Организация работы с отправляемыми документами

3.4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти (внутреннее согласование), должностными лицами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и организациями (внешнее согласование) возлагается на орган исполнительной власти области.

3.4.6.2. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.4.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, лис-та (указателя) рассылки.

3.4.6.4. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем органа исполнительной власти или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

3.4.6.5. Порядок прохождения исходящих документов следующий:
составление документа, его изготовление, согласование, подписание (принятие, утверждение), регистрация и отправка.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Регистрация отправляемых документов

 

3.4.7.1. Документы, подписанные руководителем (заместителем
руководителя) органа исполнительной власти передаются на регистрацию в службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти, могут
регистрироваться в органах исполнительной власти и передаваться на
отправку в службу делопроизводства органа исполнительной власти).

3.4.7.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.4.7.3. Регистрация и вложение файла с электронным образом подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF в регистрационную карточку отправляемого документа осуществляется в день его подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

3.4.7.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в электронную базу данных органа исполнительной власти, используемую для учета, поиска, хранения и использования документов.

3.4.7.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии,
остающейся в деле организации.

3.4.7.6. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и подписью работника, ответственного за отправку корреспонденции.

3.4.7.7. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Отправка документов

3.4.8.1. Все исходящие документы Правительства области и структурных подразделений (кроме сообщений, передаваемых средствами факсимильной связи, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей органов исполнительной власти области) после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через экспедицию управления делопроизводства (далее – экспедиция).

Документы передаются в экспедицию для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.

3.4.8.2. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (с указанием точного названия организаций – адресатов, их почтовых адресов и количества направляемых им копий, если их число превышает одну), который подписывается руководителем органа исполнительной власти, готовившего документ.

Направление письма по электронной почте допускается в виде электронного образа подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF, выполненного на соответствующем бланке. Приложения к документу (формы для представления сведений и отчётов, таблицы и другие материалы, требующие направления ответной информации) следует направлять в исходном формате (Microsoft Word, Microsoft Excel).

3.4.8.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.4.8.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 31.07.2014 № 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.

3.4.8.5. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, вложение в конверты, адресование, запись номера документа в журнал регистрации, маркирование конвертов, составление списка простых почтовых отправлений в 2 экземплярах.

Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день, после указанного времени – на следующий день.

3.4.8.6. Корреспонденция, адресованная органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в отдел документооборота до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче законвертованной корреспонденции работникам фельдъегерской службы
и почтамта составляется реестр в двух экземплярах, один из которых после обработки корреспонденции возвращается в отдел документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном
носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или
электронной почтой принимает подразделение – исполнитель.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в УСДС с указанием номера телефона-факса адресата.

Документы, передаваемые исполнителем (курьером) на бумажном носителе, должны быть переданы адресатам под роспись в разносной книге.

3.4.8.7. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации ЗАТО Первомайский, сдается в экспедицию до 14 часов и отправляется, как правило, ежедневно простой по-чтой.

3.4.8.8. Срочная корреспонденция в день поступления передаётся по реестру в фельдъегерскую службу и доставляется по назначению в пределах г. Кирова на следующий день. Срочность доставки документа определяется Губернатором области или заместителями Председателя Правительства области либо начальником управления делопроизводства на основании просьбы руководителя органа исполнительной власти, подготовившего документ.

3.4.8.9. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.

3.4.8.10. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в экспедицию, второй экземпляр подписанного документа с визой исполнителя и визами согласования остается в соответствующем органе исполнительной власти.

Телеграммы и документы в адрес администрации г. Кирова, территориальных управлений по Ленинскому, Октябрьскому, Первомайскому и Нововятскому районам г. Кирова забираются из экспедиции, как правило, ежедневно сотрудником администрации г. Кирова.

Текст телеграммы экспедицией передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы по текущим вопросам, поступившие на отправку до 17.00, обрабатываются и отправляются в день поступления.

Телеграммы с грифом «Правительственная» или по чрезвычайным вопросам обрабатываются и отправляются незамедлительно работниками экспедиции или оперативным дежурным по Правительству области.

Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается оперативному дежурному по Правительству области в здании № 1, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт).

3.4.8.11. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, или заместителей Председателя Правительства области, или начальника управления делопроизводства.