Основи роботи та ключові можливості системи 1С: Документообіг

Мета: ознайомитися з можливостями програми “1С:Документообіг 8”; навчитися регіструвати нових користувачів програми; створювати підрозділи підприємства, а також працювати з документацією підприємства.

 

Хід роботи

Початок першої лабораторної роботи виконується студентами спільно з викладачем на одному робочому місці.

 

Функціональні можливості програми “1С: Документообіг”.

1С:Документообіг - програмний продукт фірми “1С” на технологічній платформі “1С:Підприємство 8”, призначений в першу чергу для автоматизації документообігу.

Система забезпечує автоматизацію повного циклу роботи з документами, також дозволяє організувати взаємодію між співробітниками і здійснювати контроль використання робочого часу. Облік документів реалізований відповідно до положень чинної нормативної документації і традицій діловодства. Програма забезпечує багатокористувацьку роботу як у локальній мережі, так і через Інтернет (у тому числі через веб-браузери). Система відрізняється високою гнучкістю, високим ступенем деталізації відомостей про збережених даних і широким спектром можливостей. Дозволяє підвищити ефективність управління робочим часом, стандартизувати процеси, забезпечити повний контроль та збереження документації.

Програмний продукт “1С:Документообіг 8” призначений для вирішення завдань автоматизації обліку документів, покращення взаємодії працівників, контролю та аналізу виконавської дисципліни: централізоване безпечне зберігання документів; оперативний доступ до документів; облік прав користувачів при доступі до документів; реєстрація вхідних і вихідних документів; перегляд і редагування документів; контроль версій документів; повнотекстовий пошук документів по змісту; робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо - та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т.д.; колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів; маршрутизація документів (настроюється по кожному виду документів); автоматизована завантаження документів зі сканера і з електронної пошти; облік та контроль робочого часу співробітників.

Облік документів ведеться в розрізі видів документів відповідно до положення про Документообіг підприємства.

Принципи обліку вхідних, вихідних і внутрішніх документів, закладені в програму, відповідають законодавству, ДСТУ і вітчизняній діловодній практиці.

У програмі автоматизовано роботу зі звичайними файлами, які виникають в робочому порядку в процесі щоденної діяльності організації, наприклад, проектні матеріали, чернетки, результати обговорень та інші.

Всі файли зберігаються в інформаційній базі або томах на диску і копіюються на локальний комп'ютер для перегляду або редагування за вимогою користувача.

В інформаційній базі для зберігання файлів передбачена структура папок. Файли розподіляються по папках. Доступ співробітника до папки може бути обмежений заданими правами доступу.

Можуть використовуватися різні підходи до побудови структури папок:

відповідно з організаційною структурою підприємства (наприклад, Адміністрація, Бухгалтерія, Сервісна служба);

за тематикою файлів (наприклад, Плани, Калькуляції, Дослідження, Рекламні матеріали, Проектні документи і т. д.);

за рівнем доступу (наприклад, Загальні, Конфіденційні).

Завантажити файли в інформаційну базу можна кількома способами:

перенести файли та каталоги мишкою (Drag & Drop);

імпортувати каталоги;

імпортувати файли;

створити новий файл на підставі іншого файлу, вже поміщеного в інформаційну базу;

створити новий файл шляхом сканування паперового документа.

"1С: Документообіг 8" дозволяє створювати нові файли за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів. Папки і файли, створені поза програмою, можуть бути цілком перенесені в інформаційну базу "1С: Документообігу 8".

На кожен файл в програмі автоматично заводиться обліково-реєстраційна картка, яка забезпечує його швидкий пошук. Крім того, у програмі передбачено повнотекстовий пошук не тільки по всіх полях обліково-реєстраційної картки, але і по змісту файлів популярних форматів.

 

Запуск програми

Завдання:

1. Запуск програми здійснюється через головне меню “ПУСК” ПРОГРАММЫ → 1С ПРЕДПРИЯТИЕ 8.2 → 1С ПРЕДПРИЯТИЕ або подвійним клацанням миші по ярлику на робочому столі на екрані монітору. Після записку програми з’являється вікно запуску (рис. 8.1).

Для користувачів програми передбачено декілька режимів роботи:

“1С: Предприятие” – у мережевій версії режим застосовується при роботі кількох працівників підприємства з однією базою даних;

“Конфигуратор” – призначений для налагодження програми, для зміни структури даних (реєстрація документів, видалення документів та ін.).

 

 

Рис. 8.1. Вікно запуску програми

 

Для роботи з системою паралельно у одній інформаційній базі, кожен користувач має здійснювати вхід з власним іменем (рис. 8.2). Для створення власного профілю попередній запуск системи необхідно провести у режимі “Конфигуратор”, який призначений для налагодження програми, для зміни структури даних (налагодження аналітичного обліку, створення форм документів та звітів, програмування алгоритмів облікових розрахунків) та вимагає монопольного входу (тобто у системі працює лише один користувач).

