руководители функциональ-ных подразделений (по маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу) осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения, роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления организацией в целом. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессов производства.

Достоинства структуры:

• освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально - техническим обеспечением и др.;

• построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

• каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели организации;

• отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

• чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

• аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множества оперативных задач.

Матричная ОСУ (см. рис. 3.6) представляет собой современный эффективный тип организационной структуры управления, построенный на принципе двойного подчинения исполнителей, с одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь, с другой, руководителю проекта (целевой программы), кото-рый наделён необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством.

Руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов.

Рис 3.6. Матричная ОСУ, ориентированная на продукт

Преимущества состоят в следующем:

• лучшая ориентация на проектные цели и спрос;

• более эффективное текущее управление;

• вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности;

• гибкость и оперативность маневрирования ресурсами при выполнении нескольких программ;

• усиленная личная ответственность руководителя за программу в целом и за ее элементы;

• возможность применения эффективных методов управления;

• развитие в работниках навыков в области принятия решений;

• время реакции на нужды проекта и желания заказчиков сокращается.

Недостатки структуры:

• проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работах специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования организации;

• трудности установления четкой ответственности за работу подразделения;

• возможность нарушения установленных правил и стандартов, принятых в функциональных подразделениях из-за длительного отрыва сотрудников, участвующих в проекте;

• трудность приобретения навыков, необходимых для эффективной работы в коллективе;

• возникновение конфликтов между менеджерами функциональных подразделений и руководителями проектов.

Дивизиональная ОСУ возникла в связи с резким увеличением размеров организаций, диверсификацией их деятельности, усложнением технологических процессов. Ключевыми фигурами в управлении организациями с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляю-шие производственные подразделения.

Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация см. рис. 3.7.), по ориентации на потребителей, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного подразделения контролируют деятельность функциональных служб по всем филиалам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.

Рис 3.7. Схема дивизиональной-штабной ОСУ по региональному принципу

Достоинства:

• более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения в деловом и фоновом окружении;

• улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;

• возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых организаций.

 

Недостатки:

 

• рост иерархичности, вертикали управления;

 

• дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;

 

• дублирование работ в разных подразделениях.

 

Многомерная ОСУ с ориентацией ещё и на территорию, рынок и потребителя.

 

Для организаций, действующих на международном рынке, может применяться многомерная (трехмерная, тензорная) ОСу.

 

Проблемах:

 

• конфликт из-за власти между представителями нескольких инстанций;

 

• преобладающая работа в группах и, следовательно, возможная задержка в принятии решений и коллективная ответственность (безответственность).

 

Поэтому требуется однозначное регулирование компетентности и нормальные рабочие отношения между партнерами.

 

Соотношение централизации и децентрализации в структуре органов управления организацией.

 

Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными.

 

Децентрализованные организации - такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления. На практике не встречаются полностью централизованные или децентрализованные организации.

 

Рис. 3.8. Схема многомерного управления организацией

 

Для того, чтобы определить, насколько данная организация централизована по сравнению с другими, выявляют следующие характеристики:

 

• количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше число решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем меньше степень централизации;

 

• важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях;

 

• последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. Если руководители среднего звена могут принимать решения, затрагивающие более чем одну функцию, то организация слабо централизована;

 

• контроль за работой подчинённых. В слабо централизованной организации высшее руководство редко проверяет повседневные решения подчинённых руководителей. Оценка действий делается на основании суммарно достигнутых результатов.

 

Достоинства централизованных структур состоят в следующем:

 

• централизация улучшает контроль и координацию специализированных функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых менее опытными менеджерами;

 

• сильное централизованное управление позволяет избежать ситуаций, при которых одни отделы растут и развиваются за счет других или организации в целом;

 

• централизованное управление позволяет более экономно и легко использовать опыт и знания персонала централизованного административного органа.

 

Существует ряд преимуществ децентрализованных структур:

 

• управлять крупными организациями централизованно невозможно из-за огромного количества требуемой информации и, следовательно, сложности процесса принятия решений;

 

• децентрализация даёт возможность принимать решения тому руководителю, который ближе всего стоит к возникшей проблеме и лучше всех её знает;

 

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую свою индивидуальность и специфику. Описать эту систему возможно, если определить характер взаимодействия подразделений.

 

Способы взаимодействия сторон характеризуют рассматриваемую систему определенным образом и позволяют судить, насколько эффективно она справляется со своей главной задачей - организацией гармонического взаимодействия между индивидом и внешней средой. Немаловажное место в этом занимает ОСУ, посредством которой или через которую это взаимодействие осуществляется.

