Документування та документообіг за банківськими операціями.

У банківській діяльності використовуються найрізноманітніші документи (директивні, юридичні, планові).
Документи, які використовуються в обліково-операційної роботи, відносяться до особливого виду банківських документів.
Обліково-операційні документи - це:
- Те, що є підставою для операції відображення в обліку банку;
- Те, на основі чого відбуваються бухгалтерські записи;
- Те, що підтверджує правильність здійснених операцій та їх відображення в обліку.
Використовувана в банках меморіально-ордерна система бухгалтерського обліку означає, що записи в обліку відбуваються не в журналах, як це прийнято при організації обліку інших суб'єктів економіки, а в самих документах.
У складі документів виділяють ті, які містять ці записи (меморіальні документи), та ті, які розкривають зміст цих записів, підтверджують їх правильність і достовірність (первинні документи).
До числа меморіальних документів належать розрахунково-грошові документи, меморіальні документи, касові та позабалансові ордери.
Первинні документи - це акти, довідки, рахунки та інші документи, що підтверджують факт здійснення операції, її юридичну законність. Первинні документи, як правило, додаються до меморіальних документів. В останніх робиться запис про додаються первинних документах. У випадку, якщо первинні документи зшиваються в окремі зшивши, в меморіальних документах робиться посилання на дату і номер первинного документа, що став основою для здійснення проводки.
Всі меморіальні документи з доданими первинними документами, що підтверджують вчинення банком операцій за даний день, називаються документами дня.
Сукупність меморіальних та первинних документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, утворює банківську документацію.
Види меморіальних банківських документів:
- Розрахункові (доручення, вимоги, чеки, акредитиви, платіжні ордери, авізо, ордера-розпорядження кредитного відділу);
- Касові (оголошення, грошові чеки, прибуткові, видаткові ордери);
- Документи по внутрішньобанківських операцій (меморіальні ордери).
Всі документи за місцем їх складання поділяються на банківські, складаються установами банків, і клієнтські, що надходять від підприємств, установ і організацій.
Розрахункові, касові, кредитні та інші операції здійснюються в банках і відображаються в бухгалтерському обліку на підставі розрахунково-грошових документів, оформлених відповідно до встановлених вимог. Застосування бланків не встановленої форми або заміна бланка однієї форми іншої форми може призвести до неправильного відображення операцій. Так, під час арбітражного розгляду було з'ясовано, що банк всупереч встановленому порядку використовував бланк форми платіжного доручення 0401002 замість бланка акредитива форми 0401005. В порушення пункту 5.8 Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації платіжне доручення не містить всіх необхідних реквізитів акредитива. Зокрема, в ньому відсутні точне найменування документів, на підставі яких проводиться виплата за акредитивом, вид акредитива, спосіб його виконання. Банк одержувача зарахував кошти на рахунок одержувача. За цих умов неправомірно покладати на виконуючий комерційний банкмайнову відповідальність за невиконання одержувачем коштів договірних зобов'язань.
Здійснення операцій у кредитної організації може відбуватися на підставі електронного платіжного документа, а у випадках, встановлених чинним законодавством та договором, - його паперової копії, завіреної уповноваженою особою. Електронні платіжні документи повинні містити всі реквізити платіжних документів, передбачені затвердженими форматами і нормативними актами Банку Росії. Паперові копії електронних платіжних документів, призначені для зберігання в якості виправдувальних документів по зроблених операціях, а також підлягають додатком до виписок з рахунків, завіряються штампами кредитної організації та підписами її працівників. В електронних платіжних документах повинен бути забезпечений аналог власноручного підпису клієнта.
Особливості оформлення документів за окремими операціями:
- Операції, що здійснюються без документів клієнтів банку, оформлюються документами, які складаються самими банками згідно з вимогами Правил ведення бухгалтерського обліку в банках, розташованих на території РФ № 61, на бланках діючих форм. Сюди належать, зокрема, прибуткові та видаткові касові ордери, меморіальні балансові та позабалансові ордери, розпорядження кредитного відділу та ін Ці операції вимагають додаткового контролю;
- Підставою для проведення операцій за кореспондентськими рахунками є виписка по кореспондентському рахунку, що видається банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ або банком-кореспондентом;
- При проведенні операцій на фондовому, валютному та інших ринках підставою для обліку операцій служать виписки розрахункових центрів бірж, дилерів, звіти про проведені операції та інші документи.
Дані документів, що розкривають їх зміст, називаються реквізитами. Вимоги до реквізитів документа містяться в законі "Про бухгалтерський облік".
Стандартні документи містять такі основні реквізити:
- Дату документа (розрізняється дата складання і дата виконання документа: там, де не передбачається розрив, - відмітка, там, де передбачається розрив, - окремий реквізит);
- Номер документа;
- Найменування клієнта (ІПН) і його банку (БІК);
- Найменування контрагента (ІПН) і його банку (БІК);
- Суму (цифрами та прописом);
- Контирування - документи, що служать підставою для проводок, повинні контіроваться (мати номери рахунків за дебетом і кредитом);
- Призначення платежу (зміст операції, а при необхідності - підстава для її здійснення);
- Коди технічної обробки;
- Підписи відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки;
- Підписи працівників банку, перевірили документ [1, с. 186].
Всі документи повинні бути оформлені на друкарських або електронних машинках. Касові документи заповнюються від руки. Виправлення в банківських документах не дійсні, навіть якщо вони обумовлені. Грошово-розрахункові документи виготовляються методом мультиплікації, тобто їх кількість повинна бути достатньо для здійснення бухгалтерських записів з усіх порушених цією операцією особових рахунках.
Банк не несе відповідальності за відмову у прийомі сумнівних документів. Бланки суворої звітності підлягають додатковому позабалансовому обліку.
3. Організація документообігу в банку
Документообіг в банку - це проходження банківських документів по інстанціях, в певній їх послідовності, від початку оформлення і проведення операції до її завершення з повним відображенням в обліку.
Документообіг має дві найважливіші складові:
- Порядок здійснення документообігу за окремими операціями (розрахунковим, касовим);
- Графік документообігу (визначає конкретний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів, проведення кредитних і депозитних, а також міжбанківських операцій і операцій на фондовому ринку і час проходження документів по всіх ділянках їх обробки). Ключовим загальним інтервалом, що визначає всі графіки документообігу по конкретним операціям, є "операційний день" - час, протягом якого операції проводяться з їх подальшим відображенням в обліку поточного дня.
Порядок здійснення документообігу та його графіки розробляються кожним банком самостійно і затверджуються керівником банку. При цьомуорганізація документообігу повинна забезпечувати виконання таких основних вимог:
- Всі розрахунково-грошові документи, що надійшли до банку протягом операційного дня, підлягають прийому, оформлення і відображенню по рахунках бухгалтерського обліку в той же день;
- Розрахунково-грошові документи, що надійшли в банк після закінчення часу операційного дня, проводяться за рахунками клієнтів, як правило, наступним робочим днем. Конкретний час завершення операційного дня встановлюється керівником установи банку.
Робочий день обліково-операційних працівників організується з таким розрахунком, щоб забезпечити своєчасне оформлення вступників розрахунково-грошових документів та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими і позабалансовими рахунками із складанням щоденного балансу. Вступники документи передаються на ЕОМ протягом усього дня у відповідності з графіком здачі документів. Передача документів на телетайпних установки і телеграф передбачена у графіку в міру оформлення розрахункових документів клієнтів до проведення за рахунками клієнтів і складання по них телеграм переважно в другій половині дня. Всі грошово-розрахункові документи, що підлягають відправленню іншим установам банків, відправляються в той же день.