Автоматизована система документообігу суду

1. У суді функціонує автоматизована система документообігу суду, що забезпечує:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл матеріалів кримінального провадження між суддями з додержанням принципів черговості та однакової кількості проваджень для кожного судді;

2) визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до списку присяжних;

3) надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду матеріалів кримінального провадження у порядку, передбаченому цим Кодексом;

4) централізоване зберігання текстів вироків, ухвал та інших процесуальних документів;

5) підготовку статистичних даних;

6) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху;

7) видачу вироків, ухвал сулу та виконавчих документів на підставі наявних у системі даних;

8) передачу матеріалів до електронного архіву.

2. Матеріали кримінального провадження, скарги, заяви, клопотання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження підлягають обов'язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, яка здійснюється працівниками апарату відповідного суду в день надходження таких матеріалів. До автоматизованої системи документообігу суду в обов'язковому порядку вносяться: дата надходження матеріалів, скарги, клопотання, заяви або іншого процесуального документа, прізвище особи, стосовно якої подані документи, та їх суть, прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи, прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію, інформація про рух судових документів, дані про суддю, який здійснював судове провадження, та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України.

3. Визначення судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних матеріалів, скарги, клопотання, заяви чи іншого процесуального документа за принципом вірогідності, який враховує кількість проваджень, що знаходяться на розгляді у суддів, заборону брати участь у перевірці вироків та ухвал для судді, який брав участь в ухваленні вироку або ухвали, про перевірку яких порушується питання, перебування суддів у відпустці, на лікарняному, у відрядженні та закінчення терміну їх повноважень.

4. Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надається суддям та працівникам апарату відповідного суду згідно з їх функціональними обов'язками.

5. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, установлену законом.

6. Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі видачі вироків, ухвал суду та виконавчих документів, передачі справ до електронного архіву, зберігання текстів вироків, ухвал суду та інших процесуальних документів, надання інформації фізичним та юридичним особам, підготовки статистичних даних, визначається Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

З технічного боку автоматизована система документообігу суду являє собою сукупність комп'ютерних програм, що забезпечують функціонування документообігу суду за допомогою використання відповідних програмно-апаратних комплексів судів, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізації, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист на технологічних ланках від несанкціонованого доступу тощо.

Автоматизована система документообігу суду забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

- використання електронного цифрового підпису для підписання документа, що набуває офіційного статусу;

- оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ;

- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

- виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.

У кримінальному провадженні автоматизована система документообігу суду забезпечує:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл матеріалів кримінального провадження між суддями з додержанням принципів черговості та однакової кількості проваджень для кожного судді;

2) визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до списку присяжних;

3) надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду матеріалів кримінального провадження у порядку, передбаченому КПК;

4) централізоване зберігання текстів вироків, ухвал та інших процесуальних документів;

5) підготовку статистичних даних;

6) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху;

7) видачу вироків, ухвал суду та виконавчих документів на підставі наявних у системі даних;

8) передачу матеріалів до електронного архіву.

2. Реєстрація в автоматизованій системі вхідної кореспонденції здійснюється в такому порядку:

1) вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження;

2) на кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків;

3) дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично;

4) кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номера справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації;

5) у судах кожної інстанції автоматизованою системою автоматично формується номер провадження справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер є таким: індекс (за наявності), що визначається інструкцією з діловодства в суді/код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації;

3. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації в суді (у судовій палаті) протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством. При автоматичному розподілі судових справ використовується та враховується така інформація:

- спеціалізація (за наявності);

- кількість судових справ, що надійшла на розгляд судді;

- кількість фактично відпрацьованого робочого часу (у днях);

- коефіцієнт складності категорій судових справ;

- коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи;

- категорія судової справи за загальним рядком відповідної форми звіту, що затверджується Державною судовою адміністрацією України (ДСА), або за загальним рядком класифікатора;

- наявність у судді повноважень для здійснення правосуддя на момент розподілу судових справ;

- наявність обставин, що виключають або не допускають повторної участі судді (складу суду) у розгляді судової справи відповідно до законодавства;

- наявність у судді допуску до державної таємниці;

- наявність у судді дозволу на розгляд судових справ з грифом "Для службового користування";

- відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов'язаних зі здійсненням правосуддя;

- участь у роботі з допуску справ до провадження у ВСУ. Основним критерієм є річне навантаження суддів.

4. Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надається суддям та працівникам апарату відповідного суду згідно з їх функціональними обов'язками. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду.

5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне за собою відповідальність, установлену законом.

6. Повноваження щодо забезпечення належного функціонування покладаються на органи та працівників ДСА України як на рівні центрального апарату та територіальних управлінь, так і апаратів окремих судів. Так, з метою належного функціонування автоматизованої системи на ДСА України покладається обов'язок забезпечувати:

- підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

- розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній;

- забезпечення судів технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження та використання автоматизованої системи у судах;

- навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

- моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

- організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих веб-ресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо.

