Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Організація як об’єкт впровадження електронного документообігуСодержание книги
Поиск на нашем сайте
Діловодство є комплексом заходів із забезпечення документаційного забезпечення управління підприємства або організації. Традиційна організація служб діловодства (управління справами, секретаріат, канцелярія та ін.) спрямована на виконання таких функцій: – організаційне та документаційне забезпечення діяльності підприємства; – організація єдиного порядку роботи з документами у підрозділах; – організація індивідуальної та спільної змістової підготовки документів у підрозділах; – обмін документами всередині та між структурними підрозділами організації; – створення уніфікованих технологічних процедур проходження і опрацювання документів у підрозділах; – використання уніфікованих форм представлення і опрацювання документів; – реєстрація всіх документів, які надходять у організацію, з подальшим спрямуванням на розгляд кореспонденції керівництву та у підрозділи; – реєстрація, облік, видання, розсилання та повернення, забезпечення зберігання вхідних і вихідних документів, проектів документів; – реєстрація руху документів, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування); – списання документів у справу та витягнення із справ; забезпечення збереженості, обліку та використання документів; – обмін інформацією між співробітниками одного або кількох структурних підрозділів; – здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих органів державної влади, доручень керівництва організації, листів та звернень громадян, звернень закладів, організацій; – перевірка правильності та своєчасності виконання документів; – створення належних умов для документаційного та організаційно-технічного забезпечення роботи керівництва організації, своєчасне забезпечення повною, точною та достовірною інформацією про стан підготовки та виконання документів та доручень; – проведення інформаційно-довідкової та аналітичної роботи з питань документаційного забезпечення управління; – одержання звітів, в тому числі статистичних, на основі інформації про документи і стан їх виконання.
Всі ці функції формалізовані та закріплені відповідними державними та галузевими стандартами і нормативними матеріалами, що створює основу їх автоматизації з використанням інформаційних комп’ютерних технологій опрацювання документів. Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.
Створення і впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей: в галузі роботи з документами: · забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання; · створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної без паперової технології; · створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуальної праці із змістового опрацювання документів і зниження витрат праці на рутинні операції; · виключення дублювання роботи із введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним; в галузі контролю за виконавською дисципліною: · забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформлення у справу), своєчасне інформування співробітників та керівництва про документ, які надійшли або створюються, виключення загублення документів; · забезпечення випереджального контролю за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, оперативне одержання інформації про стан виконання і місцезнаходження документа; · скорочення термінів проходження і виконання документів; в галузі організації доступу до інформації: · забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених у електронній формі, їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організації логічного пов’язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набором реквізитів. При організації електронного документообігу ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматизація канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер діяльності. Існують певні особливості пропонованих рішень систем електронного документообігу для органів державної влади та управління, промислових підприємств, банків: – для органів державного управління – системи опрацювання звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх адміністративних регламентів; – у банківській сфері – затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів; – промислові підприємства потребують, перш за все, автоматизації внутрішнього документообігу. Аналітичний огляд ринку систем електронного документообігу, виконаний російською фірмою DSS Сonsulting (http://www.dssconsulting.ru/), яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (Таблиця 6.)
Таблиця 6. Впровадження систем электронного документообігу за січень-червень 2007 р. за галузями
Впровадження системи автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для: – єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з документами у підрозділах організації; – об’єднання потоків електронних документів між підрозділами організації; – використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів; – забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення форм і видів однакових документів. Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-01; просмотров: 212; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.222.161.119 (0.008 с.) |