Переведення документа у електронну форму

Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперових документів у електронну форму з метою реалізації електронного документообігу.

Етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів – переведення зображення у текстовий документ.

 

З точки зору переведення документа у електронний вид їх умовно поділяють на кілька типів (Рис. 7.).

 

Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

– для фотографій достатньо їх електронного зображення;

– при переведенні текстів – їх необхідно розпізнати, можливо, відновити форматування

– при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос.

 

	ДОКУМЕНТИ
Неформалізовані документи		Спеціалізовані документи		Формалізовані документи
документи довільної форми (угоди, листи та ін.)		карти, відбитки пальців та ін.		із заздалегідь ви­зна­ченою формою: розта­шу­ван­ня обов’язкових полів, у які заносяться дані (блан­ки, накладні, картотеки, ан­кети та ін.).

Рис. 7. Класифікація документів з точки зору переведення у електронну форму

 

Зберігання документа, переведеного у електронну форму, має свої переваги та недоліки.

Таблиця 1.

Переваги та недоліки способів зберігання інформації

Спосіб	Переваги	Недоліки
Тільки текст	Потребує незначної кількості дискового простору Доступний повнотекстовий пошук документа Можливе повторне використання тексту при підготовці документів у відповідь	Рукописні документи не скануються Можливе не зовсім точне відтворення зовнішнього виду документа Необхідний час на верифікацію документа
Тільки образ	Можна сканувати рукописи і документи поганої якості Економія часу на верифікації	Повнотекстовий пошук неможливий Обсяг збережуваної інформації більший, ніж при зберіганні тексту
Текст + образ	Доступний повнотекстовий пошук Можливе повторне використання тексту Можна сканувати всі документи	Підвищені вимоги до апаратного забезпечення для зберігання великих обсягів інформації

 

Логіка організації документообігу

Робочий процес поділяється на завдання – окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згідно своїх посадових інструкцій, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт його виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. Потім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформація, яка повинна бути внесена за результатами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. В результаті в організації формується інформаційний потік, пов’язаний із виконавцями та їх функціями. Шаблони та екземпляри документів зберігаються у електронному архіві.

Спроектовані бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій з фінансовими та матеріальними ресурсами.

Поняття „бізнес-процес” – ключове поняття так званої процесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодоповнюючих визначень.

Визначення 5.

Бізнес-процес		це сталий інформаційний процес (послідовність робіт), якій відноситься до виробничо-господарської діяльності організації. Він містить ієрархію взаємопов’язаних функціональних дій, які реалізують одну (або кілька) з бізнес цілей компанії у інформаційній системі компанії (напр., управління, аналіз випуску продукції, ресурсне забезпечення випуску продукції, при чому під продукцією слід розуміти товари, послуги, рішення, документи).

 

Визначення 6.

Бізнес-процес		порядок дій, який постійно повторюється, для виконання або вирішення окремого завдання; послідовність дій, за допомогою якої входи (ресурси) перетворюються на виходи (результат), корисні для споживача.

Визначення 7.

Бізнес-процес		це сукупність кількох пов’язаних між собою процедур або функцій, які спільно реалізують деяке завдання бізнесу або політичну мету (зазвичай у контексті організаційної структури, яка описує функціональні ролі і відносини). Глосарій Workflow Management Coalition (www.wfmc.org )

 

Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі документообігу:

– реєстрація і опрацювання вхідних і вихідних документів;

– підтримка внутрішнього документообігу;

– формування і виконання доручень;

– повний цикл узгодження документів, робота з угодами.

 

Бізнес-процес „Реєстрація і опрацювання вхідних документів” складається з послідовності дій: „зареєструвати документ” (секретар) – „направлення на резолюцію” (секретар) – „накладання резолюції” (керівник) – „спрямування до виконавця” (керівник) і т.д.

Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями

До опису бізнес-процесу включають інформацію:

– про виконавця операції;

– про опис завдання, яке повинен виконати виконавець;

– про типи об’єктів, над якими виконується операція.

Опис умов переходу між операціями містить дані про:

– початкову операцію;

– наступну операцію;

– умову переходу.

 

Таким чином, одержують єдину систему, у якій здійснено інтеграцію співробітників та інформації (документа): кожен виконавець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить результати виконання.