Модуль 1. Документаційне забезпечення управлінської діяльності

Матвієнко О., Цивін М.

ОСНОВИ

ОРГАНІЗАЦІЇ

ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

 

Навчальний посібник

 

 

Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу: Навчальний посібник.-К.:ЦУЛ, 2008.- 112с.

 

Навчальний посібник присвячений вивченню основ ефективного впровадження та функціонування системи електронного документообігу на основі вивчення та побудови інформаційної моделі організації, яка відображає її документальні потоки та інформаційні зв’язки.

У навчальному посібнику викладено загальні принципи організації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови систем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функціональних можливостей.

Посібник призначений для студентів вищих навчальних закладів, магістрів, аспірантів.

 

 

Рецензенти:
Садовенко В.С.	кандидат фіз.-мат.наук, доцент, зав.кафедрою інформатизації державного управління Національної академії державного управління при Президентові України
Петрова Л.Г.	доктор педагогічних наук, професор, Київський національний університет культури і мистецтв

 

ЗМІСТ

МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 6

Документообіг у системі управління. 6

Загальна структура документаційного забезпечення управління. 7

Документальні потоки у системі управління. 13

Організаційна структура документаційного забезпечення управління. 19

МОДУЛЬ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС. ІНФОРМАЦІЙНА МОДЕЛЬ ОРГАНІЗАЦІЇ 28

Електронний офіс. 28

Інформаційна модель організації 32

Організація як об’єкт впровадження електронного документообігу. 34

Електронний документ. 43

МОДУЛЬ 3. ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.. 49

Стадії автоматизації документообігу. 49

Види систем електронного документообігу. 53

Електронний архів як складова системи електронного документообігу. 64

МОДУЛЬ 4. ОРГАНІЗАЦІЙНО - ТЕХНОЛОГІЧНІ ПІДХОДИ ДО ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.. 68

Этапы проекта. 69

Аналіз документообігу підприємства. 69

Критерії оцінювання системи електронного документообігу. 71

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях. 72

МОДУЛЬ 5. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ.. 76

Демократизація державного управління в інформаційному суспільстві 76

Інформаційно-технологічний простір державного управління. 80

ТЕСТИ... 88

РОБОЧА ПРОГРАМА КУРСУ „ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ”. 99

Додаток 1. 105

 

ПЕРЕДМОВА

Питання розвитку електронного простору України набуває сьогодні особливої актуальності. Важливим кроком у цьому напрямі було започаткування 18 квітня 2002 року довгострокової програми під умовною назвою «Електронна Україна», в межах якої передбачено заходи створення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади всіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки.

В органах державного управління циркулюють значні інформаційні потоки. Частина цих потоків стосується безпосередньо здійснення управлінських впливів у внутрішньому контурі управління, інша – виражає взаємозв‘язки державного апарату із суспільством, з інтересами і потребами громадян. Обидві частини утворюють єдиний масив соціально-управлінської інформації, яка є найвищим, найбільш складним і різноманітним типом інформації, яку працівники держапарату одержують і використовують для соціального впливу на суспільство, для управління суспільством. Система інформаційного забезпечення здійснює інформаційну підтримку органів у всіх напрямах службової діяльності, надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову інформацію. Інформаційне забезпечення управління – комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв’язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.

Основною умовою для створення ефективних механізмів взаємодії органів державного управління і суспільства є інформатизація всіх процесів, які мають місце в повсякденній діяльності органів державної влади. Одним із напрямів реалізації цього завдання є впровадження у органах державного управління систем електронного документообігу. Управлінська діяльність та документообіг в органах державної влади є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління і спрямована на досягнення глобальних цілей забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності органів державної влади.

Ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

У навчальному посібнику вводяться і роз’яснюються у логічній послідовності базові поняття навчального курсу „ Основи організації електронного документообігу ”, викладено загальні принципи організації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови систем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функціональних можливостей, розглянуто проблеми, які при цьому виникають. З огляду на насиченість ринку програмних продуктів та надлишковість (або недостатність) їх функціональних можливостей для підприємств різних форм і напрямів діяльності, авторами свідомо не розглядались конкретні системи для організації електронного документообігу. Концепція навчального курсу побудована на тому, що основою ефективного впровадження та функціонування системи електронного документообігу є побудова інформаційної моделі організації, яка відображає її документальні потоки та інформаційні зв’язки (зовнішні та внутрішні).

Вивчення курсу спрямоване на набуття знань щодо розуміння системної організації інформаційно-технологічного простору організації, побудови її інформаційної моделі, що є основою ефективного функціонування системи електронного документообігу як системоутворюючого чинника сучасної інфраструктури управління складними організаційними об’єктами.

