Етап 3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві.

– дослідження організаційних структур підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

– укладання та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій.

– аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів спроектованої організаційної структури.

– підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реалізації.

На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві.

Після виявлення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно виявити підпорядкованість підрозділів сектора і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати наявну модель документообігу на підприємстві.

Скориставшись організаційною структурою підприємства слід скласти блок-схему взаємодії всіх підрозділів з підрозділами, відповідальними з документообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами.

На другому етапи виконується аналіз структури документообігу підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документаційного забезпечення:

– внутрішні документи (напр., фінансові та службові);

– для виявлення динаміки в руху документів – виявляють темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період;

– за підрозділами – для виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг;

– виконати аналіз документів за категоріями.

На третьому етапі виконується „внутрішнє” проектування системи документообігу.

Для побудови моделі функціонування системи і одержання результатів, близьких до оптимальних, слід організувати раціональну і ефективну взаємодію наявних процесів. З цією метою слід провести такі заходи:

 

1. Визначити ієрархічну підпорядкованість процесів і послідовність у часі їх взаємодії.

2. Розробити структуру взаємодії між підрозділами на певний термін.

3. Визначити критерії якості роботи системи. Визначити рейтинг кожного з критеріїв якості.

Основними підходами до моделювання потоку робіт є:

– моделювання на основі потоку робіт, наявного в організації (модель «as is»),

– моделювання на основі перспективної структури процесу, яке задовольняє вимогам за цільовими значеннями показників ефективності (модель «to be»);

– моделювання зверху-вниз – формування моделі від укрупнених процесів до детальних за допомогою декомпозиції – послідовної деталізації моделей для кожного об’єкта процесу;

– моделювання знизу-вверх – формування укрупнених процесів шляхом агрегування детальних процесів.

Дослідження адекватності моделі проводиться експертами, які перевіряють відповідність моделі реальному потоку робіт на підприємстві.

 

Критерії оцінювання системи електронного документообігу

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішуватись з використанням цієї системи. Після цього необхідно обрати 4-5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначити критерії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленные филиалы и подразделения, важна поддержка территориальной розподіленості.

В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу:

– функціональність;

– продуктивність і масштабуємість;

– інтегрованість;

– ліцензійна політика;

– цінова політика;

– вартість масштабування;

– інструментальні засоби;

– локалізація.

Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оцінювати безпосередньо систему електронного документообігу (приклад наведено у табл.12.)

Таблиця 12

Функціональні можливості	Системи електронного документообігу
Важливість критерію	Система 1	Система 2	Система 3	Система 4
Види документів, які підтримуються системою
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Орг.-розпор. документація
Протоколи нарад
Документи довільної форми
Скарги та листи громадян
Проекти документів
Всього

Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього критерію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кількість балів, є оптимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнятною за критерієм „Види документів, які підтримуються системою” виявилась Система 3.

Якщо співробітникам організації складно оцінити той або інший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультанти або експерти.

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документообігу:

І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

– підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення);

– легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів);

– формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;

– зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, використання довідників);

– засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного документообігу.

Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати „ образом електронного документообігу”.

Створення „образу електронного документообігу” відбувається за допомогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.