Інформаційно-технологічний простір державного управління

Особливістю державного управління в сучасних умовах є необхідність комплексного застосування сучасних форм і методів інформаційно-документаційного забезпечення діяльності органів державного управління (законодавчих, виконавчих, судових). В першу чергу, це застосування новітніх інформаційних технологій для підтримки прийняття рішень з метою забезпечення ефективного функціонування керованої соціальної системи.

Отже, необхідна інтеграція інформаційних ресурсів, які генеруються органами державного управління або відображають результати їх діяльності з інформаційними технологіями, які сприяють ефективному розв’язанню проблем виконавчої влади, як однієї з гілок державного управління, у єдиний інформаційно-технологічний простір діяльності органів державного управління.

Метою формування і розвитку інформаційно-технологічного простору державного управління є:

– забезпечення конституційних прав громадян на інформацію;

– підвищення узгодженості рішень, які приймаються органами державної влади;

– підвищення рівня правової свідомості громадян шляхом надання їм вільного доступу до правових та нормативних документів, які визначають їх права, обов’язки і можливості;

– надання можливості контролю з боку громадян і громадських організацій за діяльність органів державної влади;

– підвищення ділової і громадської активності громадян шляхом надання їм рівної з державними структурами можливості користуватись відкритою науково-технічною, соціально-економічною інформацією, а також інформаційними фондами сфер освіти, культури та ін.;

– інтеграція із світовим інформаційним простором.

Забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади і загальнодоступності державних інформаційних ресурсів, створення умов для ефективної взаємодії між органами державної влади і громадянами на основі використання ІКТ (у міжнародній практиці електронного урядування це відносини „держава-громадяни” - G2C). Заходи спрямовуються на розширення обсягу інформації і переліку інформаційних послуг, які надаються громадянам і господарюючим суб’єктам органами державної влади, формування суспільних механізмів контролю їх діяльності.

Вдосконалення взаємодії органів державної влади з господарюючими суб’єктами (відносини „держава-бізнес” G2В). Заходи передбачають переведення у електронну форму значної частини документообігу, здійснюваного між господарюючими суб’єктами, органами державної влади та місцевого самоврядування.

Вдосконалення діяльності органів державної влади (внутрішня інформатизація органів державної влади). Основним завданням є підвищення ефективності роботи органів державної влади шляхом забезпечення сумісності стандартів зберігання інформації та документообігу, підключення до комп’ютерних мереж органів державної влади, бюджетних закладів, створення міжвідомчих та місцевих систем і баз даних, що дасть змогу реалізувати право громадян на вільне одержання відкритої інформації. Заходи спрямовані на вдосконалення взаємодії між органами державної влади (відносини „держава-держава”, G2G).

Оцінка готовності до створення електронного урядування здійснюється за такими параметрами:

– організаційна готовність, яка охоплює структуру управління, ступінь орієнтації на громадян, кваліфікацію спеціалістів, загальну культуру, притаманну відомству;

– технічна готовність, яка враховує можливості застосування програмного забезпечення, наявну комунікаційну інфраструктуру, готовність ключових партнерів, інфраструктуру забезпечення безпечної роботи, можливості інтеграції;

– готовність всього населення до використання нових технологій, а також рівень подолання цифрового розриву у суспільстві.

Електронне урядування трансформує не тільки відносини влади та громадян, а і відносини всередині державного управління – між його гілками, рівнями, підрозділами. Коли йдеться про електронне урядування, мається на увазі інформатизація всіх управлінських процесів у органах державної влади всіх рівнів, інформатизація міжвідомчих відносин, створення комп’ютерних систем, здатних підтримувати всі функції взаємодії цих органів з населенням та бізнес-структурами. Відповідно, у відомствах мають бути автоматизовані відповідні процеси і впроваджений електронний документообіг.

Зміна економічних і політичних аспектів життя потребує ефективної і оперативної взаємодії держави із суспільством. Нові інформаційні технології дають змогу вирішення завдано, які постають перед органами державного управління. У багатьох країнах світу відбувається формування „електронної держави” – системи представництв різних органів і гілок влади і єдиного середовища взаємодії між ними і з зовнішніми суб’єктами (громадянами, представниками бізнес-структур та ін.).

Метою інформатизації органів державної влади є забезпечення ефективного виконання ними своїх функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

 

Визначення 31.

