Сценарии проведения совещания

Совещание можно проводить по разным сценариям:

1. Доклад. Определяется ключевой докладчик или несколько докладчиков, которые выступают по теме не более 7 минут. Затем участники обмениваются своими мнениями, отмечая степень согласия с выступающими докладчиками.

2. Обсуждение. Ведущий предлагает высказаться по проблеме каждому из участников совещания, предложить свой способ решения проблемы. В конце отводится время для вопросов и подведения итогов ведущим.

3. Мозговой штурм. Ведущий  за 5–7 минут обозначает проблему и хаотично задает вопросы участникам совещания. Они должны генерировать как можно больше идей, позволяющих разрешить проблему.

При этом сценарии важна непринужденная атмосфера, позволяющая свободно высказываться, не бояться оценивания, критики.

Сценарий совещания «Мозговой штурм» имеет разновидности, например:

1) Совещание «По кругу». Каждый участник по очереди (по кругу) высказывает свою позицию.

2)Совещание «Номинальная группа». Требует от ведущего подготовленности и 2–3 часа на проведение.

Совещание по сценарию «Номинальная группа» имеет следующую структуру:

1) Вводная часть (5─10 минут). Ведущий озвучивает цели и задачи, обозначает этапы проведения, правила взаимодействия (активность, этичность поведения).

Участники делятся на две группы, в каждой из них выбираются ответственные, которые еще раз для своей группы проговаривают цели и задачи.

2) Молчаливое генерирование идей (10 минут). Каждый участник                  в полной тишине записывает свои идеи, даже необычные и спорные.

3) Неупорядоченное перечисление идей (40─50 минут). Каждый          по очереди зачитывает свои идеи, помощник ведущего фиксирует ихна доске, оценка идей не допускается.

4) Уяснения идей (30─40 минут). Ведущий зачитывает каждую идею (предложение), любой участник может разъяснять свою идею. Другие участники могут отклонять идеи, уточнять, объединять. Если хотя бы один человек не согласен с выдвинутой идеей, она не принимается.

5) Выбор и ранжирование (10─15 минут). Из оставшегося перечня каждый выбирает от 4 до 8 предложений (идей) и ранжирует их                   по значимости, затем в течение 1–15 минут проходит подсчет голосов. 

6) Заключительная часть (5─10 минут). Обсуждаются итоги голосования, ведущий отмечает предложения (идеи), получившие самое большое признание, благодарит участников и мотивирует их                 на достижение успеха.

Задания к теме

 «Деловое совещание»

Задание 1. Вы хотите оценить, насколько эффективно было подготовлено и проведено деловое совещание. В связи с этим вам необходимо заполнить экспертный лист оценки. Запишите не менее 10 вопросов, по которым вы будете это сделать. Продумайте последовательность этих вопросов.

Ответьте на вопрос: Как можно оценить результативность делового совещания?

Пример экспертного листа

	Вопросы	Да	Нет
1.	Правильно ли была сформулирована повестка дня?
2.	Вовремя ли были разосланы документы перед совещанием?
3.	…

Задание 2. Ответьте на вопрос: Какие проблемы студенческой жизни требуют коллективного обсуждения в вашей академической группе?

Задание 3. Представьте, что вы хотите обсудить в студенческой группе важную для вашего коллектива проблему. Вы не можете единолично принять такое решение и поэтому решаете провести деловое совещание с приглашением всех студентов вашей группы (а также, возможно, куратора группы, заместителя декана факультета по воспитательной работе).

Выберите сценарий проведения совещания:

1. Форма традиционная – доклад. Сформируйте повестку дня этого совещания.

2. Форма проведения – мозговой штурм (разновидность сценария – «номинальная группа»). Разработайте сценарий игры, обсудите его    с преподавателем.

Организуйте и проведите при поддержке преподавателя деловое проблемное совещание по данному сценарию в своей группе.

Задание 4. Предложите свою реальную или шуточную ситуацию, которая могла бы лечь в основу разработки сценария игры «Деловое совещание» в вашей группе. Опишите проблемную ситуацию. Сформулируйте цель совещания.

При выполнении задания используйте творческий опыт первокурсников инженерно-физического и электроэнергетического факультетов ИГЭУ.

I.Реальная ситуация

Выгруппа студентов, занимающихся научно-исследовательской деятельностью на тему «Исследование и разработка моделей расчета предельных режимов электрических систем». Вашей группе предложили выбрать кандидата, который будет представлять ваш проект на научно-технической конференции студентов, аспирантов    и молодых ученых «Энергия». Цель совещания: определить, кто        из студентов-разработчиков проекта выступит на конференции.

II.Шуточные ситуации

1. Руководство компании по производству воздушных шаров «Винни Пух» терпит убытки из-за однообразного дизайна.

Цель совещания: найти способы привлечения покупателей и подобрать оригинальный дизайн воздушных шаров.

2. Компания «ЭС КАК ДОЛЛАР» производит товар для магазинов приколов. К сожалению, хит прошлого сезона – змея, выпрыгивающая из банки с орешками, потерял свою популярность.

Цель совещания – придумать новый продукт и разработать план по его изготовлению и распространению.

3. Руководство компании «Новое велопоколение» решило разработать совершенно новый велосипед, приобрело патент, закупило современное оборудование, но столкнулось с проблемой реализация сбыта.

