Виды личных служебных документов

К личным документам относятся:

ü заявление;

ü расписка;

ü автобиография;

ü доверенность (личная);

ü резюме.

Заявление

Заявление ─ это документ, содержащий просьбу (как правило), жалобу или предложение лица (работника, потребителя, клиента).

Образец заявления

Декану ЭЭФ

Мурзину А.Ю.

от студента гр. 1─28

Петрова Н.А.

№ студ. билета …

Заявление

   Прошу допустить меня к пересдаче зачета по дисциплине «Основы деловой коммуникации» в связи с получением неудовлетворительной оценки.

04.02.2021                                                                     Петров  

 

Расписка

Расписка ─ письменный документ, подтверждающий какое-либо действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей      от учреждений (организации, предприятия) или частного лица.

Расписка должна содержать следующие реквизиты:

§ наименование вида документа;

§ дата;

§ основной текст, который включает указание должности, фамилий, имен и отчеств лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные получателя, контактные телефоны (по желанию), перечень порученного с указанием количества и стоимости – цифрами           и в скобках прописью с большой буквы;

§ подпись лица, давшего расписку.

Расписка не заверяется нотариусом.

Образец расписки

Расписка Я, Кудрявцева Надежда Александровна, 21.07.2000 года рождения (паспорт № 2401 658372, выдан ОВД Ленинского района г. Иваново 23.08.2014), зарегистрирована и проживаю по адресу: г. Иваново, ул. Лежневская, д.15, кв. 23), взяла в долг у Васьковой Любови Викторовны 22.06. 2001 года рождения (паспорт № 2430 438614, выдан ОВД Фрунзенского района г. Иваново 15.06.2013), проживающей по адресу: г. Иваново, ул. Парижской Коммуны, д. 16, кв. 8, сумму в размере 100 000 (Сто тысяч) рублей, которую обязуюсь вернуть 15 марта 2021 года. Расписка написана мною собственноручно. 15.03.2020                                                              Кудрявцева

 

Автобиография

Автобиография ─ это документ, в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника в хронологической последовательности.

В автобиографии освещают следующие вопросы:

· фамилия, имя, отчество, год рождения;

· образование (где, когда учился, в каком учебном заведении);

· время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую;

· воинское звание (если есть);

· награды, поощрения;

· семейное положение;

· сведения о родителях;

· домашний адрес, телефон, адрес электронной почты.

 

Автобиография пишется:

· собственноручно;

· в произвольной форме, без исправлений;

· в одном экземпляре.

Пример автобиографии

Я, Семенова Надежда Васильевна, родилась 24 июня 1994 года в городе Иваново. В 2001 году поступила в среднюю школу № …       г. Иванова. Окончила среднюю школу с отличием в 2012 году. В 2012 году поступила в Ивановский государственный энергетический университет на электроэнергетический факультет (дневное отделение). Окончила университет в 2016 году по направлению подготовки….              В 2016 году поступила на работу в компанию…, где работаю по настоящее время.

Отец, Семенов Василий Иванович, пенсионер. Мать, Семенова Анастасия Александровна, главный врач поликлиники №….

Не замужем.

Домашний адрес: г. Иваново, ул. Ленина, д. 12, кв.34.

м.т. ….   

е-mail: …

10.05.2021                                                  Семенова

Доверенность

Доверенность ─ официальный документ, которым организация или отдельное лицо предоставляет право другому лицу совершить от лица доверителя какие-либо действия, точно указанные в доверенности.

 

Доверенности могут быть официальными и личными.

Личная доверенность выдаётся для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии), на управление имуществом, получение права на наследство.