У свою чергу, суди забезпечують:

- своєчасне введення до автоматизованої системи достовірних даних;

- контроль за своєчасним введенням до автоматизованої системи достовірних даних;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду визначається Положенням про автоматизовану систему документообігу суду. Відповідне Положення було затверджено Радою суддів України за погодженням з ДСА України (наказ ДСА від 26.11.2010 № 188, Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 № 30) і введене в дію з 1 січня 2011 р. Це Положення визначає:

- порядок роботи в автоматизованій системі;

- реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху;

- автоматичний розподіл судових справ;

- передачу судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів), надання інформації щодо судової справи, видачу копій судових рішень, виконавчих документів, формування звітності та передачу судових справ до електронного архіву суду.

Склад суду –відводи

відвід- це заявлена неможливість брати участь у справі для учасників процесу, які не беруть участь у справі, які вже вступили у справу, або вирішувати справу для судді, який вже прийняв справу.

Відвід поділяється на:

- самовідвід - коли особа самостійно заявляє про відмову в участі у справі;

відвід судом за заявами інших учасників процесу. Відведеними можуть бути: суддя, секретар судового засідання, експерт, спеціаліст та перекладач.

Суддя не може брати участі в розгляді справи і підлягає відводу (самовідводу), у випадках (ст. 20 ЦПК):

1) якщо під час попереднього вирішення цієї справи він брав участь у процесі як свідок, експерт, спеціаліст, перекладач, представник, секретар судового засідання;

2) якщо він прямо чи побічно заінтересований у результаті розгляду справи;

3) якщо він є членом сім'ї або близьким родичем (чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, брат, сестра, дід, баба, внук, внучка, усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклувальник, член сім'ї або близький родич цих осіб) сторони або інших осіб, які беруть участь у справі;

4) якщо до складу суду входять особи, які є членами сім'ї або близькими родичами між собою;

5) суддя, який брав участь у вирішенні справи в суді першої інстанції, не може брати участі в розгляді цієї самої справи в судах, апеляційної і касаційної інстанцій, у перегляді справи у зв'язку з винятковими обставинами, а так само у новому розгляді її судом першої інстанції після скасування попереднього рішення або ухвали про закриття провадження в справі;

6) суддя, який брав участь у вирішенні справи в суді апеляційної інстанції, не може брати участі у розгляді цієї самої справи в судах касаційної і першої інстанцій, у перегляді справи у зв'язку з винятковими обставинами, а також у новому розгляді справи після скасування ухвали чи нового рішення апеляційного суду;

7) суддя, який брав участь у перегляді справи в суді касаційної інстанції, не може брати участі в розгляді цієї самої справи в суді першої чи апеляційної інстанції;

8) суддя, який брав участь у перегляді справи у зв'язку з винятковими обставинами, не може брати участі у розгляді цієї самої справи в суді першої, апеляційної чи касаційної інстанції;

9) якщо є інші обставини, які викликають сумнів в об'єктивності та неупередженості судді.

Відвід судді вирішується, як то не парадоксально, самим суддею, що розглядає справу і причому ухвала про розгляд відводу не підлягає оскарженню. Тобто якщо і є підстави вважати, що суддя неупереджено розглядає справу, відвести його майже неможливо, оскільки жоден з суддів не скаже відносно себе, що справа дійсно ведеться ним упереджено.

Склад суду. Відповідно до ст. 18 ЦПК, ст. 21 Закону України „Про судоустрій України” цивільні справи у судах першої інстанції розглядаються одноособово суддею, який діє як суд. У випадках, встановлених ЦПК, цивільні справи у судах першої інстанції розглядаються колегією у складі одного судді і двох народних засідателів, які при здійсненні правосуддя користуються всіма правами судді.
Розгляд справ в порядку апеляційного та касаційного провадження та в інших випадках, передбачених законом, здійснюється судом колегіально:
– у судах апеляційної інстанції цивільні справи розглядаються колегією у складі трьох суддів, головуючий з числа яких визначається в установленому законом порядку;
– у суді касаційної інстанції – колегією у складі п’яти суддів;
– у зв’язку з винятковими обставинами – колегією суддів Судової палати у цивільних справах Верховного Суду України за наявності не менш як двох третин її чисельності, а у випадках, встановлених ЦПК, колегією суддів на спільному засіданні відповідних судових палат Верховного Суду України при їх рівному представництві за наявності не менш як двох третин чисельності кожної палати;
– рішення, ухвала суду чи судовий наказ у зв’язку з нововиявленими обставинами переглядаються одноособово або колегіально, залежно від того, який суд ухвалив рішення, постановив ухвалу або видав судовий наказ.

Учасники цивільного процесу