Цель совещания – разработать план мероприятий по продвижению новой для компании продукции.

4. Администрация ИГЭУ находится в крайне неустойчивом положении из-за образовавшейся в стенах вуза опасной группировки. Они называют себя «Интеллигенция в чёрном». Члены этой группировки нарушают многие правила пребывания в университете. Они могут себе позволить брать книги из библиотеки без читательского билета, а также они знают о совершенно секретном переходе из корпуса Б в корпус В.     Цель совещания – оценить степень опасности этой группировки и разработать программу дальнейших действий по ее нейтрализации.

*Задание 5. Подготовьте устное сообщение на 5 минут на тему «Современные нетрадиционные формы проведения деловых совещаний: российский и зарубежный опыт». Подберите самостоятельно информацию в Интернете, остановитесь более подробно на самом интересном примере. Выступите перед своей студенческой группой с этой информацией. Сообщение должно соответствовать требованиям к публичным выступлениям и может сопровождаться презентацией.

 

*Задание 6. Разработайте рекомендации по повышению эффективности деловых совещаний, используя материалы Интернета на эту тему. Подготовьте выступление перед группой на эту тему, соблюдая требования к публичным выступлениям.

Тема 11.

Деловые переговоры

 

План

1. Понятие деловых переговоров.

2. Виды переговоров.

3. Этапы деловых переговоров.

4. Вопрос как средство управления ходом переговоров.

5. Стратегии и тактики ведения переговоров.

6. Конфликты в деловых переговорах.

Понятие деловых переговоров

Деловые переговоры – это форма делового взаимодействия, целью которого является достижение соглашения, реализация которого возможна при совместном участии всех сторон.

Главная цель переговоров – достижение соглашения.Чтобы переговоры были результативными, необходимососредоточиться на общих интересах участников,   а не на разнице в позициях.

Виды переговоров

Существуют разные классификации видов переговоров в зависимости от уровня представительства, целей, числа участников, формы реализации и др. Рассмотрим классификацию видов переговоров     по форме реализации – критерию, значимому с практической точки зрения.

Виды переговоров	Особенности
1. Официальные и неофициальные	Официальные переговоры проводят строго по установленной процедуре. Результатом официальных переговоров является соглашение, подписанное всеми сторонами, неофициальных переговоров – устная договоренность сторон
2. Внутренние и внешние	Внутренние переговоры проводятся между коллегами, подчиненными и руководителями, внешние – с партнерами и клиентами
3. Личные и опосредованные	Личные переговоры проходят при личной встрече, опосредованные – с помощью телефона или онлайн
4. Прямые и непрямые	Прямые переговоры проходят без посредников, непрямые – при участии посредников, к которым есть доверие всех сторон

Этапы деловых переговоров

 

В организации и проведении переговоров выделяют три этапа:

1. Подготовка переговоров.

2. Реализация переговоров.

3. Завершение переговоров и анализ результатов.

Подготовка переговоров

Успех переговоров во многом зависит от качества подготовки.

Организационная часть подготовки связана со следующими моментами:

1) установление контакта между сторонами (например, по телефону, электронной почте);

2) согласование времени и места для переговоров;

3) в случае необходимости подбор представителей делегации;

4) формулировка плана и программы встречи.

Содержательная часть подготовки включает:

1) определение проблемы (для чего необходимо провести переговоры?);

2) сбор и анализ необходимой для переговоров информации (в том числе информации о другой стороне переговоров);

3) выявление основных интересов всех участников переговоров;

4) определение своей цели;

5) определение стратегии и тактики (в том числе прогнозируемых конфликтных ситуаций);

6) подготовка вариантов решения (в том числе идеального и вынужденного);

7) подбор аргументов на возможные возражения партнеров;

8) продумывание предполагаемых предложений партнеров, которые следует обязательно отклонить, и аргументов, с помощью которых это можно сделать.

Реализация переговоров

На каждом этапе реализации переговоров решаются свои задачи.

 

Этапы реализации переговоров	Задачи этапа
1.Начало переговоров	Установление контакта (дружеское рукопожатие, представление сторон), согласование темы и цели переговоров, последовательности рассматриваемых вопросов
2. Обмен информацией	Раскрытие друг перед другом  своих интересов и целей
3. Обсуждение позиций	Аргументация предлагаемых решений участниками переговоров
4. Согласование позиций	Диалог для поиска компромисса

 

Завершение переговоров и анализ результатов

На этом этапе принимается решение и достигается согласие. С этой целью:

1) выбирается одно из предложенных решений;

2) достигается формальное согласие (составляется юридический документ: договор, контракт, резюме, протокол, план дальнейших действий);

3) подводятся итоги (отмечаются моменты, по которым было достигнуто согласие сторон). 

Анализ итогов необходим для самооценки, для отчета руководству. Обычно обсуждаются такие вопросы:

1. Что не было учтено при подготовке к переговорам и почему?

2. Правильно ли были определены интересы и цели парнера?

3. Чего мы действительно достигли на переговорах по сравнению           с поставленной целью?

4. Какие действия способствовали успеху (неуспеху)?

5. Какие неожиданности возникли на переговорах и почему?

6. Пришлось ли в ходе переговоров идти на уступки и почему?

7. Кто и что должен сделать, чтобы повысить эффективность переговоров?