 

Образец личной доверенности

Доверенность Я, Кудрявцева Надежда Александровна (паспорт № 2401 658372, выдан ОВД Ленинского района г. Иваново 23.07.2014), проживающая по адресу: г. Иваново, ул. Лежневская, д.15, кв. 23, доверяю получить причитающуюся мне стипендию за май 2021 года Васьковой Любови Викторовне (паспорт № 2430 438614, выдан ОВД Фрунзенского района г. Иваново 15.06.2013),  проживающей по адресу: г. Иваново, ул. Парижской Коммуны, д. 16, кв. 8).  22.06.2021                                                    Кудрявцева Подпись Кудрявцевой Надежды Александровны удостоверяю. Ст. инспектор отдела кадров (название учреждения) Иванова С.И.  23.06.2021                                                       Иванова

 

Резюме

Резюме – этопрезентационный документ, составляемый соискателем вакансии, содержащий необходимые для трудоустройства сведения     и направляемый потенциальному работодателю в целях получения работы.

 

Так как на просмотр одного резюме работодатели и рекрутеры тратят   7–8 секунд, важны:

· соответствие содержащейся в документе информации вакантной должности (она должна быть адаптирована под позицию, то есть желаемую должность);  

· точность формулировок.

Базовая структура резюме

К базовой структуре резюме относятся:

· Личная информация (ФИО полностью, дата рождения), контакты: e-mail (должен иметь деловой характер), номер мобильного телефона.

· Фото (желательно): качественная фотография должна создавать представление о кандидате, привлечь внимание, расположить       к себе, вызвать доверие. Должно быть хорошо видно лицо. Лучше портретная фотография, не фото с паспорта и не селфи. Не должно быть посторонних объектов.

· Желаемая должность (конкретное название должности).

· Образование: название вуза полностью, факультет, направление подготовки или специализация, год окончания.

· Опыт работы: место работы, должность, период работы, должностные обязанности (суть), результаты и достижения (конкретные и измеримые). Практика, стажировка, неофициальное трудоустройство, опыт в компаниях, которые закрылись, краткосрочная подработка – это тоже опыт работы.

· Дополнительная информация: водительские права (категория), уровень владения компьютером, иностранными языками, личные и деловые качества и др.

Онлайн-конструкторы резюме

На многих сайтах, как правило, предлагается заполнить уже готовые онлайн-конструкторы резюме. Большинство онлайн-конструкторов резюме содержат такие разделы в следующей последовательности:

1. Основная информация. В ней дополнительно к базовой информации часто требуется указать желаемую зарплату, занятость (полная, частичная, стажировка), график работы (полный день, сменный график, гибкий график, вахтенный метод, удаленная работа), готовность                      к командировкам.

2. Личная информация. Дополнительно к базовой информации часто требуется указать город проживания, готовность к переезду (невозможен, возможен, нежелателен, желателен), семейное положение (холост – женат, замужем – не замужем), наличие детей.

3. Опыт работы.

4. Образование. Дополнительно к базовой информации требуется указать уровень образования (высшее, высшее неполное, среднее профессиональное), не только вуз, но и форму обучения.

5. Курсы и тренинги.

6. Иностранные языки и компьютерные навыки. Оформляется на многих сайтах как самостоятельный раздел, указывается уровень владения иностранными языками и компьютерными навыками (конкретно).

7. Дополнительная информация. Помимо базовой информации, указываются служба в армии (для молодых людей), рекомендации (название организации, имя и контактные данные представителя, который мог бы дать резюме), занятия в свободное время.

Некоторые сайты предлагают для заполнения развернутый макет резюме. Например, на популярном сайте «Зарплата.ру» в блоке «Личная информация и контакты» требуется в дополнение к базовой информации указать город и район проживания, наличие гражданства РФ, в блоке «Пожелания к работе» указать специализацию (желаемую сферу деятельности, например «Энергетика»). Обязательными для этого сайта являются блоки «Профессиональные навыки» (описание навыков, важных для данной профессиональной сферы), «Рассказ о себе» (профессиональные интересы, личные и деловые качества, хобби              и увлечения). Факультативными для сайта «Зарплата.ру» являются блоки «Повышение квалификации, курсы» (онлайн-курсы, тренинги       и др.), «Портфолио» (дать ссылку на сайт, где можно посмотреть работы кандидата или добавить файлы с ними), «Социальные сети» (ссылки на активный аккаунт кандидата»).

