Процесс организации участия туристической фирмы в работе выставки.

Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года.

Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

· какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

· какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

1. представление туристической фирмы и ее продуктов;
2. изучение рынков сбыта;
3. поиск новых рынков;
4. расширение числа клиентов;
5. внедрение нового туристского продукта на рынок;
6. определение возможного спроса на новый продукт;
7. поиск новых деловых партнеров;
8. изучение предложения конкурентов;
9. позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;
10. формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;
11. непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Сначала необходимо получить ответ на вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой».

Когда решение об участии в выставке принято, начинаются конкретные действия.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета. Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Для получения дополнительных услуг фирма выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

На сегодняшний день не существует законодательства, регламентирующего тарифы на те или иные виды услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). С уплаченной вами суммы взимается НДС и спец налог, а также страховой взнос.

Следует иметь в виду, что бронирование площадей для участия в любой выставке необходимо осуществлять заранее. При этом есть возможность самостоятельно бронировать необходимые площади в администрации выставки или через фирму-консолидатора. Консолидатор – это хорошо известная организаторам выставки компания, которая постоянно приобретает выставочную площадь (обычно большие объемы), оборудует ее, берет на себя ряд организационных моментов.

Разрабатывается «Activity Plan» (план действий), где указываются все основные детали относительно будущей выставки: детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно – кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах-участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставки и характере ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной: приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

Этап разработки тематического плана своей экспозиции включает в себя:

· окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

· разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;

· генеральную компоновку экспозиции фирмы – распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Следует также помнить, что существуют оптимальные международные правила ведения переговоров в ходе выставки: встреча должна длиться не более 20 минут. Во время переговоров подаются только чай, кофе или минеральная вода.

Поскольку контакт посетителей и специалистов с экспозицией турфирмы очень непродолжителен, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

· провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

· обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

· заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

· обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой.

Среди мероприятий, призванных заинтересовать публику, важны презентации, конкурсы по тематике выставки, лотереи и т.п.

После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

· организационные;

· коммерческие.

Для успешной работы на выставке всю выставочную экспозицию следует грамотно планировать. Условно имеющуюся выставочную экспозицию туристской фирме следует разделить на несколько функциональных зон:

· публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

· рабочая (офис) (микрозона для заключения договоров, проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

· служебная (вспомогательная зона) – место для складирования запаса информационно-рекламных материалов, посуды, напитков, одежды стендистов и посетителей, место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания, которое, как правило, скрыто от глаз посетителей.

Участниками туристических выставок выступают:

· туроператоры,

· агентства по бизнес турам,

· международные конгресс-центры,

· организаторы мероприятий,

· DMC,

· роскошные курорты и отели.

51. Организация и подготовка спортивного туристского похода

ПОХОД ( 1.С. 161-162) Туристская услуга, обеспечивающая удовлетворение оздоровительных и познавательных потребностей туристов при активных способах передвижения по маршруту (ГОСТ Р 50690-94 «Туристские услуги»).

П. оздоровительный - организованное туристское мероприятие с целью рекреации, отдыха на природе. В нем могут участвовать все слои населения - учащиеся школ, студенты, молодежь, родители с детьми, люди среднего и пожилого возраста. П. о. имеет категорию не выше третьей.

П. приключенческий - организованное туристское путешествие с целью пройти трудный маршрут с возможными неожиданностями, удовлетворить страсть к приключениям, реализовать себя как сильную личность, самоутвердиться. В П. п. могут участвовать только опытные туристы, достаточно тренированные и хорошо оснащенные (в зарубежных туристских фирмах, организующих приключенческие туры, в ряде случаев от туриста требуется расписка, снимающая ответственность фирмы при возможном несчастном случае). П организации П. п. особое внимание обращается на обеспечение безопасности участников.

П. туристский самодеятельный - путь следования, марш­рут похода, соответствующий туристским разрядным требованиям ЕВСК. Походы (маршруты) данного типа могут классифицироваться по 6 категориям в зависимости от их продолжительности, протя­женности и технической сложности. Проведению П. т. с. предшествуют планомерный учебно-тренировочный процесс в туристских секциях, клубах, научно-методическая разработка маршрутов, материально-техническое обеспечение туристов, подготовка общественных туристских кадров (см. Маршрут туристский). (С. 161)

В соответствии с Единой спортивной классификацией (ЕВСК) выделяют виды П. - пешеходный, горнолыжный, горно-пешеходный, лыжный, водный, велосипедный, автомобильный, спелеотуристский.

П. учебно-тренировочный - организованное туристское путешествие с учебными и тренировочными целями. Участники П. у.-т. - молодые начинающие туристы, к-рые стремятся овладеть знаниями и навыками, необходимыми для прохождения маршрута опреде­ленной сложности. В качестве инструкторов-преподавателей на таких мероприятиях выступают опытные туристы, обладающие соответствующими знаниями и имеющие необходимую квалификацию.

Правила организации и проведения туристских П.-порядок организации, проведения и подведения итогов туристских П. Содержат 6 разделов: общие положения; порядок организации и проведения самодеятельных туристских П.; оформление документа­ции на проведение П. и путешествий; требования к организациям, проводящим П.; требования к руководителю П., его обязанности и права; обязанности и права участников туристских П. (1. С. 161-162)

Источник:

1. Зорин И.В., Квартальнов В.А. Энциклопедия туризма: Справочник. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 368 с.

 

Организация похода включает след. этапы:
1. Организационный: - формирование группы (распределение обязанностей м/у членами гр.: руководитель, замрук., врач, фотограф, ремонтник, завхоз, ответственный за ведение дневника похода). В походе кажд. член гр. выполняет временные поручения: костровой, повар и др.
- Определение р-на и вида путешествия (опр-ся в зависимости от замысла, цели, задач похода, подготовленности членов гр., интересов команды).
2. Подготовка: - теоретич-я (чтение лит-ры, составление карт, схем; разбивка маршта, составление плана фото- видеосъемки),
- практическая (подготовка групп. и личн. снаряжения; оформл-е проезд-х билетов, установл-е деловых связей)

 

 

 

Оформляется заявка на участие в походе в маршрутно-квалификационной комиссии (МКК) не позднее чем за мес. до нач. похода (маршрутная книжка в 2х экз-рах: список гр., план путешествия, спец. снаряж-е, контрольн. сроки и пункты, отметка в поисково-спасат-й службе(ПСС), решение МКК о зачете путеш-я); предост-ть картограф-й матер-л по р-ну и снаряж-е.
3. Проведение похода: прохожд-е марш-та,вед-е дневника,опис-е слож-х участ-в марш-та,фото,видео,корректировка карт,сбор краеведч-го матер-ла,отметка в ПСС о прохожд-ии марш-та и др.
4. Подведение итогов:

- оформл-е походн. матер-ла (маршр-й книжки, дневника, краеведч. матер-ла, схемы марш-та и др.)
- Отчет о походе(в МКК, клубе туристов, фотогазета).отчет вкл. в себя справочн. данные о путеш-ии, физ-геогр. Хар-ка р-на путеш-я, орг-ция путеш-я, график движ-я по маршруту, технич.опис-е марш-та, меры обеспеч-я безоп-сти, выводы и реком-ции, прилож-я (список снаряж-я, ремнабор, смета расх-в, аптечка, продукты, фото),рецензия и заключ-е МКК.