Информация по документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольном управлении, представляется через данное управление.

Если в указе, распоряжении Губернатора Кировской области, в
постановлении, распоряжении Правительства Кировской области не указан срок представления информации, справка о ходе исполнения документа направляется в контрольное управление по его запросу, итоговая информация о выполнении представляется не позднее чем через год со дня всту-пления в силу указа, постановления, распоряжения.

Если указ, распоряжение или поручение Губернатора Кировской
области, постановление, распоряжение или поручение Правительства
Кировской области исполняют несколько подразделений (должностных лиц), то координирующее подразделение (должностное лицо) представляет Губернатору области обобщенную информацию с визами согласования руководителей органов исполнительной власти (должностных лиц), согласованную с соответствующим заместителем Председателя Правительства области.

Итоговая информация об исполнении указа или распоряжения
Губернатора Кировской области, постановления либо распоряжения Правительства Кировской области объемом, как правило, не более 3 страниц машинописного текста должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии указа, постановления или распоряжения с контроля или продлении срока его выполнения.

Итоговая информация об исполнении находящегося на контроле в контрольном управлении указа или распоряжения Губернатора Кировской области, постановления либо распоряжения Правительства Кировской
области перед представлением ее на рассмотрение Губернатору области направляется исполнителями в контрольное управление для после-дующего доклада Губернатору области.

Информация о выполнении поручения Губернатора области, данного им на аппаратном совещании, представляется в контрольное управление со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможности выполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязан заранее обратиться в контрольное управление с мотивированной письменной просьбой о продлении срока выполнения.

Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил, возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки и повторного представления.

3.4.13.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового акта Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области принимает Губернатор области на основании представленной через контрольное управление итоговой информации по его выполнению.

Документы Правительства Кировской области с ограниченным
(разовым) сроком действия при наличии итоговой информации снимаются с контроля начальником контрольного управления.

Исполненные поручения Губернатора области, контролируемые контрольным управлением, снимаются с контроля контрольным управлением.

Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора Кировской области или Правительства Кировской области не означает прекращения его действия.

Признание нормативного правового акта утратившим силу осущест-вляется в соответствии с пунктом 10.2 раздела 10 «Отмена, признание
утратившими силу правовых актов, внесение в них изменений и дополнений» Положения (приложение № 18).

Если срок действия нормативного правового акта указан в заголовке к тексту, то действие его прекращается с истечением этого срока при условии, что он исполнен и итоговая информация представлена в контрольное управление.

Решение об отмене документа и снятии его с контроля регистрируется в соответствующей электронной карточке автоматизированной системы «Контроль».

3.4.13.11. После снятия с контроля указа, распоряжения Губернатора Кировской области, постановления, распоряжения Правительства Кировской области или другого документа контрольное дело хранится в соответствующем органе исполнительной власти.

3.4.13.12. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора
Кировской области, постановление, распоряжение или поручение Правительства Кировской области, другой документ в установленный срок не исполнен и не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением,
проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения.

3.4.14. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

 

3.4.14.1. Данный пункт настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Требования настоящего пункта не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие
государственную тайну.

3.4.14.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в пункте 3.4.14 Инструкции.

3.4.14.3. Необходимость проставления на документе пометки (грифа) «Для служебного пользования» определяется руководителем органа
исполнительной власти, подготовившего его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При регистрации входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в системе электронного документооборота документы не сканируются и файлы с их электронным образом в базу «Входящие документы» не вкладываются.

3.4.14.4. К информации ограниченного распространения относится несекретная информация, включая персональные данные, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

3.4.14.5. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается
сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.

3.4.14.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами,
содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности.

3.4.14.7. Руководители органов исполнительной власти и лица,
ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования».

Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в органе исполнительной власти возлагается на его руководителя, а в администрации Правительства Кировской области и её структурных подразделениях – на управление делопроизводства.

3.4.14.8. Документы, дела или издания с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

3.4.14.9. Проверка соответствия фактического наличия в структурных подразделениях документов, дел или изданий с пометкой «Для служебного пользования» данным их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом администрации Правительства Кировской области. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Результаты проверки оформляются актом (приложение № 27), хранящимся в отделе документооборота. О результатах проверки информируется руководитель администрации Правительства Кировской области.

3.4.14.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти немедленно сообщает руководителю администрации Правительства Кировской области, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю администрации Правительства Кировской области.

На утраченные документы, дела или издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем администрации Правительства Кировской области и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.

3.4.14.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой «ДСП» от одного работника другому в органе исполнительной власти производится под роспись в учетных формах с разрешения руководителя органа исполнительной власти. Передача подобных материалов из одного органа исполнительной власти в другой производится под роспись в учетных формах.

3.4.14.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение
документов, дел или изданий с пометкой «ДСП» в структурном подразделении, составляется в произвольной форме в двух экземплярах акт приема- передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого структурного подразделения. Один экземпляр акта передается в отдел документооборота.

3.4.14.13. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с
пометкой «ДСП» осуществляется отделом документооборота.

3.4.14.14. Вся поступившая в адрес Правительства области, подразделений корреспонденция, содержащая служебную информацию ограни-
ченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается
работником отдела документооборота.

В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой «ДСП» без вскрытия конвертов принимаются оперативным дежурным в здании № 1 Правительства области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику отдела документооборота.

Работник отдела документооборота, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки,
количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутст-вия в конверте (пакете) документов с пометкой «ДСП» или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

3.4.14.15. Документы с пометкой «ДСП» учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) – поэкземплярно.

Тираж издания с пометкой «ДСП», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.

3.4.14.16. Учет документов (изданий) с пометкой «ДСП» осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки «ДСП» (без кавычек). При большом объёме документов такие документы могут регистрироваться отдельно.