Сопроводительное (мотивационное) письмо

Обычное резюме (не онлайн) высылается как приложение                        к сопроводительному (мотивационному) письму. Сопроводительное письмо – это краткое обращение, в котором объясняются мотивы отклика на вакансию. В нем не повторяется информация резюме.

Сопроводительное письмо может быть расширенным и кратким.

Расширенное сопроводительное письмо должно отражать мотивацию кандидата работать в этой должности и в этой компании, содержать дополнительную информацию в пользу автора. Отмечаются только сильные стороны кандидата.

Структура расширенного сопроводительного письма такова:

1. Вступление. Приветствие и уточнение вакансии.

2. Основная часть, содержащая краткую информацию об опыте               и достижениях  и ответы на вопросы: «Почему именно я претендую      на эту должность?», «Чем я полезен компании?»

3. Заключительная часть. Заключительные формулы вежливости.

Пример расширенного сопроводительного письма

Уважаемый Александр Юрьевич!

    На сайте … я узнал, что в Вашей компании открыта вакансия инженера-программиста.

Ознакомившись с перечнем квалификационных требований,           я пришел к выводу, что могу претендовать на данную должность.      Я работаю в сфере программирования около двух лет. В течение этого времени успешно работал в компании «Samsung Research Center»          (г. Москва) в должности инженера-программиста (по направлению «Виртуализация»). Принимал участие в разработке аппаратно-зависимых библиотек и драйверов устройств, за что был отмечен благодарностью руководства компании, приобрел навыки                     в системном программировании. Прошел стажировку в …. Имею опыт работы с интерфейсами USB, «Манчестер», а также портирования ОС Linux под различные архитектуры.

    Буду признателен, если Вы найдете возможность встретиться       со мной для обсуждения возможного сотрудничества.

Приложения: резюме, рекомендательное письмо.

 

Плюсом для кандидата является упоминание в расширенном сопроводительном письме сведений о компании, что показывает искренний интерес к ней.

Сопроводительное письмо может быть кратким. Приведем пример:

Уважаемые господа (Уважаемый ФИО)!

Прошу рассмотреть мое резюме на вакансию инженера-проектировщика релейной защиты автоматизации. Буду рад получить   от вас (Вас) приглашение на собеседование.

        ФИО кандидата на должность, телефон

Задания к теме

«Служебные документы»

Задание 1. Ответьте на вопросы.

 

1. В чем состоит различие понятий унификация и стандартизация?

2. Как соотносятся понятия реквизиты и формуляр документа?

3. Какие функции выполняют служебные документы?

4. Как служебные документы классифицируют по назначению?

5. Какие виды документов относят к личным служебным документам?

6. В чем заключается принципиальная разница таких документов, как заявление, объяснительная записка и докладная записка?

7. Чем различаются автобиография (как вид документа) и резюме?

Задание 2. Укажите, какие документы необходимо написать                     в следующих ситуациях.

 

1. Вы нарушили распоряжение декана факультета.

2. Вам необходимо досрочно сдать экзамены.

3. Вы хотите перевестись с одного факультета на другой.

4. Вам необходимо, чтобы вашу стипендию вместо вас получил староста группы.

5. На время летней практики вы берете на кафедре ноутбук.

Задание 3. Опираясь на образец, напишите заявление от своего имени декану своего факультета с просьбой пересдать зачет по дисциплине «Основы деловой коммуникации».

*Задание 4. Уточните на сайте вуза точное название своего направления и профиля подготовки (бакалавры) или специальности и специализации (специалисты). Выясните, в каких российских компаниях работают выпускники вашего факультета. Изучите карьерные сайты этих компаний и подготовьте информационное сообщение или презентацию на тему «Полезность карьерного сайта компании «…» для выпускников нашего факультета».