 

Согласно существующей теории и практике, взаимодействие на уровне «подразделение - подразделение» или «группа - группа» реализуется с помощью комбинаций различных типов департамен-тизации и выступает в рамках ОСУ.

 

Экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой начала XXI в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими.

Специалисты рекомендуют следующие принципы проектирования ОСУ:

• сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;

• уменьшение числа уровней управления;

• групповая организация труда как основа новой структуры управления;

• ориентация текущей работах, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;

• создание условий для гибкой комплектации продукции;

• минимизация запасов;

• быстрая реакция на изменения;

• гибко переналаживаемое оборудование;

• высокая производительность и низкие затраты;

• безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.

В ближайшем будущем ожидается большее разнообразие структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации и находиться в более тесной взаимосвязи с другими функциями менеджмента, например, с мотивацией.

 

Антикризисный PR: сущность, основные понятия и принципы.

Антикризисный PR — это комплекс мер, направленных на поддержание имиджа, сохранение репутации, пресечение негативных слухов, сохранение лояльности клиентов и сотрудников и, самое главное, выживание организации во время кризиса и состоящих из предварительного планирования, проработки детальной стратегии, подготовки PR-документов, взаимодействия со СМИ, коммуникаций с клиентами, сотрудниками, государственными органами, инвесторами и другими заинтересованными лицами, а также проведения разъяснительной и просветительской работы.

 

Как уже ясно из определения термина, важнейшей задачей антикризисного PR является сохранение репутации компании. Нельзя допустить, чтобы компания потеряла лицо и доверие клиентов на долгие годы.

 

У антикризисного PR есть основные принципы, без которых любая кампания по спасению обречена на провал. Первое и основное — это честность и открытость. Компания должна честно признать свои проблемы. Рассказать о причинах их возникновения и о реальных мерах по преодолению трудностей. Таким образом можно избежать появления и раздувания негативных слухов, а также завоевать доверие общественности, пусть и сообщая о себе отрицательные факты. Но одной открытости недостаточно, необходимо предоставить реальные факты, аргументировать свои слова, убеждать в своем мнении, перетягивать на свою позицию. Необходимо как можно больше информации. То есть компания должна вести агрессивную PR-политику, если уж общественность узнала о проблемах, то все новости должна сообщать компания. Необходимо заполнить все информационное поле, исключая таким образом слухи. Со слухами же можно и нужно работать в Интернете в социальных группах, о чем речь пойдет чуть позже.

От лица компании во время кризиса должен выступать один человек, достаточно компетентный в своей области и занимающий в компании высокий пост. Он должен быть ознакомлен с PR-стратегией и четко ей следовать. Весь остальной персонал компании (в том числе напрямую контактирующий с клиентами) должен быть проинструктирован PR-отделом, а еще лучше, должен пройти тренинг с участием специалистов по PR. Нельзя допускать разногласий.

Антикризисный PR-специалист может столкнуться с таким явлением, как раздувание скандала в СМИ и в социальных медиа (слухи, «сарафанное радио»). Это неприятно, но это нормально, с этим нужно работать. Возможно, раздувание сыграет компании на руку, например, укрепив бренд, повысив узнаваемость марки. Конечно, при благополучном исходе дела.

Антикризисный PR можно условно разбить на внутренний и внешний. Просветительская работа среди персонала и сохранение лояльности сотрудников компании не менее важно, чем клиентов. Можно назвать это и инструментом, но я бы выделил в отдельное большое направление PR в Интернете, в данном случае антикризисный PR в Интернете. Интернет в данном случае самое опасное СМИ. Почему так? Во время кризиса (а тем более глобального финансового кризиса) люди не доверяют телевидению, а все новости читают или смотрят в Интернете. Таков менталитет. И еще больше люди доверяют якобы инсайдерской информации, исходящей от других пользователей Сети. В Интернете есть свои лидеры мнений, которые могут манипулировать информацией по своему усмотрению. Есть крупные проекты с собственной лояльной и доверяющей адиторией.

Слухи и новости в Интернете распространяются практически мгновенно.

А за любую PR-ошибку Интернет жестоко наказывает. Итак, в Интернете необходимо просчитывать каждый свой ход, учитывая огромную скорость распространения информации.

Однако другая сторона медали большой скорости — это и быстрое устаревание информации. Информационная подпитка должна быть постоянной, особенно в условиях кризиса.

Таким образом, компаниям сейчас в условиях кризиса необходимо реализовывать правильную PR-политику. Очень жаль, что есть компании, готовые пожертвовать PR одним из первых, как бесполезной статьей расходов. Эти компании жертвуют своей репутацией. А ведь именно репутация в долгосрочной перспективе определит, кто останется в игре, а кто нет.