Практичні навички з використання конкретних систем документообігу студенти одержують на практичних заняттях з курсу.

Пропонований навчальний посібник є опорним конспектом, який доцільно використовувати для первинного ознайомлення з курсом „Основи організації електронного документообігу”. Надалі необхідно продовжити вивчення окремих тем за навчальними посібниками, основною та додатковою літературою, рекомендованою для вивчення курсу. Опорний конспект корисний для закріплення вивченого матеріалу, для відновлення у пам’яті необхідних понять при вивченні наступних розділів курсу та інших дисциплін, які спираються на зміст курсу «Основи організації електронного документообігу».

Зважаючи на те, що розглянутий напрям інформатизації знаходиться у процесі становлення і динамічного розвитку, характеризується відсутністю усталеної термінології, поняттєвого апарату та системних досліджень, джерельною базою при написанні навчального посібника були публікації (в тому числі, і представлені у мережі Інтернет) з проблем впровадження інформаційних технологій, документознавства, інформатизації державного управління та інших галузей знань.

 

Електронний офіс

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем потребує врахування підходів до моделей “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років. Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Визначення 14.

Електронний офіс		система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій

 

Як правило, виділяють такі етапи розвитку концепції електронного офісу.

Таблиця 3.

Етапи розвитку концепції електронного офісу		–	електронні засоби опрацювання текстів;
	–	локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
		–	розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
		–	електронні архіви і сховища даних;
		–	регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.

 

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства уцілому.

Таблиця 4.

Основні функції електронного офісу		–	реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
		–	включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
		–	координація діяльності всередині і зовні організації;
		–	допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
		–	виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів

 

Таблиця 5

Основні види інформаційних обмінів у організації

Вид інформаційного обміну	Застосування
Обмін між організацією та зовнішнім середовищем	- взаємодія з громадянами, іншими органами державного управління та сторонніми організаціями з метою реалізації функцій державного управління
Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації	- нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.; - висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.
Горизонтальний обмін інформацією	- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань; - наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання; - робота у межах робочих груп (управління проектом).
Неформальний обмін інформацією	- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..); - чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації.

Інформаційне середовище (Information environment) – сукупність технічних і програмних засобів зберігання, опрацювання, передачі інформації, а також політичні, економічні і культурні умови реалізації процесів інформатизації.

 

В діяльності будь-якої організації важливе місце займає робота з документами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організації, реєструвати, передавати працівникам, контролювати виконання, вести довідкову роботу, зберігати. Організація роботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу і якість управління.

Можна визначити кілька типів функціональної взаємодії. Найпростіша модель – від одного до одного (Рис. 8.)

 

Рис. 8. Найпростіша функціональна модель використання документа

 

Наступна функціональна модель – від одного до багатьох (Рис. 9.).

Рис. 9. Функціональна модель використання документа: від одного - до багатьох

 

Можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість документів і виконавців. Однак, як найбільш важливу характеристику документа, виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість видів документів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використовується в основній функції системи управління – контролі (Рис. 10.).

Рис. 10. Контроль - додаткова функція обробки документа

 

Організація роботи з документами (документаційне забезпечення управління) - важлива складова частина процесу управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність та якість управління.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його співробітників питання про ефективність ДЗУ стає все більш актуальним. Основні проблеми, які при цьому виникають:

– керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається на підприємстві;

– структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незлагодженість, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність організації підтримувати зовнішні контакти;

– як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, комунікаційних та ін.

 

Основним інструментом при обґрунтуванні методів і напрямків інформатизації конкретного органу управління повинна стати його інформаційна модель.

Електронний документ

У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” Ст. 5. таким чином визначено електронний документ:

Визначення 18.

Електронний документ		документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

 

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Таблиця 7.

Функції електронного документа у системі управління:		–	забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
		–	ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;
		–	підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа;
		–	горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління і громадянами.

Масштабованість

Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визначалась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

Розподіленість

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях

Модульність

Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

Відкритість

Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

– комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами;

– комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів;

– комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації;

– комплекс контролю виконавчої діяльності;

– комплекс проектування маршрутів руху документів;

– комплекс обміну даними;

– комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу;

– комплекс ведення нормативно-довідкової інформації;

– комплекс адміністрування;

– комплекс “уніфіковане клієнтське місце”.

 

Для забезпечення обміну електронними документами та повідомленнями з дотриманням вимог "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, розроблено технічні умови „Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови” ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

– уніфікації форматів обміну інформацією між органами виконавчої влади;

– інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему електронного документообігу органів виконавчої влади.