 

 

Рис. 8.2. Доступ до інформаційної бази “1С: Документообіг”

 

Завдання:

2. Оберіть пункт головного меню АДМИНИСТРОВАНИЕ → ПОЛЬЗОВАТЕЛИ відкриється вікно “ Список пользователей ” (рис.8.3).

 

 

Рис. 8.3. Список користувачів програми

 

3. У відкритому вікні програми з допомогою кнопки , або “ДЕЙСТВИЯ” → “ДОБАВИТЬ” кожний студент створює власний профіль (рис.8.4 – 8.5). У полі Имя вкажіть своє унікальне ім’я (не більше 24 символів), у полі Полное имя – впишіть своє прізвище, введіть свій пароль, який повинен складатися зі послідовності букв та цифр без пробілів чи розділових знаків. Перейдіть до закладки “Прочие”, де у полях Доступные роли оберіть значення “Полные права”. Після заповнення обов’язкових полів необхідно зберегти нового користувача натиснувши кнопку “ ОК ”.

 

 

Рис. 8.4. Створення профіля користувача

 

Рис. 1.5. Встановлення прав доступу для користувача програми

 

Користувачами програми “1С: Документообіг” можуть бути директор, бухгалтер, секретар, адміністратор, менеджер та ін. Крім зазначених типів користувачів у програмі мається можливість створення нових типів користувачів, а також відповідних інтерфейсів для них. Від типу користувача залежать користувальницький інтерфейс при роботі з програмою, права на редагування і введення нових даних.

Найбільш повні права має адміністратор – права на перегляд і редагування даних, що визначають поведінку системи, будь-яких даних інформаційної бази.

Для забезпечення захисту інформаційної бази кожен користувач задає пароль.

Завдання:

4. Оберіть режим “1С: Предприятие”, вводимо ім’я створеного користувача і пароль (рис. 8.6).

Після завантаження системи користувач має змогу ознайомитися з основними можливостями додатку (рис. 8.7). Панель навігації і панель дій указаного розділу містять необхідні команди для роботи з документами і файлами, побудови звітів і виконання сервісних операцій.

 

Рис. 8.6. Доступ до інформаційної бази через нового користувача

 

 

 

Рис. 8.7. Головне вікно програми “1С: Документообіг 8”

 

Завдання

5. Створіть власного кореспондента (відповідальна особа або підприємство) в програмі. Для створення нового кореспондента заходимо в розділ “ Документы и файлы ” в панелі навігації вибираємо “ Корреспонденты” натискаємо кнопку “ Создать ”. Відкриється нове вікно “ Корреспонденты (создание) ” у вкладці “Основные сведения” заповнюємо такі поля, як Наименование, Вид корреспондента, Входит в группу, Полное наименование, ИНН, КПП, Код по ОКПО (рис. 8.8), а також у вкладці “Адреса, телефоны” заповняємо необхідні для роботи поля (рис. 8.9).

 

 

Рис. 8.8. Створення нового кореспондента ООО “Аврора”

 

Рис. 8.9. Вікно заповнення необхідних даних кореспондента

 

В полі Наименование може міститись як назва підприємства (ООО“Аврора”) так і конкретна особа (Іванов С.В.), тоді в полі Вид корреспондента вибираємо фізична або юридична особи. Після внесених даних нового кореспондента необхідно зберегти інформацію натиснувши кнопку - “ Записать объект ” або “ Записать и закрыть ” (рис. 8.10).

 

 

Рис. 8.10. Збереження створеного кореспондента

 

На підприємстві можуть працювати особи, які займатимуть такі посади:

керівники, заступники керівників, головні спеціалісти підприємств, установ, організацій, науково-виробничих та виробничих об’єднань, керівники, заступники керівників та спеціалісти їх структурних підрозділів, які безпосередньо пов’язані з проведенням робіт на виробничих дільницях, а також здійснюють контроль за технічним станом машин, механізмів, будинків і споруд, проведенням технологічних процесів;

керівники та спеціалісти науково-дослідних, конструкторських, проектних і технологічних відділів, які займаються проведенням експертизи проектно-конструкторської документації, на яку поширюються вимоги нормативних документів з охорони праці, а також ті, котрі виконують розробки з питань охорони праці;

керівники і спеціалісти відділів експлуатації і капітального будівництва, виробничо-технічних відділів, енергомеханічної, пиловентиляційної, геологічної, маркшейдерської та технологічної служб, інші посадові особи, які проводять інструктажі з охорони праці для підлеглих працівників, безпосередньо відповідають за пожежну безпеку, безаварійну експлуатацію об’єктів;

секретарі, бухгалтери та інші.