Інформатизація органів державної влади		це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реа­лізації прав і повноважень органів держав­ної влади і забезпечення інформаційних потреб суб’єктів, які з ними взаємодіють, на осно­ві формування і використання державних інформаційних ресурсів. http://regions.e-rus.ru

 

Основною метою використання інформаційних технологій у діяльності органів державної влади є підвищення ефективності державного управління на основі створення загальної інформаційно-технологічної інфраструктури, яка включає державні інформаційні системи і ресурси, а також засоби, які забезпечують їх функціонування, взаємодію між собою, громадянами і організаціями у межах надання державних послуг.

Таблиця 14.

Завдання інформатизації		–	створення системи ведення інформаційних ресурсів з метою забезпечення органів державної влади повною, достовірною і актуальною інформацією про стан економіки і соціальної сфери у обсягах, необхідних і достатніх для формування і контролю виконання управлінських рішень, а громадян – актуальною інформацією про діяльність органів державної влади;
		–	створення телекомунікаційного середовища органів державної влади, яка б забезпечувала стабільний обмін інформацією всередині системи органів державної влади, між ними, населенням та організаціями.

 

В цілому, процес інформатизації характеризується певними здобутками у міністерствах, органах виконавчої, законодавчої влади, правоохоронних органах – впроваджуються системи електронного документообігу, функціонують сайти державних структур.

Інформаційні технології надають нові можливості, які не можна реалізувати у традиційних адміністративних процесах – гарантована можливість доступу до інформації, контролю за діяльністю органів державної влади.

Основні цілі інформатизації державного управління визначаються загальною стратегією реформ в Україні, потребою інтенсивного розвитку національної інформаційної інфраструктури, яка повинна охоплювати різноманітні сфери життя і діяльності суспільства. Тому розвиток інформатизації повинен бути скерований на досягнення таких цілей:

– істотне підвищення рівня повноти, оперативності та доступності різноманітних форм і видів інформації для кожного громадянина України;

– якісне поліпшення інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності системи державного управління;

– кардинальне перетворення системи інформаційно-маркетингового забезпечення суб'єктів господарської діяльності усіх форм власності;

– всебічне використання потенційних можливостей інформаційних технологій систем і мереж для повномасштабного вирішення соціальних і гуманітарних проблем, в тому числі для удосконалення системи освіти, охорони здоров'я, розвитку науки, культури, мистецтва;

– активізація діяльності в системі міжнародного інформаційного обміну в інтересах розвитку політичних, економічних, соціальних і гуманітарних зв'язків;

– забезпечення належного рівня інформаційної безпеки та захисту ін­формації.

 

Для досягнення цих цілей формування державної політики інформатизації повинно базуватися на таких принципах:

– відкритість та загальнодоступність інформації;

– забезпечення конституційних прав та свобод кожного громадянина у інформаційній сфері;

– збалансованість прав і обов'язків, інтересів і відповідальності суб'єктів сфер інформації, інформатизації та інформаційної безпеки та законодавче закріплення певних функцій держави у цих сферах;

– гармонізація національного законодавства з міжнародним правом.

 

При реалізації цих принципів необхідно, щоб нормативно-правова база інформатизації і державне регулювання розвитку інформаційної інфраструктури, інформаційних технологій, засобів, систем і мереж були скеровані на вирішення таких завдань:

– заохочення приватних інвестицій у розвиток інформаційних технологій, засобів, систем і мереж;

– заохочення конкуренції у різних видах діяльності у сфері інформатизації, в тому числі при розробленні інформаційних технологій, засобів, систем і мереж;

– забезпечення для ринку сфери інформатизації режиму вільного доступу на основі принципів справедливості, взаємної вигоди та паритету взаємовідносин між суб'єктами різних форм власності і різних видів діяльності;

– створення структур адміністративного регулювання, які можуть відстежувати і гнучко реагувати на стан і тенденції розвитку інформаційних технологій, засобів, систем і мереж, ринку інформаційних послуг;

– забезпечення можливості постійного міжнародного обміну поглядами та інформацією з національним регулятивним та законодавчим ініціативам для розроблення і впровадження гнучких і ясних регулятивних положень на підтримку розвитку інформаційних технологій, засобів, систем і мереж.

