Вимоги до електронного документа

Електронні документи характеризується такими ознаками:

– електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

– електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

– форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

– електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

– електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

 

Таблиця 8

	ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних	Оформлення реєстраційно-контрольної картки (РКК) з відомостями про документ. Реєструватися можуть документи, що надійшли ззовні, створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів.
Обробка і збереження власне документів	Одержання або створення файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.). і пов’язані з РКК.
Рух документів	Переміщення доручень і документів мережею персональних комп'ютерів, яке реалізується шляхом застосування механізмів організації потоку робіт (workflow).
Відправлення документів	Формуються реєстри відправлення для експедиції установи або здійснюється відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.
	Контроль виконання		заносяться у реєстраційно-контрольну картку відомості про постановку документа на контроль, зберігаються контрольні резолюції і здійснюється контроль за роботою виконавців по резолюціях і виконанням документів по розділах і в цілому. Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збереження документів

При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-контрольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, оцінка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін.

Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення.

РКК поєднуються в картотеки - підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відомості про один й той самий документ можуть знаходитися одночасно в різних картотеках.

При руху документів основним інструментом керування переміщенням документа є резолюція. При введенні резолюції визначаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхідність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно одержують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самому документу. Введення виконавцем звіту про виконання приводить до появи відповідного повідомлення на робочому місці контролера і відповідального виконавця.

При опрацюванні і збереженні власне документів з карткою може бути пов'язане будь-яке число файлів. Ці файли можуть надходити лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в організації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або у файловій системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстовій формі (HTML-документи) в Інтернет/Інтранет-мережі.

Документи, які опрацьовуються, наприклад, в органах державної влади, традиційно мають дві форми – паперову і електронну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база і усталені правила звернення – паперову.

Правовий статус електронного документа

Юридична сила електронного документа забезпечується використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки.

ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілісність даних.

Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Юридична чинність і доказовість електронному документу надається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 "Електронний підпис" містить таке положення: "...накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа". Отже, законодавець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили - з моменту накладання електронного підпису.

В Законі України "Про електронний цифровий підпис" наголошується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням одного різновиду електронного підпису - електронного цифрового підпису. Закон України „Про електронний цифровий підпис” (Відомості Верховної Ради (ВВР), 2003, N 36, ст.276) визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Визначення 19.

Електронний підпис		дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

 

Визначення 20.

Електронний цифровий підпис		вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

 

Визначення 21.

Засіб електронного цифрового підпису		програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису.

Визначення 22.

Особистий ключ		параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Визначення 23.

Відкритий ключ		параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Особливість електронного цифрового підпису (ЕЦП) полягає у тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного захисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа - спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа, тобто підпише електронний документ унікальним ЕЦП власника даного особистого ключа. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа - коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронного документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора електронного документа, але надає можливість перевірити його справжність. Отримавши цей код, програма, використовуючи вже згаданий алгоритм, звірить його з отриманим разом з документом ЕЦП автора. Якщо ці контрольні значення зійдуться, підпис вважатиметься справжнім, а отриманий документ - цілісним. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифікації ключів.

 

Запитання для самоперевірки:

1. Які основні види інформаційних обмінів наявні в організації?

2. Яким чином будується інформаційна модель організації?

3. За якими критеріями визначається потреба організації у впровадженні електронного документообігу?

4. Які основні параметри, що описують документообіг в організації, визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу?

5. Дати визначення поняття „електронний документ”. Назвати його основні характеристики.

6. Які функції виконує електронний документ у системі управління?

7. Назвати основні етапи життєвого циклу електронного документа.

8. Якими законами надається юридична цінність і доказовість електронному документу?

9. Дати визначення поняття „електронний цифровий підпис”.

10. Яким чином здійснюється процедура електронного цифрового підпису?

 

Завдання для самостійної роботи:

1. Дослідити, на якому етапі розвитку електронного офісу знаходиться Ваш навчальний заклад.

2. На прикладі Вашого навчального закладу дослідити критерії, які визначають потребу організації у впровадженні електронного документообігу.

3. Навести приклади використання електронних документів в управлінській діяльності.

 

Рекомендована література:

1. Ларин М. В. Электронный документооборот: проблемы разработки и внедрения [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL www.cryptography.ru.-Загол. з екрану.

2. Курноскина О.Г.Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.-М.: Альфа, 2005.-260 с.

3. Баронов В. В. Информационные технологии и управление предприятием.-М.: ДМК пресс 2005.-328 с.

4. Саттон М. Дж. Д., Корпоративный документооборот.- СПб.: «БМикро», «Азбука», 2002 г.- 416 с.

5. Кисельова Л. Розділ ІII. До концепції створення електронних архівів. Деякі правові аспекти визначення характеристик електронних документів [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL http://www.archives.gov.ua.- Загол. з екрану.

6. ГСТУ 75.11.6-01-98 Інформаційні технології. Система електронного документообігу. Надання юридичної сили електронним документам 17.09.98

7. Интернет-портал для управленцев [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL http://www.management.com.ua.- Загол. з екрану.