Подписывать документы необходимо синим или фиолетовым цветом чернил (пасты).

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или
проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. министра

финансов Кировской области Подпись И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите «Наименование органа исполнительной власти», например:

Министр финансов Российской Федерации	Губернатор – Председатель Правительства Кировской области
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответст-вующей занимаемой должности, например:

Заместитель Председателя Правительства Кировской области	Личная подпись А.Б. Кузнецов
Начальник контрольного управления Губернатора Кировской области	Личная подпись Л.В. Бабинцева

В таких случаях последняя буква в расшифровке подписи самой длинной фамилии ограничивается правой границей текстового поля. По инициалам самой длинной фамилии выравниваются инициалы
других фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председательст-вующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания Правительства Кировской области подписывается председательствовавшим на заседании и начальником управления делопроизводства или замещающим его лицом.

 

В документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в
составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии:
	Личная подпись И.О. Фамилия
	Личная подпись И.О. Фамилия
	Личная подпись И.О. Фамилия

Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные
документы исправлений и дополнений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по
согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная
подпись.

В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области, подготовленных отделом документирования и
заверенных печатью этого отдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, располагаются через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Например:

Губернатор –

Председатель Правительства

Кировской области И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя Правительства

Кировской области И.О. Фамилия

 

Не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е.
вырезанной на штампе подписи руководителя.

При оформлении реквизита «Подпись» требуется личная подпись
руководителя, проставляемая от руки.

3.2.8.17. Реквизит «Гриф утверждения» указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие.

Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым
документом.

Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек) оформляют в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через одинарный междустрочный интервал от этого слова располагаются наименование должности лица, ут-верждающего документ, напечатанное через одинарный междустрочный интервал, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утвер-ждающий распорядительный документ, печатаемый со строчной буквы через одинарный междустрочный интервал, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

 

Губернатор –

Председатель Правительства

Кировской области

 

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

или

УТВЕРЖДЕН

 

постановлением Правительства

Кировской области

от 05.03.2015 № 27/121

При утверждении документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. В иных случаях подписи располагаются одна под другой.

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения
слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:

АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии и т.д.);

ОТЧЕТЫ (о командировках и т.д.);

ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.);

ПЛАНЫ (работы советов, комиссий, учебы и т.д.);

ПОВЕСТКА ДНЯ;

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, ее подразделении, о премировании и т.д.);

ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.);

РАСЦЕНКИ на производство работ;

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т.д.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ФОРМЫ унифицированных документов;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

3.2.8.18. Реквизит «Оттиск печати»

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать на подлинники нормативных правовых актов не ставится. Копии нормативных правовых актов заверяются печатью.

Печать в документах ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица, а в документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,
обозначенном отметкой «М.П.».

В случаях, предусмотренных специальными нормативными актами, печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

АКТЫ (нормативные правовые, приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;

АРХИВНЫЕ КОПИИ;

ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либо действий, ведение дел в судах и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве, о материальной ответственности, о производстве работ, поставках, аренде помещений, подряда и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ;

КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК;

НОРМЫ (расхода);

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами
и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных
званий и т.д.);

ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о министерствах, управлениях, службах, отделах);

ПРОТОКОЛЫ (намерений, согласования планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков, представляемых в банк бюджетных поручений, на получение иностранной валюты и т.д.);

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.);

СОГЛАШЕНИЯ;

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты);

УДОСТОВЕРЕНИЯ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ХАРАКТЕРИСТИКИ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в подразделе 3.8 «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов» настоящей Инструкции.

3.2.8.19. Реквизит «Отметка о заверении копии»

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий:

указание о месте нахождения подлинника документа,

слово «Верно»,

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения;

печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти)
№ ___________ за ______ г.

Верно

Ведущий специалист отдела кадров Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Для представления в иные организации копии документа её прошивают прочной ниткой на 3 или 4 прокола, листы документа нумеруют карандашом в правом верхнем углу (кроме первого). На обороте чистой последней страницы на концы выведенной нитки наклеивают надпись раз-мером не более 6х6 см. Концы нитей не заклеиваются на 1 – 3 см.

Например:

Прошито, пронумеровано,

скреплено печатью 100 (сто) листов.

Должность руководителя

Подпись (расшифровка подписи)

М.П.

 

Возможно оформление этой надписи рукописным способом. Над-пись может размещаться не только на наклейке, но и выходить за её пределы.

На данную наклейку ставится печать соответствующего органа, печать должна захватывать часть наклейки с должностью руководителя и свободные концы нитки.

В органах исполнительной власти для заверения копий документов может использоваться круглая печать «Для нормативных актов» либо круглая печать подразделения, в котором делается данная отметка.

Для заверения копий постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области, указов и распоряжений Губернатора Кировской области используется печать отдела документирования.

3.2.8.20. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и располагается в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например:

Петров Иван Васильевич

[phone]