 

Структура державного управління України потребує інформаційної підтримки, оскільки поточна державно-управлінська діяльність органів влади і обґрунтованість управлінських рішень багато в чому залежать від повноти і якості інформаційних ресурсів, якими вони володіють. Інформатизація органів державного управління повинна розглядатись як постійний технологічний процес, що забезпечує своєчасну обробку інформаційних запитів і сприяє виробленню і прийняттю оптимальних рішень.

Державна політика в сфері формування інформаційних ресурсів та інформатизації має бути спрямована на створення умов для ефективного та якісного інформаційного забезпечення рішень стратегічних та оперативних завдань соціального і економічного розвитку України.

Державна політика у сфері інформатизації визначена Законами України, які створюють правове поле для реалізації завдань Національної програми інформатизації.

Основними завданнями програми є:

– формування правових, організаційних, науково-технічних, економічних, фінансових, методичних та гуманітарних передумов розвитку інформації;

– застосування та розвиток сучасних інформаційних технологій у відповідних сферах суспільного життя України;

– формування системи національних інформаційних ресурсів;

– створення загальнодержавної мережі інформаційного забезпечення науки, освіти, культури, охорони здоров'я тощо;

– створення загальнодержавних систем інформаційно-аналітичної підтримки діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування;

– підвищення ефективності вітчизняного виробництва на основі широкого використання інформаційних технологій;

– формування та підтримка ринку інформаційних продуктів і послуг;

– інтеграція України у світовий інформаційний простір.

Головна мета систем інформаційного забезпечення державного управління полягає у тому, щоб, ґрунтуючись на одержаних вихідних даних одержати вторинну, опрацьовану інформацію, яка є основою для управлінських рішень.

Таблиця 15

Особливості органів державного управління як об’єктів інформатизації	Проблеми	Принципи розробки і впровадження
– традиційно сформована система документообігу; – колективність і багатостадійність процесу прийняття рішень; – значна кількість підрозділів і виконавців, інколи розташованих на значній території; – структурна і функціональна нестабільність, пов'язана з процесами перебудови державного управління	– зберегти раціональність традиційних систем документообігу – забезпечити інформаційні зв'язки між всіма особами, що приймають рішення, за умови їхньої численності і територіальної роз'єднаності; – поєднати стабільність роботи системи та її адаптивність; – розставити пріоритети щодо конкретних завдань в умовах недостатнього фінансування.	– сумісність всіх використовуваних технічних і програмних засобів, що забезпечують надходження необхідної інформації – система повинна розроблятись у вигляді сукупності автоматизованих робочих місць (АРМ), що мають загальний доступ до конкретних інформаційних ресурсів (баз даних). – необхідна інформація повинна бути потенційно доступна з кожного робочого місця з урахуванням статусу користувача. Доступ до інформації повинен регламентуватися системою авторизації.

 

Одним із підходів до побудови моделі інформаційно-технологічного простору діяльності органів державного управління може бути орієнтація на призначення інформаційно-документаційних ресурсів у функціонуванні складних суспільних систем - інформація безпосеред­нього управління та інформація розвитку системи. Відповідно, інформація безпо­середнього управління, тобто відомості, які циркулюють кана­лами конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, що сто­ять перед цією системою, характеризує внутрішній контур інформаційно-технологічного простору.

Внутрішній контур відображається системою документаційного забезпечення управління і забезпечується відповідною технологічною складовою - системою електронного документообігу в органі державного управління.

Інформація розвитку системи - відомості, що можуть бути використані для докорінної перебудови системи управління, - відображає, перш за все, соціально-економічні та політичні процеси, які відбуваються у зовнішньому середовищі. Отже, зовнішній контур інформаційно-технологічного простору інформаційного забезпечення управління виражає взаємозв‘язки державного апарату із суспільством, з інтересами і потребами громадян. Реалізація технологічної складової зовнішнього контуру сьогодні відбувається в напрямі розвитку порталів (сайтів) органів державного управління.

Зазначена диференціація інформаційних потоків є умовною, оскільки на практиці спостерігається їх зближення, об’єднання і взаємодії. Однак, обраний підхід дає змогу комплексного, системного підходу до розгляду таких аспектів функціонування інформаційно-технологічного простору державного управління як доступність інформації, вдосконалення взаємовідносин між владою і громадянами, нова якість управління діяльністю органів влади та ін.

 

Запитання для самоперевірки:

1. Дати визначення поняття „інформатизація органів державної влади”, пояснити мету цього процесу.