Завдання

6. Створіть інших працівників підприємства (не менше 6 працівників). Для цього необхідно зайти в розділ “ Найстройка и администрирование ” на панелі навігації вибираємо “ Пользователи ”. У відкритому вікні на панелі дій виділяємо “ Все пользователи ”, а потім вибираємо кнопку “ Создать ” або ВСЕ ДЕЙСТВИЯ → СОЗДАТЬ.

У відкритому вікні “ Пользователь (создание) ”, у вкладці “Основные сведения” заповняємо такі поля, як Полное имя, Должность, а також ставимо галочку в полі Пользователя информационной базы (рис. 8.11).

 

 

Рис. 8.11. Створення нового користувача програми на підприємстві

У вкладці “Свойства пользователя информационной базы” перевіряємо поле Имя пользователя, а також ставимо галочку в полях Аутентификация 1С: Предприятия, Показывать в списке выбора (рис. 8.12). Також в системі є можливість задати пароль користувачу, для безпеки його інформації, але ми цього не будемо робити.

 

 

Рис. 8.12. Заповнення вкладки “Свойства пользователя информационной базы”

 

У вкладці “Адреса, телефоны” заповняємо поля e-mail, Телефон (рис. 8.13). Створений користувач (працівник підприємства) відображатиметься в списку користувачів (рис. 8.14).

 

 

Рис. 8.13. Заповнення вкладки “Адреса, телефоны”

 

Рис. 8.14. Список відображення створених користувачів

 

7. Для створення нової посади необхідно натиснути кнопку , а потім вибираємо кнопку або “ВСЕ ДЕЙСТВИЯ” → “СОЗДАТЬ”, заповняємо поле Наименование, зберігаємо нашу створену посаду натиснувши кнопку (рис. 8.15 – 8.16).

 

 

Рис. 8.15. Список посад підприємства

 

Рис. 8.16. Створення нової посади

 

Структура підприємства – це склад і співвідношення його внутрішніх ланок (цехів, ділянок, відділів, лабораторій та інших підрозділів), що становлять єдиний господарський об’єкт. Розрізняють загальну, виробничу й організаційну структури підприємства.

Під загальною структурою підприємства розуміється комплекс виробничих та обслуговуючих підрозділів, а також апарат управління підприємством. Загальна структура підприємства характеризується взаємозв’язками і співвідношеннями між цими підрозділами за розміром зайнятих площ, чисельністю працівників і пропускною здатністю (потужністю).

На відміну від загальної, виробнича структура підприємства є формою організації виробничого процесу вона виражається в розмірі підприємства, кількості й складі цехів та служб, їх плануванні, а також у кількості планування виробничих ділянок та робочих місць усередині цехів.

Організаційна структура управління — це сукупність певним чином пов’язаних між собою управлінських ланок. Вона характеризується кількістю органів управління, порядком їхньої взаємодії та функціями, які вони виконують. Головне призначення організаційної структури – забезпечити ефективну діяльність управлінського персоналу. Вона безпосередньо пов’язана з виробничою структурою підприємства. Принцип формування структури управління – організація та закріплення тих або інших функцій управління за підрозділами (службами) апарату управління.

Організаційна структура апарату управління характеризується різною кількістю ланок, частіше за все використовується система «трьох»: директор (президент, менеджер) – начальник цеху – майстер. Кожний з них несе особисту відповідальність за доручену йому ділянку роботи.

Завдання

8. Створіть структуру підприємства, для цього в розділі “ Найстройка и администрирование ” на панелі навігації обираємо “ Структура предприятия ”. У відкритому вікні виділяємо поле Администрация, натискаємо кнопку або “ВСЕ ДЕЙСТВИЯ” → “СОЗДАТЬ”. Заповніть поля:

Наименования – вказуємо Адміністрація“Название фирмы”, яку ви створили.

Руководитель – вибираєте із списку, створених у завданнях 6 та 7, користувачів (рис. 8.17). Після заповнення всіх полів натискаємо кнопку (рис. 8.18).

 

 

Рис. 8.17. Список працівників підприємства

 

 

Рис. 8.18. Створення структури підприємства

 

9. Створіть ще 6 підрозділів підприємства (наприклад, можна вибрати такі підрозділи, як бухгалтерія, секретаріат, відділ персоналу та інші) та відповідно призначте для них керівників. Але зверніть увагу: створення підрозділів відбувається безпосередньо у створеному в попередньому завданні підрозділі “Адміністрація ”, як це зображено на рис. 8.19. Для цього виділяємо поле "Адміністрація “Название фирмы”, а далі вибираємо кнопку або “ВСЕ ДЕЙСТВИЯ” → “СОЗДАТЬ” і створюємо всі підрозділи підприємства.

 

 

Рис. 8.19. Створення підрозділів адміністрації