Протокол не может утверждаться должностным лицом, председательствующим на заседании коллегиального органа или органа исполнительной власти.

3.3.5.2.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

3.3.5.3.В органах исполнительной власти протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.3.5.4.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание
(совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек,
во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся
неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается). Список составляется по следующей схеме: слева указываются фамилии (в алфавитном порядке прописными буквами на первой строке), имя и отчество печатаются полностью на второй строке, а справа через тире – наименования должностей.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутст-вующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ДОКЛАДЧИКИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается»).

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За –..., против –..., воздержалось –...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.3.5.5. Краткая форма – стенограмма обсуждения вопросов. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части при необходимости указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали:» печатается от границы левого поля. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от
наименования должностей – их инициалы и фамилии, например:

Присутствовали:

Заместитель Председателя Правительства Кировской области	И.О. Фамилия
Министр лесного хозяйства Кировской области	И.О. Фамилия
Министр образования Кировской области	И.О. Фамилия

Возможно указание присутствующих лиц в обратном порядке: слева указываются фамилии (в алфавитном порядке прописными буквами на первой строке), имя и отчество полностью на второй строке, а справа через тире – наименования должностей.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, наименование вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается шрифтом размера № 14. Ниже указываются фамилии докладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протокол оформляется в течение двух дней после заседания (совещания).

3.3.5.6.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа,
например: от 15.10.2001 № 8/33 № 10.

3.3.5.7.Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и порядкового номера постановления (решения) в пределах года.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

3.3.5.8.Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов (или выписок из них, оформленных на соответствующем
бланке) в соответствии с указателем рассылки в течение 2 дней после подписания протокола. Указатель рассылки составляет и подписывает
ответственный исполнитель органа исполнительной власти, готовившего рассмотрение вопроса.

3.3.5.9.Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 10) и имеют следующие реквизиты:

герб Кировской области – размещается только на бланках протоколов заседаний Правительства Кировской области;

наименование органа исполнительной власти – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру;

вид документа «ПРОТОКОЛ» (без кавычек) – печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита одинарным междустрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через интервал 18 пт и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, печатается через интервал 18 пт ниже предыдущего реквизита и отделяется от него линейкой; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

место проведения заседания, совещания – указывается при необходимости, печатается через одинарный междустрочный интервал после
реквизитов «Дата документа» и «Номер протокола»;

текст;

соответствующие подписи;

идентификатор электронной копии документа.

Например, бланк протокола заседания Правительства Кировской области:

ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ заседания Правительства Кировской области
			№
г. Киров

Основная часть протокола печатается через 1,5 междустрочных
интервала.

В тексте протокола заседания Правительства Кировской области вначале указывается председательствующий на заседании, присутствующие члены Правительства области (в алфавитном порядке заместители Председателя Правительства области, затем члены Правительства области) и присутствующие лица из числа постоянно приглашаемых на заседания Правительства области; указывается категория и количественный состав приглашенных на заседание по отдельным вопросам (список приглашенных прилагается к протоколу).

В основной части текста протокола печатаются повестка дня и разделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием рассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному
вопросу (с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа.

3.3.5.10.К протоколу заседания Правительства Кировской области печатается перечень постановлений и распоряжений, приложенных к протоколу заседания Правительства Кировской области, с указанием даты заседания и номера протокола.

3.3.5.11.Протоколы заседаний Правительства Кировской области оформляются в управлении делопроизводства и подписываются начальником управления делопроизводства (или замещающим его лицом) и председательствовавшим на заседании Правительства области в течение 10 рабочих дней после заседания.

Ход обсуждения и принятие решений по вопросам, внесенным в повестку дня заседания Правительства Кировской области, отражаются в протоколе.

Если в ходе обсуждения плановых вопросов были высказаны замечания, предложения, даны поручения, то они заносятся в протокол. Поручения в течение 2 рабочих дней после подписания протокола заседания Правительства Кировской области оформляются в виде выписок, регист-рируются управлением делопроизводства и передаются в контрольное управление Губернатора Кировской области (далее – контрольное управление), которое доводит их до исполнителей и контролирует выполнение.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящейся к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение, и принятое по нему решение.

Выписки из протоколов заседаний Правительства Кировской области оформляются на бланке установленной формы и заверяются оформлением реквизита «Отметка о заверении копии» в соответствии с пунктом 3.2.8.19 Инструкции.

Образец выписки из протокола приведен в приложении № 21.