2. Які завдання постають при інформатизації органів державної влади?

3. Якими особливості характерні для органів державного управління як об’єктів інформатизації?

4. Які проблеми виникають при інформатизації органів державної влади?

5. Окреслити основні особливості органів державної влади як об’єктів інформатизації.

6. Назвати проблеми, які можуть виникати у процесі інформатизації органів державної влади.

7. Назвати основні принципи, якими слід керуватись при інформатизації органів державного управління.

 

Завдання для самостійної роботи:

1. Окреслити основні напрями, у яких здійснюється інформатизація органів державної влади.

2. За результатами проходження виробничої практики виконати аналіз стану інформатизації органів державної влади і управління.

3. Сформулювати критерії, за якими можна зробити висновок про ступінь інформатизації органів державної влади.

 

Рекомендована література:

1. Інформаційна відкритість органів державної влади України/ І.Л. Білан, О.Ю. Винников, С.А. Горобчишина та ін; За заг. ред. М.В. Лациба. -К.: Укр. незалеж. центр політ. дослідж., 2005. -156 с.

2. Нижник Н.Р., Леліков Г.І. Інформаційні технології в структурах державної служби http://bezpeka.com

3. Система електронного документообігу в державному управлінні/Уклад.: І.В.Клименко, К.О.Линьов.-К.:Вид-во НАДУ, 2006.-32 с.

4. Марчук Ю. Документознавство і актуальні проблеми державного управління// Вісник Книжкової палати. - 2007. - № 1. - C. 50 -51

5. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV // Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.

6. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 року № 852-IV // Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.

7. Матвієнко О., Дубова С. Професіоналізація інформаційної діяльності у сфері державного управління//Вісник Національної академії державного управління при Президентові України.-2007.-№1.-С.52-60.

8. Матвієнко О.В. Державний службовець як суб’єкт інформаційного забезпечення управління//Вісник державної служби України.-2007.-№1.-С.19-22.

9. Матвієнко О.В., Дубова С.В. Теоретико-методологічні основи професійної підготовки фахівців з інформаційного забезпечення державного управління//Вісник Книжкової палати.-2006.-№8.-С.22-34.

 

ТЕСТИ

МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Тест 1. Документи класифікують за такими ознаками (обрати неправильне твердження):

1. За терміновістю.

2. За доступністю.

3. За формою.

4. За посадою відправника.

5. За термінами зберігання.

6. За характером інформаційних зв’язків.

7. За типом носіїв.

Тест 2. Знайти адекватне визначення терміну „документаційне забезпечення управління”:

1. Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

2. Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

3. Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

 

Тест 3. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь:

Документообіг в організації складається з таких етапів:

1. Експедиційна обробка документів, які надходять в організацію.

2. Попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління.

3. Реєстрація документів.

4. Друк документів і подання їх керівництву організації.

5. Надсилання документів електронною поштою у інші організації.

6. Організація раціонального руху документів всередині організації, в т.ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів.

7. Обробка виконаних документів і їх відправлення.

 

 

Тест 4. Величина об’єму документообігу потрібна для (обрати правильні відповіді):

1. Розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства.

2. Розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації діловодства.

3. Визначення норми керованості персоналу.

4. Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства.

Тест 5. В організації можуть існувати такі потоки документів (обрати правильні відповіді):

1. Потік вхідної документації.

2. Потік внутрішньої документації.

3. Потік вихідної документації.

4. Потік архівної документації.

Тест 6. Знайти відповідність:

1. Зміст документопотоку	а) визначається зміною у часі його інформаційного навантаження.
2. Структура документопотоку	б) залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю та ін.)
3. Режим або циклічність документопотоку	в) характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах
4. Напрям документопотоку	г) описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації.

Тест 7. Види організації документообігу (обрати правильні відповіді):

1. Централізований.

2. Децентралізований.

3. Змішаний.

4. Ієрархічний.

Тест 8. Служба ДЗУ виконує такі функції (обрати правильні відповіді):

1. Функції, пов’язані з підготовкою відповіді на одержані документи.

2. Функції, пов’язані з документуванням управлінської діяльності.

3. Функції, пов’язані з організацією роботи з документами.

4. Функції, пов’язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами.

