Служебные (докладные) записки

Служебная (докладная) записка – документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Записка должна иметь адресат, наименование документа (заголовок к тексту), дату, регистрационный номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка оформляется на бланке (приложение № 16).

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю органа исполнительной власти.

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый руководителем (работником) структурного подразделения или органа исполнительной власти на имя руководителя другого структурного подразделения или органа исполнительной власти.

Служебная записка оформляется на бланке (приложение № 17).

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Телеграммы, телексы

3.3.10.1. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по
телеграфной сети общего пользования.

3.3.10.2. Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

3.3.10.3. Телеграммы (приложения № 23, № 24, № 25) составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы.

3.3.10.4. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего органа исполнительной власти, затем подписываются Губернатором области или заместителем Председателя Правительства области. В органах исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом.

Телеграммы категории «Правительственная» оформляются только за подписью Губернатора области.

3.3.10.5. Телеграммы составляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 (в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 16.02.2008 № 93,
от 03.06.2008 № 425, от 10.03.2009 № 219), по следующей форме: указание на категорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (регистрация в системе электронного документооборота, в иных органах исполнительной власти присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресатом.

Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через междустрочный интервал 24 пт, ограничивается правым полем документа и включает полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя.

Текст телеграммы должен быть кратким, четким. Текст печатается
через междустрочный интервал 36 – 48 пт от последней строки адресата от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 24 пт
прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название доку-мента, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства.

Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 24 – 36 пт от текста.

В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторный междустрочный интервал располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), ниже подписи в
левом углу документа указываются фамилия, имя, отчество и телефон
исполнителя.

3.3.10.6. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передается исполнителем в отдел документооборота после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму, с заверительной подписью и печатью организации.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

При адресовании телеграммы более чем в четыре адреса к ней прилагается и передается в отдел документооборота список рассылки (с указанием точного названия адресатов), составляемый и подписываемый исполнителем.

Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес органов местного самоуправления, перед телеграфным адресом получателя должна иметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352 (приложение № 24).

Если телеграмма одного содержания передается в адрес органов местного самоуправления области, то в отдел документооборота представляется 10 экземпляров такой телеграммы (приложение № 25).

3.3.10.7. Телеграммы, подписанные Губернатором области или заместителем Председателя Правительства области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передаются исполнителем оперативному дежурному в здании № 1 Правительства области для отправки: в один адрес – в одном экземпляре, нескольким адресатам – в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

Телефонограммы

3.3.11.1. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи (приложение № 26).

3.3.11.2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания,
заседания и т.д.).

3.3.11.3. Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять
правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце
передачи.

3.3.11.4. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, или заместителям Председателя Правительства области, или руководителям органов исполнительной власти, принимаются сотрудниками соответст-вующих аппаратов или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и после регистрации в отделе документооборота передаются для исполнения в соответствии с его указанием.

3.3.12. Составление, оформление, учёт, передача и приём мате-риалов с использованием средств факсимильной связи

3.3.12.1. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», с использованием средств факсимильной связи не разрешается.