3.3.5.12.Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и тексты рассмотренных информаций прилагаются к протоколу. Если распоряжение Правительства Кировской области принято на его заседании, то копия распоряжения в соответствующей последовательности прикладывается к протоколу заседания Правительства Кировской области.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.

3.3.5.13.Подпись отделяется от текста междустрочным интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы протоколов приведены в приложениях № 19 и № 20.

Акты

3.3.6.1. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

3.3.6.2.Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование органа исполнительной власти, вид документа (акт), дату и регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, гриф утверждения (при необходимости), наименование документа, текст документа, подписи лиц, составивших акт, подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним.

3.3.6.3.Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

3.3.6.4.Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и
номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их инициалов, фамилий и при необходимости должностей. Если при
составлении акта присутствовали иные лица, то указываются наименования их должностей с обозначением организаций, инициалов и фамилий.

3.3.6.5.В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

3.3.6.6.Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица
излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или
события.

3.3.6.7.При необходимости акт утверждается соответствующим
руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения.

Служебная переписка

Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное)
письмо, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс), телеграмма, телекс, телефонограмма – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Служебные письма

3.3.8.1. Служебное (деловое) письмо – документ, направляемый
органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу
власти, органи з ации или лицу) по почтовой связи (приложение № 22).

3.3.8.2. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.3.8.3. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

3.3.8.4. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора области, Правительства области и руководителей органов исполнительной власти;

как доклады на поручения министерств, федеральных агентств и
федеральных служб;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Губернатора области, Правительст-ва области и руководителей органов исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и лиц;

как инициативные письма.

3.3.8.5. По содержанию и назначению письма как вид документа
могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы, письма- напоминания, письма-подтверждения, письма-ответы и т.д.

3.3.8.6. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе исполнительной власти или в одной организации.

3.3.8.7. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («Просим...», «Сообщаем...»,
«Направляем...», «Напоминаем...», «Высылаем...» и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («Прошу...», «Предлагаю...», «Направляю...» и т.д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на бланке должностного лица; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение
к адресату.

3.3.8.8. Письмо состоит из следующих основных частей: адресата, заголовка, обращения, вступления, содержания, заключения, подписи
и виз, оформленных в соответствии с подпунктом 3.2.8.15 настоящей Инструкции.

Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки. Текст письма не должен превышать обычно одной-двух машинописных страниц.

3.3.8.9. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер
документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов.

3.3.8.10. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле
(в секретариате Губернатора Кировской области, аппаратах заместителей Председателя Правительства области, администрации Правительства Кировской области и в органах исполнительной власти), должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано.

Служебные письма за подписью Губернатора области должны быть согласованы (завизированы) должностными лицами в срок не более
2 дней. Срочные служебные письма должны быть согласованы незамедли-тельно. Ответы на служебные письма с контрольным сроком исполнения должны быть подготовлены и согласованы за 5 дней до контрольного срока.

3.3.8.11. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, руководителей органов государственной власти Российской Федерации, руководителей ведомств и организаций Российской Федерации и Кировской области, указанных в подпункте 3.4.5.3 Инструкции, подписываются в двух экземплярах только Губернатором облас-ти (в его отсутствие – исполняющим обязанности Председателя Правительства области),проходят правовую и лингвистическую экспертизы.

Служебные письма, направляемые в адрес министерств и ведомств Российской Федерации, подписываются в двух экземплярах Губернатором области и заместителями Председателя Правительства области, а также руководителями органов исполнительной власти области, являющихся юридическими лицами.

В данные адреса направляется первый экземпляр документа. Второй остаётся в деле. Объём письма не должен превышать одной страницы, а по сложным вопросам – трёх страниц машинописного текста, отпечатанного через полуторный междустрочный интервал (или не менее 18 пт) шрифтом Times New Roman размером № 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4.

3.3.8.12. Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, готовятся по поручению Губернатора области (в его отсутст-вие – исполняющего обязанности Председателя Правительства области) и согласовываются с соответствующим заместителем Председателя Правительства области, как правило, по предварительной договоренности с данным органом.

3.3.8.13. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическим лицам иностранных государств, подготовленные, согласованные и зарегистрированные (после их подписания) в установленном порядке, подписываются Губернатором области, заместителем Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем органа исполнительной власти) и направляются непосредственно адресату либо с сопроводительным письмом через посольство данного государства в Российской Федерации.

Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличии
перевода, подписанного Губернатором области, заместителем Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем органа исполнительной власти) и завизированного должностным лицом, подготовившим письмо.

3.3.8.14. При регистрации писем, выполненных на гербовом бланке, номер бланка заносится в регистрационные формы.