 

Тест 9. Знайти відповідність

Назва підрозділу ДЗУ	Виконувані функції
Експедиція	a) Прийом справ структурних підрозділів організації та організацій-джерел комплектування архіву
Архів	b) Інформаційне та організаційно-технічне обслуговування керівництва організації
Секретаріат	c) Прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації; опрацювання документів, які відправляються з організації

Тест 10. До структури документообігу входять (обрати правильні відповіді):

1. Вхідний та вихідний документопотік організації.

2. Дії посадових осіб з ознайомлення, підписання, погодження документів.

3. Контакти з організаціями та особами.

4. Особовий склад організації (керівництво, канцелярія, співробітники).

Тест 11. У системі електронного діловодства документи поділяють на (обрати правильні відповіді):

1. Документи з електронним цифровим підписом.

2. Документи взагалі не підписані.

3. З неелектронним підписом.

4. З підписом, здійсненим у мережі Інтернет

 

 

МОДУЛЬ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС. ІНФОРМАЦІЙНА МОДЕЛЬ ОРГАНІЗАЦІЇ

Тест 12. Життєвий цикл електронного документа складається з таких етапів (обрати правильні відповіді):

1. Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних.

2. Обробка і збереження власне документів

3. Рух документів.

4. Друк документів.

5. Відправлення документів.

6. Контроль виконання.

Тест 13. Інформаційна модель організації – це:

1. Система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

2. Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв’язок вхідних і вихідних документів і показників.

3. Сукупність суб'єктів управління, які перебувають під організуючим впливом процесів управлінської діяльності.

 

Тест 14. Основні критерії для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу (обрати правильні відповіді):

1. За типом документообігу, який переважає в організації.

2. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

3. Стиль управління і корпоративна культура організації.

4. Кваліфікація співробітників.

 

Тест 15.Основні параметри, що описують електронний документообіг в організації (обрати правильні відповіді):

1. Кваліфікація співробітників.

2. Обсяг документообігу.

3. Швидкість руху документів.

4. Вартість виконання типових операцій над документами.

Тест 16. Чинники підвищення ефективності документообігу (обрати правильні відповіді):

1. Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників.

2. Прискорення інформаційних потоків.

3. Зміна корпоративної культури організації.

4. Скорочення витрат на паперові документи.

5. Впровадження жорсткого контролю над витрачанням робочого часу.

 

Тест 17.Обрати відповіді, які разом характеризують електронний документ:

1. Програмно та технічно залежний продукт.

2. Фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах.

3. Зберігається на фізичному носії інформації.

4. Може неадекватно сприйматись користувачем.

 

Тест 18. Функції електронного документа у системі управління (обрати правильні відповіді)

1. Забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях.

2. Ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань.

3. Підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа.

4. Виконання функцій престижу в системі управління та іміджевих функцій організації.

 

Тест 19. З контрольно-реєстраційною карткою в системі електронного документообігу може бути пов’язаний:

1. Один файл.

2. Кілька файлів.

 

Тест 20.Назвати основні види інформаційних обмінів у організації (обрати правильні відповіді):

 

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем.

2. Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації.

3. Горизонтальний обмін інформацією.

4. Перехресний обмін.

5. Неформальний обмін інформацією.

 

Тест 21.Обрати основні критерії, за якими визначаються потреби організації у впровадженні електронного документообігу (обрати правильні відповіді):

1. За типом документообігу, який переважає в організації.

2. Масштаби організації.

3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

4. Стиль управління і корпоративна культура організації.

5. Професіоналізм співробітників.

 

Тест 22. Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу (обрати правильні відповіді):

 

6. Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників.

7. Прискорення інформаційних потоків.

8. Зміна корпоративної культури організації.

9. Покращення психологічного клімату та стосунків між співробітниками.

 

Тест 23. Швидкість руху документів характеризується такими показниками (обрати правильні відповіді)

 

1. Час реєстрації одного документа.

2. Час передавання одного документа на виконання.

3. Час пересилання документа між структурними підрозділами.

4. Час пошуку документа за відомими атрибутами.

5. Час пошуку документа з невідомими атрибутами.

6. Час підготовки і узгодження типових документів.

7. Час надходження документа із зовнішнього середовища.

 

Тест 24. Вартість виконання типових операцій над документами характеризується такими показниками (обрати правильні відповіді):

1. Вартість робочого часу співробітників.

2. Вартість ресурсів.