Система електронного документообігу (СЕДО) повинна функціонувати з дотриманням вимог “Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 та “Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженою постановою КМУ №1153 від 17 жовтня 1997 року.

В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

– одночасної роботи групи користувачів;

– перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

– використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

– візуального подання (у тому числі й друк на папері) електронних документів;

– використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

– В СЕДО повинні забезпечуватися:

– простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі - користувачі);

– виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

– захист від помилкового видалення даних, можливість зворотних дій користувача;

– автоматичне заповнення полів форм для прискорення процесу введення інформації;

– аудит введеної інформації;

– надання засобів для відстеження (моніторингу) руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим використанням інформації з довідників:

– довідник видів електронних документів та повідомлень;

– довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями;

– довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або класифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, необхідною для її функціонування.

В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційними системним, прикладним та інструментальним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

Програмні продукти, які використовуються для створення СЕДО, повинні мати експертний висновок або сертифікат відповідності вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації.

Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідомлень.

В процесі обміну електронними документами і повідомленнями взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телекомунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

– електронні документи;

– реєстраційні дані в електронній формі про електронний документ та його зміст;

– повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержувача.

– Інтерфейс між користувачем і СЕДО дає змогу забезпечити:

– ергономічність взаємодії користувача з СЕДО;

– взаємодію користувача з програмними компонентами СЕДО на основі прозорого та інтуїтивно зрозумілого діалогового графічного віконного інтерфейсу, з використанням піктограм функцій, режимів та операцій;

– можливість для користувача оперувати професійно-орієнтованими поняттями предметної галузі діловодства державною мовою;

– можливість зворотності дій користувача, а також обов'язкове підтвердження ним потенційно руйнівних дій з модифікації та відновлення даних;

– можливість одержання користувачем довідкових даних про функціональні характеристики СЕДО (зокрема, отримання на екрані монітора контекстнозалежних підказок щодо виконання операцій, функцій тощо).

В СЕДО може застосовуватися система управління базами даних, в якій забезпечується надійне зберігання інформації в різноманітних форматах - як текстових, так і графічних чи мультимедійних, надання швидкого доступу до інформаційних ресурсів різноманітним прикладним системам з підтримкою достатньої продуктивності при підключенні запланованої кількості користувачів.

На ринку представлених досить широкий спектр систем електронного документообігу. Розглянемо кілька з найбільш розповсюджених систем.

"БОСС-Референт"

www.it.ru

Система орієнтована на спільну роботу багатьох користувачів і створює всередині організації єдиний інформаційний простір.

Система БОСС-Референт побудована на платформі IBM Lotus Domino/Notes і характеризується такими властивостями:

1. засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простру для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих, та ін..

– підтримка складних маршрутів узгодження документів;

– швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів опрацювання документів, які настроюються та модифікуються у відповідності з вимогами специфіки діяльності замовника;

– зручність адміністрування, масштабування, Web-доступ;

– наявність засобів захисту інформації;

– простота освоєння користувачами.

"ДЕЛО"

http://www.eos.ru, http://www.eos.com.ua

"ДЕЛО" повною мірою підтримує вітчизняні традиції діловодства та повний життєвий цикл документа. Система може використовуватись і невеликими організаціями - для автоматизації паперового документообігу, і великими підприємствами – для організації електронного документообігу.

Основні функції системи:

– забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання у справу і передачу в архів;

– формування доручень за документами;

– управління проходженням документів із множиною рішень;

– передавання завізованих документів співробітникам на ознайомлення та виконання;

– контроль проходження і виконання документів;

– забезпечення інформаційної безпеки.

"Евфрат-документооборот"

www.evfrat.ru

Система з своїми функціональними можливостями рекомендована широкому колу організацій. На сайті компанії зазначається, що система може використовуватись для підприємств малого і середнього бізнесу. "Евфрат" побудований у парадигмі „Робочого стола” з папками. Документи розкладаються у папки, які можуть мати будь-який ступінь вкладеності.

На сайті надано можливість одержати демо-версію програмного продукту.

Система дає змогу виконувати такі завдання:

– автоматизація канцелярії;

– електронний архів документів;

– корпоративний электронный документооборот (workflow).

OPTiMA-WorkFlow

http://www.optima-workflow.com, http://www.onix.ru

Функціональні можливості системи OPTiMA-WorkFlow

– повнофунціональна маршрутизація і засоби опису сценаріїв руху документів;

– контроль додержання вимог технології роботи з документами;

– контроль виконання доручень; динамічна модифікація форми і змісту облікових даних і процедури реєстрації;

– повноцінний контроль версій документа;

– робота з будь-якими електронними об’єктами;

– робота в розподілених корпоративних мережах;

– індивідуальне налаштування інтерфейсу робочого місця користувача.

