Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно.

3.4.14.25. Дополнительное размножение копий документов с пометкой «ДСП» и их досылка органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется на основании заявок руководителей подразделений, готовивших данные документы, и с разрешения руководителя администрации Правительства Кировской области или начальника управления делопроизводства.

Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываются за его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополнительно
размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.4.14.26. Документы для отправки передаются в отдел документооборота полностью оформленными, с указанием точного названия адресата и его почтового адреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.

3.4.14.27. Документы, дела или издания с пометкой «ДСП» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью или заказной корреспонденцией.

3.4.14.28. При отправке заказным письмом корреспонденции, содержащей информацию ограниченного распространения, она запечатывается в

двух пакетах (конвертах). На первом пакете в правом верхнем углу
проставляется гриф «ДСП».

Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных документов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции, например:

Для служебного пользования

Конвертовал (подпись)

М.П. «Для пакетов»

Администрация района

г. Вятские Поляны Кировской области

№ 3 ДСП

_________________________________

г. Киров, администрация Правительства

Кировской области

После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета
(в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеем
бумажная наклейка с оттиском печати «Для пакетов».

Затем этот пакет (конверт) вкладывается во второй пакет (конверт),
который оформляется как заказное отправление.

3.4.14.29. При пересылке корреспонденции с пометкой «ДСП» через органы фельдъегерской службы документ запечатывается в один конверт и оформляется реестр установленной формы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с корреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра с распиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в деле реестров отдела документооборота.

3.4.14.30. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела вместе с другими несекретными документами в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства и требованиями, изложенными в пункте 3.5.2 Инструкции. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.4.14.31. К работе с документами и делами с пометкой «ДСП», на-ходящимися в органе исполнительной власти, сотрудники допускаются по разрешению руководителя органа исполнительной власти, готовившего эти документы.

3.4.14.32. Представители других организаций допускаются к работе с документами с пометкой «ДСП», находящимися в органе исполнительной власти, при наличии письменной просьбы руководителей этих организа-ций и соответствующего указания Губернатора области или заместителя Председателя Правительства области или разрешения руководителя органа исполнительной власти, готовившего эти документы.

3.4.14.33. Ознакомление работников подразделений с делами, содержащими документы с пометкой «ДСП» и находящимися на хранении в архиве, осуществляется по разрешению руководителя администрации Правительства Кировской области или начальника управления делопроизводст-ва. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий (приложение № 28).

Снятие копий с находящихся на хранении в архиве документов с
пометкой «ДСП» и производство выписок из них осуществляется работ-никами архива (в соответствии с установленным порядком) с согласия руководителей подразделений, готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешению руководителя администрации Правительства Кировской области или начальника управления делопроизводства на основании письменных запросов.

3.4.14.34. Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов, изданий и дел с пометкой «ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (пункт 3.5.3 настоящей Инструкции).

3.4.14.35. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией при администрации Правительства Кировской области (далее – ЭК при администрации Правительства Кировской области) к уничтожению дела, документы или издания с пометкой «ДСП», утратившие свое практическое значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему хранению, структурными подразделениями передаются в отдел документооборота для уничтожения.

После утверждения решения ЭК при администрации Правительства Кировской области руководителем администрации Правительства Кировской области отобранные к уничтожению дела, документы или издания с пометкой «ДСП» начальником отдела документооборота уничтожаются по отдельному акту (приложение № 29).

3.4.14.36. После уничтожения материалов с пометкой «ДСП» в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например: «Уничтожено. Акт от.......... (дата) №....... Подпись и ее расшифровка».

Акты об уничтожении документов с пометкой «ДСП» хранятся в отделе документооборота 10 лет, а акты об уничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются в архив.

 

3.5. Документальный фонд органа исполнительной власти

 

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

 

3.5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

3.5.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.5.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти. Документальный фонд
органа исполнительной власти – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

3.5.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности,
организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на службе делопроизводства органа исполнительной власти.

3.5.1.5. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области и структурных подразделений в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.5.1.6. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора области или заместителей Председателя Правительства области и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с пометкой «ДСП», учетных форм (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), актов, личных дел, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных на-чалах при Правительстве Кировской области (комиссий, советов и т.п.).

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок.

3.5.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства Кировской области (далее – сводная номенклатура дел) являются
названия секретариата Губернатора Кировской области, аппаратов замес-тителей Председателя Правительства области и структурных подразделений администрации Правительства Кировской области, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.

3.5.1.8. Графы в сводной номенклатуре дел (приложение № 30) и номенклатуре дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) секретариата Губернатора Кировской области, аппарата заместителя Председателя Правительства области, структурного подразделения и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где: 10 – обозначение (индекс) структурного подразделения (органа исполнительной власти), 05 – порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью дефиса.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных
изданий.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом
заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов и Губернатора Кировской области, располагаются
перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами Правительства Кировской области, Председателя Правительства Кировской области, администрации Правительства Кировской области.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);

названия организации или ее подразделения (автора документа);

краткого содержания документов дела;

дат (периода), к которым относятся документы дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

названием организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

указанием на копийность документов дела (если в деле подшиты
копии) и других.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с администрациями муниципальных районов и городских округов Кировской облас-ти по вопросам развития местного самоуправления» (переписка с однородными корреспондентами); «Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Кировской области» (переписка по конкретному вопросу); «Переписка с филиалом «Кировэнерго» Публичного акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания Центра и Приволжья» по вопросам обеспечения Кировской области электрической и
тепловой энергией» (переписка с конкретным корреспондентом).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовой бухгалтерский отчёт с пояснительными записками за 2004 год».

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей
по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), а также по утвержденной номенк-латуре дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и другие.

3.5.1.9. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные или очередные порядковые номера, о чем информируется отдел документооборота.

Номенклатура дел как учетный документ ведется в течение всего
делопроизводственного года.

3.5.1.10. Номенклатура дел органов исполнительной власти на следующий год (приложение № 30) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с руководителем органа исполнительной власти и сотрудниками
архива и передается в отдел документооборота.

3.5.1.11. Сводная номенклатура дел (приложение № 31) на очередной год составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел органов исполнительной власти и структурных подразделений,
визируется сотрудником архива, подписывается начальником управления делопроизводства и после одобрения ЭК при администрации Правительст-ва Кировской области один раз в пять лет направляется на согласование с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией при министерстве культуры Кировской области (далее – ЭПК).

Затем до 30 декабря текущего года номенклатура представляется на утверждение руководителю администрации Правительства Кировской области и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения сводной номенклатуры дел органы исполнительной власти и структурные подразделения получают выписки из соответст-вующих ее разделов для руководства в работе.

Номенклатура дел в органах исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел органам исполнительной власти оказывает управление делопроизводства.

3.5.1.12. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в отделе
документооборота, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый передаётся в Кировское областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Кировской области» (далее – Государственный архив).

3.5.1.13. В течение года по согласованию с руководителем админист-рации Правительства Кировской области и начальником управления делопроизводства в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения.

В случае изменения функций и структуры структурных подразделений или органов исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает
номенклатуру дел органа исполнительной власти и представляет ее в отдел документооборота.

3.5.1.14. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делопроизводства.