3. Вартість пересилання документа поштою.

4. Вартість пересилання документа телекомунікаційними мережами.

 

Тест 25. Обсяг документообігу характеризується такими показниками (обрати правильні відповіді):

1. Потік вхідних документів.

2. Потік вихідних документів.

3. Обсяг внутрішнього документообігу.

4. Рівномірність документопотоку протягом року.

5. Кількість документів, опрацьованих одним співробітником.

 

Тест 26. Основними технологіями, які забезпечують різні операції опрацювання документів, є:

1. Засоби мультимедіа (звук, анімація тощо).

2. Технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму.

3. Електронний цифровий підпис.

4. Засоби передавання даних.

5. Засоби зберігання документів у електронній формі.

 

Тест 27. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь.

Назвати етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії.

2. Друк сканованого документа.

3. Розпізнавання сканованого документа.

 

Тест 28. Юридична сила електронного документа забезпечується

1. Використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки.

2. Використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ.

3. Використанням факсиміле особи, яка надіслала документ.

4. Адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ.

 

Тест 29. Електронний цифровий підпис – це:

1. Дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

2. Вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

3. Параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

МОДУЛЬ 3. ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

 

Тест 30. Автоматизація документообігу складається з таких стадій (обрати правильні відповіді):

1. Паперовий документообіг.

2. Паперовий документообіг з використанням автономних ПК.

3. Змішаний.

4. Безпаперовий документообіг.

5. Документообіг з використанням Інтернет.

 

Тест 31. Функціональні можливості систем електронного документообігу (обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь):

 

1. Реєстрація документів

2. Контроль виконання

3. Маршрутизація об'єктів документообігу (workflow-підсистема)

4. Вихід в Інтернет

5. Колективна робота

6. Нормативно-довідкова інформація

7. Пошук

8. Звітність

9. Адміністрування

Тест 32. Оберіть адекватні визначення:

Система електронного документообігу – це:

1. Организаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розмежування доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми обговорення і узгодження документів та ін..

2. Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних документів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

3. Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

 

Тест 33. Електронний документообіг– це

 

1. Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

2. Рух інформації у інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

3. Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних документів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

4. Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

 

МОДУЛЬ 4. ОРГАНІЗАЦІЙНО - ТЕХНОЛОГІЧНІ ПІДХОДИ ДО ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

 

Тест 34. З яких етапів складається аналіз документообігу підприємства (оберіть пункти, які разом утворюють правильну відповідь):

1. Підготовчий етап.

2. Аналіз структури документообігу.

3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві.

4. Придбання комп’ютерної техніки та програмного забезпечення.

 

Тест 35. При впровадженні систем електронного документообігу виникають (обрати правильні відповіді):

1. Організаційні проблеми.

2. Освітньо-кваліфікаційні проблеми.

3. Фінансові проблеми.

4. Технічні проблеми.

 

МОДУЛЬ 5. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

Тест 36.Обрати адекватне визначення поняття „ Інформатизація органів державної влади„:

1. Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

2. Це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформаційних потреб суб’єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів.

3. Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Тести 37. Інформатизація органів державної влади здійснюється з метою:

 

1. Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

2. Насичення комп’ютерно-телекомунікаційними технологіями.

3. Доступу співробітників до мережі Інтернет.

 

Тест 38. Основні Завдання інформатизації органів державної влади та управління (обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь):

1. Покращення міжнародного іміджу.

2. Створення системи ведення інформаційних ресурсів з метою забезпечення органів державної влади повною, достовірною і актуальною інформацією.

3. Створення системи забезпечення громадян актуальною інформацією про діяльність органів державної влади.

Відповіді за тестові питання

 

№ тесту	№ відповіді	№ тесту	№ відповіді	№ тесту	№ відповіді	№ тесту	№ відповіді
			1,2,3		1-4		1-3, 5-9
			1,2,3,5,6		1-3
	1,2,3,6,7				1-6
	1,2,4		1,2,3		1-2		1-3
	1,2,3		2,3,4		1-4		1,3,4
	1-в, 2-г, 3-а, 4- б		1-4		2-5
	1,2,3		1-3		1,3
	2,3,4		1-3				2,3
	1-с, 2-а, 3-с
			1-3,5		1-4

РОБОЧА ПРОГРАМА КУРСУ „ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ”

Курс „Основи організації електр