Яку інформацію охоплюють нормативно-довідкові документи?

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки.

Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Позамашинна ІБ згідно із структурою інформаційного забезпечення охоплює: нормативно-довідкові документи, вхідну і вихідну(результатну)документацію.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать:: довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
26. Технологія застосування документообігу та електронного документообігу.

Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу.

Документообіг – це схема проходження документів у встановленій послідовності під час оформлення господарських операцій і обробки облікових даних. Процес управління характеризується наявністю складного документообігу, тобто послідовністю проходження документа від моменту виконання першого запису до здавання його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об’єкту. Будь- яке економічне завдання оброблюється на основі визначеної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документа до оброблення, в процесі оброблення і після нього. Руху документа до оброблення надається особливе значення. Документ, як правило, виникає в ході виконання певних виробничо-господарських операцій, у різних підрозділах економічного об’єкта. В його складанні можуть брати участь різні виконавці багатьох підрозділів. Цим і пояснюється складність документообігу.

Документообіг охоплюючи всю діяльність підприємства і є фундаментом для структуризації та раціонального управління об’єктом. Рух документів(створення, узгодження, підписання, виконання і списання в архів) має відповідати схемі функціонування підприємства й відображати його управлінську ієрархію. Отже, під час розроблення системи документообігу ще на етапах перед проектного обстеження й побудови функціональних моделей вибудовується логіка і перевіряється цілісність найважливіших елементів функціонування підприємства (структури підприємства і виробничо-технологічного циклу). Без цього неможлива подальша робота з побудови ефективно працюючої ІС.

Для інтеграції всіх підсистем інформаційних систем у єдиний комплекс необхідною умовою є доступ підсистем до потрібних документів. Неважливо, на якій виробничій ділянці підприємства починається робота з документом, - він має бути «помітним» для тих модулів інформаційної системи, яким це потрібно для реалізації своїх виробничих функцій.

За оцінками спеціалістів, у світі щоденно з’являється понад мільярд нових документів. В основному це текстова інформація, і лише 10 % - це документи, що пристосовані для подальшого автоматизованого оброблення. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (організаціях, банках тощо) електронного документообігу. Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної і технологічної підготовки в сфері комп’ютерного оброблення, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління. На ринку пропонується достатньо широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом. Наведемо приклад електронного документообігу. Програма „1С: Електронний документообіг” призначається для автоматизації руху в організації потоків документів, їх оброблення і зберігання. Програма дозволяє розробляти шаблони документів і встановити правила їх заповнення корис-тувачами, формалізувати життєві цикли документів, встановити маршрутні схеми проходження документів; контролювати роботу виконавців і вико-нання ними часових графіків, забезпечити конфіденційне зберігання і оброблення документів на робочому місці, автоматизувати велику частину поточних операцій при складанні документів, відправляти і приймати, зберігати документи та обробляти їх.

У програмі „Галактика” модуль „Управління документообігом” призначений для обліку, зберігання і оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів нарад та ін.) в електронній формі.

Що таке уніфікація та стандартизація документів?

Розвиток систем автоматизованого оброблення інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації.

Відповідно, було визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона охоплюють комплекс взаємопов’язаних док-в, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статист., фін., банківська, розрах-платіжна та ін. інформація.

Уніфікована система документації охоплює комплекс взаємозалежних стандартних форм документів і правил їх оформлення на основі застосування засобів обчислювальної техніки.

Кожній затвердженій Держстандартом України формі документа надається відповідний до ДКУД код, що розміщується у документі у верхній правій частині. Основою побудови стандартних форм документів є затверджені формуляри-зразки. Складання організаційно-розпорядчих документів регламентується державними стандартами. Це основні положення про складання й оформлення документів і формуляр-зразок,що являє собою модель форми, притаманної даній уніфікованій системі.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

- стандартна форма побудови;

- пристосування до автоматизованого оброблення;

- мінімізація показників;

- виключення дублювання показників;

- охоплення всіх складових для цілей управління показників.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми перв. док-в, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані док-ти, а також з’ясовується можливість заміни чинних док-в уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових перв.докв, тобто заміна чинних док-в новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами

Основною вимогою до уніфікованої документації є стандартна форма побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин 1)заголовкової, 2)змістової, 3) оформлювальної.

Документація, яка діє у фін-кред. установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бух.обліку, то створити повністю уніфіковані сист. Док-ї на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку ОЗ, фін. операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані док-ти. Для праці та з/п, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми док-в, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

Автоматизовані банки даних (БнД), їхні особливості.

В БнД всі дані зібрано в одному інтегрованому середовищі і до інформації, як найважливішого ресурсу, забезпечено широкий доступ користувачів.

Банк даних (БнД) — це автоматизована система інформаційних, програмних, математичних, технічних, організаційно-методичних засобів, призначених для забезпечення централізованого нагромадження і багатоцільового використання даних.

До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних (БД), система управління базою даних (СУБД), словник метаданих, адміністратор БД. Основним компонентами БнД є: база даних(БД) та програмні засоби - системою управління базою даних (СУБД).

База даних (БД) — це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних.

Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Технологія банків даних— провідний напрям організації внутрішньо машинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам’яті, збільшенням її об’ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації.

Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БД і БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) — особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД — захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.

Важливою умовою ефективного функціонування БнД є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу чи випадкового знищення збережених даних.

Інформаційні бази даних (БД), їхні особливості.

База даних (БД) — це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних.

База даних — це динамічний об’єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, яка відображається (зовнішніх умов стосовно бази).В основу організації БД покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структура зображується:

-на інфологічному рівні (сутність — зв’язок);

-на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних — ієрархічною, мережевою, реляційною, об’єктно-орієтованою, об’єктно-реляційною, багатовимірною, змішаною;

-на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).

Модель даних – це спосіб визначення логічного подання фізичних даних, які зберігаються для деяких цілей.

Відомі різні типи моделей з яких найпоширеніші:ієрархічна, мережева і реляційна.

Першою моделлю була ієрархічна БД. У ній дані було згруповано двома типами відношень1:1, і 1:N. І подані у вигляді деревоподібних структур.

Другою моделлю була мережева БД. Модель дозволяє уявити зв’язки між реальними об’єктами, що дає змогу моделювати відношення 1:1, 1:N, N:N.

Реляційна модель – це спосіб розгляду даних, тобто приписання для способу представлення даних(за допомогою таблиць) та для способу робіт з такими представленнями (за допомогою оператора). Реляційна модель пов’язана з трьома аспектами даних: структурною, цілісністю, обробкою даних.

Більшість баз даних мають табличну структуру.