В случае необходимости копии указанных выше нормативных правовых актов на бумажном носителе выдаются и заверяются в установленном порядке отделом документирования по письменному запросу.

Заверенные соответствующей печатью копии указов и распоряжений Губернатора Кировской области, постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области органам исполнительной власти и организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования с разрешения руководителя администрации Правительства Кировской области или начальника управления делопроизводства.

1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан:

1.10.1. Передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа исполнительной власти.

1.10.2. Отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в управление специальных программ и информационной безопасности администрации Правительства Кировской области (далее – управление специальных программ).

1.11. В случае увольнения или перехода на работу в другой орган исполнительной власти сотрудник должен:

1.11.1. Своевременно отчитаться перед руководителем органа исполнительной власти о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов.

1.11.2. Сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в управление специальных программ.

1.11.3. Передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, или по указанию руководителя другому сотруднику. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем данного органа исполнительной власти. Подписанный обеими сторонами акт хранится в органе исполнительной власти.

1.11.4. Сдать в управление делопроизводства печати и штампы, используемые им в работе.

1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск.

1.12.1. Сотрудники администрации Правительства Кировской области, руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в управление по вопросам государственной гражданской службы и кадров администрации Правительства Кировской области (далее – управление по вопросам государственной гражданской службы и кадров).

1.12.2. Сотрудники (за исключением руководителей и заместителей руководителей) органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в кадровую службу органа
исполнительной власти.

1.12.3. Служебный пропуск сдаётся в КОГКУ «Служба хозяйственного обеспечения администрации Правительства Кировской области».

1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения либо служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) либо металлической печати для его опечатывания сотрудник органа исполнительной власти или структурного подразделения немедленно докладывает руководителю органа исполнительной власти, руководителю администрации Пра-вительства Кировской области.

Руководителем органа исполнительной власти незамедлительно
назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации Правительства Кировской области.

1.14. Переписка между органами исполнительной власти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют
документального оформления, не допускается.

1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или нормативных правовых актов Правительства Кировской области осуществляется через министерство внутренней и информационной политики Кировской области.

1.16. Порядок использования имеющихся в органе исполнительной власти средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого органа исполнительной власти.

Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

делопроизводство (документационное обеспечение управления, (ДОУ) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)
отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в государственный орган или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота – информационная сис-тема, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

служба делопроизводства (служба ДОУ) – структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других органах исполнительной власти;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в
определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архив;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования
информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа – электронная копия документа,
изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответст-вуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.