 

*Задание 5. Проанализируйте несколько онлайн-конструкторов резюме. (например, на сайте https://simpledoc.ru/resume/)

Сделайте вывод, какая в них содержится обязательная                                 и факультативная информация. Чем различаются онлайн-резюме?

На какие особенности заполнения резюме вы обратили внимание        с точки зрения перспектив будущего трудоустройства и того обстоятельства, что по окончании вуза вы будете начинающим специалистом?

Задание 6. Найдите на карьерных сайтах профильных компаний вакансию по своему направлению подготовки (специальности). Напишите резюме с учетом того, что вы являетесь молодым специалистом, выпускником ИГЭУ.

Тема 15.

Деловая переписка

 

План

1. Классификация деловых писем.

2. Характеристика некоторых видов деловой переписки.

3. Основы письменного делового этикета.

4. Правила деловой e-mail переписки.

Классификация деловых писем

В современном мире деловой контакт нередко начинается с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия.             При классификации деловых писем учитывают ряд признаков:

1. По тематическому признаку выделяют:

1)Коммерческие письма ( оформляют, регистрируют заключение            и выполнение коммерческой сделки, решают вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения). К ним относят письма-предложения,  рекламные (презентационные) письма, гарантийные письма, рекламации (письма-претензии).

2) Функциональные (деловые, служебные) письма(решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами). К ним, например, относятся информационные письма (письмо-извещение, письмо-уведомление, сопроводительное письмо), письма-запросы, письма-ответы.

2. По степени официальности можно выделить: 

1) Официальные письма:	2) Частные письма:
· письма-просьбы; · письма-сообщения; · письма-запросы; · письма-подтверждения; · письма-рекламации; · письма-предложения; · информационные письма; · гарантийные письма; · презентационные письма; · сопроводительные письма	· письма-поздравления; · письма-приглашения; · письма-извинения; · благодарственные письма      · письма для обращения             в различные инстанции              в частном порядке

3. По функции деловые письма делят на такие виды:

1) инициативные письма;

2) письма-ответы.

Инициативные в свою очередь подразделяются на письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо - предложение (оферта), письмо-рекламация (претензия), письмо-приглашение, и письма, не требующие ответа. Последние констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. К ним, например, относятся:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

4. По признаку адресата деловые письма можно разделить на две группы:

1) обычные (направляются одному получателю);

2) циркулярные (рассылаются одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинѐнным организациям).

5. По композиции принято выделять письма:

1) одноаспектные (рассматривается один вопрос);

2) многоаспектные (затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом).

6. По форме отправления деловые письма делят на три группы:

1) традиционные почтовые отправления (обычно письма, имеющие юридическое значение, например: договор, оферта, рекламация);

2) электронные письма;

3) факсы.

Электронная почта и факс используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы не имеют. Письма, имеющие большое юридическое значение, высылаются обычными почтовыми отправлениями. Почта дает возможность передать послание заказным письмом с уведомлением о вручении, которое в свою очередь будет свидетельствовать о том, что адресат гарантированно его получил. Самым эффективным способом отправки деловой корреспонденции будет совмещение двух вариантов: отправка копий письма через обычную и электронную почту.

7. По цели деловые письма делят на информационные, создаваемые        в целях передачи информации, и рекламные, цель которых заключается в том, чтобы расширить клиентскую базу, найти новых деловых партнеров, стимулировать их к заключению сделки.

8. По структуре принято выделять регламентированные                  и нерегламентированные деловые письма.

Регламентированные письма решают типичные вопросы регулярных ситуаций. Они составляются по образцу и используют:

· определенный формат бумаги;

· стандартный состав реквизитов;

· четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей:             в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых создается вторая, основная часть письма;

· стандартные синтаксические конструкции и языковые формулы (устойчивые обороты, словосочетания).

Приведем примеры стандартных языков формул, использующихся    в деловых регламентированных письмах: