Создание документов в Правительстве Кировской области, администрации Правительства Кировской области и органах исполнительной власти

Бланки с воспроизведением герба Кировской области

 

3.1.1. Для оформления правовых актов (постановлений, распоряжений, приказов) и писем используются бланки с воспроизведением герба
Кировской области, в том числе номерные.

Устанавливаются два основных формата бланков документов
А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

3.1.2. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей:

левое – от 2,75 до 3,5 см;

правое – не менее 1 см;

верхнее – не менее 2,5 см;

нижнее – не менее 2 см (на бланках формата А5 – 1,6 см).

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее
1 см, правого – от 2,75 до 3,5 см.

3.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Бланки воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Исключение составляют номерные бланки с изображением герба
Кировской области в цветном изображении, порядок изготовления которых изложен в подпунктах 3.1.7 – 3.1.13 данного раздела.

3.1.4. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями № 1 и № 2.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов отображены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.1.5. Для Правительства области, органов исполнительной власти, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков
документов:

бланк постановления согласно приложению № 3;

бланк распоряжения согласно приложениям № 4, № 6, № 7, № 8;

бланк указа согласно приложению № 5;

бланк приказа согласно приложению № 9;

бланк протокола согласно приложению № 10;

бланк письма согласно приложениям № 11, № 12;

бланк архивной справки согласно приложению № 13;

бланк письма должностного лица согласно приложению № 14;

бланк письма структурного подразделения согласно приложению
№ 15.

Для внутренних документов бланки проектируют без герба Кировской области:

бланк докладной записки структурного подразделения согласно
приложению № 16;

бланк служебной записки структурного подразделения согласно приложению № 17.

При подготовке документов в органах исполнительной власти
используются электронные шаблоны бланков документов.

Бланки органов исполнительной власти или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель органа исполнительной власти или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка оговорено в положении об органе исполнительной власти.

3.1.6. Бланки документов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

3.1.6.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, указа):

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

вид документа;

дата документа и регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа.

3.1.6.2. Для бланка письма:

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

справочные данные об органе исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа
адресанта.

3.1.6.3. Для бланка письма должностного лица:

герб Кировской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.6.4. Для бланка письма органа исполнительной власти (структурного подразделения):

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения;

справочные данные об органе исполнительной власти (структурном подразделении);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.6.5. При использовании общего бланка на нем указываются
следующие реквизиты:

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Образцы бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях № 3 – 17.

3.1.7. Бланки с воспроизведением герба Кировской области изготавливаются хозяйственным управлением администрации Правительства Кировской области (далее – хозяйственное управление) в типографии по заявке управления делопроизводства.

Хранение и учёт бланков Правительства Кировской области с
воспроизведением герба Кировской области возлагается на управление
делопроизводства.

Хранение и учёт номерных бланков Губернатора Кировской области с воспроизведением герба Кировской области возлагается на секретариат
Губернатора Кировской области.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых номерных бланков в органах исполнительной власти, назначаются их руководителями с определением этой функции в должностных
регламентах данных лиц.

3.1.8. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых
номерных бланках нумератором проставляют порядковые номера.

Учет и выдача под роспись органам исполнительной власти и структурным подразделениям гербовых номерных бланков Правительства
Кировской области ведется отделом документооборота. В журнале учёта номерных бланков используются реквизиты:

3.1.8.1. При поступлении бланков:

наименование вида гербового номерного бланка;

дата поступления;

количество экземпляров;

номер гербового бланка.

3.1.8.2. При выдаче бланков:

наименование вида гербового номерного бланка;

количество экземпляров;

номер гербового номерного бланка;

наименование органа исполнительной власти или структурного
подразделения;

фамилия и инициалы лица – получателя гербового номерного
бланка;

расписка в получении.

3.1.9. Журналы учёта номерных бланков включаются в номенклатуру дел.

3.1.10. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах.

3.1.11. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату в отдел документооборота, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в учетно-регистрационной форме.

3.1.12. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
номерных бланков в органах исполнительной власти проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом администрации
Правительства Кировской области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения руководителя администрации Правительства Кировской области.

3.1.13. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Правительства области предназначенных для рассылки копий
документов Правительства Кировской области на гербовом бланке.

Оформление реквизитов документов

 

3.2.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. С учётом Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства
Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых органами исполнительной власти:

а) герб Кировской области;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица – автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) идентификатор электронной копии документа;

ъ) отметка о поступлении документа.

3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.4. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

3.2.5. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям пункта 3.4.14
настоящей Инструкции.

3.2.6. При подготовке и оформлении указов, постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты «Кем подготовлен документ», «Указание о рассылке документа», «Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы», «Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы», «Указание об опубликовании правового акта», «Идентификатор электронной копии документа».

3.2.7. Схема расположения реквизитов документов и границы зон
на формате А4 углового и продольного бланков представлены в приложениях № 1 и № 2.

3.2.8. Документы Правительства Кировской области, органов исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке:

3.2.8.1. Реквизит «Герб Кировской области» помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области от 29.08.1995
№ 5-ЗО «О гербе Кировской области» (с изменениями, внесёнными законами Кировской области от 04.06.1997 № 5-ЗО, от 05.05.2003 № 156-ЗО,
от 28.12.2005 № 398-ЗО, от 03.12.2008 № 317-ЗО, от 06.12.2009 № 461-ЗО, от 27.09.2011 № 48-ЗО, от 03.10. 2011 № 63-ЗО, от 05.12. 2012 № 232-ЗО, от 09.12.2013 № 356-ЗО).

Изображение герба Кировской области на бланках нормативных правовых актов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования органа исполнительной власти, а на бланках писем – в верхнем поле углового штампа над серединой строк наименования органа исполнительной власти. Вертикальный размер герба не должен превышать 20 мм.

3.2.8.2. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти»

Наименование органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Сокращённое наименование органа исполнительной власти, закреплённое в учредительных документах, помещается в скобках ниже полного или за ним.

Если документ готовится совместно двумя и более организациями, то он оформляется не на бланке. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае подготовки документа организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне в алфавитном порядке.

Наименование органа исполнительной власти на продольном бланке помещается ниже герба Кировской области через интервал 18 пт* в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 14 Times New Roman.

Наименование органа исполнительной власти на угловом бланке
помещается ниже герба Кировской области (за исключением внутренних документов, на которых герб Кировской области не используется) в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания, как правило,
шрифтом № 14 Times New Roman.

На угловых бланках структурных подразделений администрации Правительства Кировской области ниже герба Кировской области (за исключением внутренних документов, на которых герб Кировской области не используется) печатается в две строки название организации «Администрация Правительства Кировской области» с прописной буквы буквами обычного начертания шрифтом № 12 Arial, а затем прописными буквами полужирного начертания, как правило, шрифтом № 14 Times New Roman печатается название структурного подразделения.

Аналогично проектируются угловые бланки писем структурных
подразделений органов исполнительной власти области.

3.2.8.3. Реквизит «Должность лица – автора документа»

Наименование должности лица – автора документа указывается на бланках индивидуальных правовых актов и бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Например, на бланке письма:

ГУБЕРНАТОР

КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

На бланках индивидуальных правовых актов должность лица – автора документа (Губернатор Кировской области, Председатель Правительства Кировской области) указывается перед реквизитом «Вид документа» (Указ, распоряжение).

3.2.8.4. Реквизит «Справочные данные об органе исполнительной власти»

Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи, и изложенной в подпункте 3.2.8.10 настоящей Инструкции.

3.2.8.5. Реквизит «Вид документа»

Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже на-именования организации или наименования должности лица – автора документа посередине текстового поля через интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 16.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.8.6. Реквизит «Место составления (издания) документа»

Место составления или издания документа (например, г. Киров) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем. Печатается обычным шрифтом размера № 14.

3.2.8.7. Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.), утверждения
(инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол), принятия решения (постановление Правительства Кировской области).

Дата документа проставляется рукописным способом должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записки, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими
цифрами: 18.01.2010.

При цифровом способе оформления даты, если цифра одна,
перед ней ставится 0, после цифры года буква «г» не проставляется. Например, дата 15 января 2015 года оформляется следующим образом: 15.01.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 февраля 2014 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида
документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля.

Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрено иное.

3.2.8.8. Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через дефис индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году.

Регистрационный номер входящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.6 Инструкции. Например, № 02-03-1115, где:
02 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 1115 – порядковый регистрационный номер документа.

Регистрационный номер исходящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.7 Инструкции. Например, № 10223-04-03,
где: 10223 – порядковый регистрационный номер документа, 04 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер исходящему документу присваивается
после его подписания и оформляется рукописным способом.

Регистрационный номер обращения граждан и организаций состоит из первой заглавной буквы фамилии заявителя (анонимного – из буквенного сочетания «Ан»), порядкового регистрационного номера и номера дела по номенклатуре дел, проставляемых через дефис.

Например, № Н-994-03-15, где Н – первая буква фамилии заявителя (Николаев), 994 – порядковый номер обращения, 03-15 – номер дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер устных обращений граждан и организаций состоит из буквенного сочетания «ПР» (прием), проставляемого через дефис порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв фамилии, имени и отчества лица, ведущего прием. Например: ПР-412/БНЮ.

Регистрационный номер коллективного обращения граждан и организаций (два и более подписавшихся гражданина, решения собраний, резолюции митингов и другие) состоит из буквенного сочетания «Кол» (коллективное), порядкового регистрационного номера обращения и номера дела по номенклатуре дел, проставляемых через дефис. Например,
№ Кол-994-03-15.

При получении повторного обращения по одному и тому же вопросу оно вновь регистрируется в СЭД с распечаткой РКК предыдущего документа и вместе с ней направляется по назначению.

Регистрационный номер обращения граждан и организаций, проставляемый в отделе по работе с обращениями граждан и организаций управления делопроизводства (далее – отдел по работе с обращениями граждан и организаций), состоит из первой заглавной буквы фамилии заявителя (либо буквенных сочетаний «Ан», «Кол» или «ПР») и порядкового регистрационного номера, проставляемого через дефис.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, со ответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Например: от 05.12.2001 № 9/21 от 17.12.2001 № 255 или от 14.11.2011 № 124/267.

3.2.8.9. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа
адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

На документах, оформленных на бланках, ссылка на исходящий
номер и дату документа адресанта проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового
поля на одинарный междустрочный интервал ниже реквизитов «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие данного заполненного реквизита исключает ссылку на
регистрационный номер отправителя в тексте документа.

3.2.8.10. Реквизит «Адресат»

Документы адресуют организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат печатается в правом верхнем углу документа в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита ниже границы верхнего поля на интервал 36 пт, выравнивается по левому краю ограничительной отметки и ограничивается правым полем документа.

При адресовании документа организации или её подразделению без указания должностного лица её наименование оформляется в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

или

Администрация Арбажского

района Кировской области

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например:

Министерство социального

развития Кировской области

 

Заместителю министра

 

И.О. Фамилия