Стадії автоматизації документообігу

Основною проблемою традиційної технології управління документообігом єпрактична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

– підготовка документів з використанням електронних технологій – здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. на виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

– електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшими виведенням документів на папір; актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства;

– електронна реєстрація надходження документів у систему – передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. не реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм.

Визначення 24.

Управління документацією		комплекс заходів, спрямованих на реаліза­цію процесів створення та функціонування служ­бових документів

Системи управління документами мають функції зберігання, пошуку, контролю життєвого циклу документів.

У процесі автоматизації документообігу можні умовно виділити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового документа не реалізуються. Передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому виді.

Змішаний документообіг означає, що комп’ютери, об’єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

 

 

Рис. 13. Змішаний документообіг

Підготовка проекту документа здійснюється у електронному виді (пункт 1), потім документ надходить секретарю, який його реєструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження (пункт 2). Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на доопрацювання (пункт 3). Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям (пункт 4).

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виконуються у електронному виді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом.

ІСЕД - інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі.

Визначення 25.

Інтегрована система електронного документообігу		це територіально розподілена комп’ютерна система. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї – орієнтацію на “клієнт/серверні” технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну

 

 

Таблиця 9.

Переваги електронного документообігу		–	можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;
	–	можливість використання заздалегідь заготовлених форм;
		–	висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;
		–	економія паперу;
		–	висока компактність архіві;
		–	висока швидкість пошуку і одержання інформації;
		–	можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

 

Введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами.

Нижче (Рис. 14.) показано, наскільки зменшується час виконання окремих етапів роботи з документами при зміні „паперового” процесу на електронний.

 

Рис. 14. Переваги електронного документообігу

Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є:

– підвищення ефективності управлінської діяльності;

– прискорення руху документів у організації;

– зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності.

Визначення 26.

Система електронного документообігу		це організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін.

 

Основні технології, які забезпечують різні операції опрацювання документів:

– технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму;

– електронний цифровий підпис;

– засоби передавання даних;

– засоби зберігання документів у електронній формі.

Електронний документообіг дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний вузол всі документальні системи.