“Megapolis.Документооборот”

www.softline.kiev.ua

„Megapolis.Документооборот” є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та автоматизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів. Система має модулі, орієнтовані на автоматизацію традиційних вітчизняних процесів діловодства та контролю виконавської дисципліни, характеризується відкритістю, високим рівнем розширення, адаптації і може використовуватись у різних структурах – від комерційних компаній до органів державної влади.

Система «Megapolis.Документооборот» призначена для вирішення таких завдань:

– забезпечення автоматизації ділових процесів (workflow);

– організація спільного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою;

– автоматизація завдань діловодства і контролю виконавської дисципліни - функцій підготовки проектів документів, реєстрації, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксація перебігу виконання, контроль виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву;

– організація роботи із зверненнями громадян;

– формування різних видів статистичної та аналітичної звітності.

І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

– підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення);

– легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів);

– формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;

– зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, використання довідників);

– засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного документообігу.

Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати „ образом електронного документообігу”.

Створення „образу електронного документообігу” відбувається за допомогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

ТЕСТИ

МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Тест 1. Документи класифікують за такими ознаками (обрати неправильне твердження):

1. За терміновістю.

2. За доступністю.

3. За формою.

4. За посадою відправника.

5. За термінами зберігання.

6. За характером інформаційних зв’язків.

7. За типом носіїв.

Тест 2. Знайти адекватне визначення терміну „документаційне забезпечення управління”:

1. Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

2. Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

3. Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

 

Тест 3. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь:

Документообіг в організації складається з таких етапів:

1. Експедиційна обробка документів, які надходять в організацію.

2. Попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління.

3. Реєстрація документів.

4. Друк документів і подання їх керівництву організації.

5. Надсилання документів електронною поштою у інші організації.

6. Організація раціонального руху документів всередині організації, в т.ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів.

7. Обробка виконаних документів і їх відправлення.

 

 

Тест 4. Величина об’єму документообігу потрібна для (обрати правильні відповіді):

1. Розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства.

2. Розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації діловодства.

3. Визначення норми керованості персоналу.

4. Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства.

Тест 5. В організації можуть існувати такі потоки документів (обрати правильні відповіді):

1. Потік вхідної документації.

2. Потік внутрішньої документації.

3. Потік вихідної документації.

4. Потік архівної документації.

Тест 6. Знайти відповідність:

1. Зміст документопотоку	а) визначається зміною у часі його інформаційного навантаження.
2. Структура документопотоку	б) залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю та ін.)
3. Режим або циклічність документопотоку	в) характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах
4. Напрям документопотоку	г) описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації.

Тест 7. Види організації документообігу (обрати правильні відповіді):

1. Централізований.

2. Децентралізований.

3. Змішаний.

4. Ієрархічний.

Тест 8. Служба ДЗУ виконує такі функції (обрати правильні відповіді):

1. Функції, пов’язані з підготовкою відповіді на одержані документи.

2. Функції, пов’язані з документуванням управлінської діяльності.

3. Функції, пов’язані з організацією роботи з документами.

4. Функції, пов’язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами.

 

Тест 9. Знайти відповідність

Назва підрозділу ДЗУ	Виконувані функції
Експедиція	a) Прийом справ структурних підрозділів організації та організацій-джерел комплектування архіву
Архів	b) Інформаційне та організаційно-технічне обслуговування керівництва організації
Секретаріат	c) Прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації; опрацювання документів, які відправляються з організації

Тест 10. До структури документообігу входять (обрати правильні відповіді):

1. Вхідний та вихідний документопотік організації.

2. Дії посадових осіб з ознайомлення, підписання, погодження документів.

3. Контакти з організаціями та особами.

4. Особовий склад організації (керівництво, канцелярія, співробітники).

Тест 11. У системі електронного діловодства документи поділяють на (обрати правильні відповіді):

1. Документи з електронним цифровим підписом.

2. Документи взагалі не підписані.

3. З неелектронним підписом.

4. З підписом, здійсненим у мережі Інтернет

 

 

МОДУЛЬ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС. ІНФОРМАЦІЙНА МОДЕЛЬ ОРГАНІЗАЦІЇ

Тест 12. Життєвий цикл електронного документа складається з таких етапів (обрати правильні відповіді):

1. Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних.

2. Обробка і збереження власне документів

3. Рух документів.

4. Друк документів.

5. Відправлення документів.

6. Контроль виконання.

Тест 13. Інформаційна модель організації – це:

1. Система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

2. Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв’язок вхідних і вихідних документів і показників.