Правила деловой e - mail переписки

В настоящее время в деловой коммуникации активно используется        e-mail переписка. Важно помнить     о следующих правилах:

1. Заполнять поле «Тема письма» адекватно его содержанию и цели. Тема письма не должна превышать в объеме 50 символов, чтобы могла полностью отображаться и на мобильных устройствах.

2. Соблюдать правило «одно письмо ─ один информационный повод и одно целевое действие».

3. Использовать в письме приветствие и персональное обращение           к адресату.

4. Сообщать адресату о получении его письма.

5. Отвечать по возможности оперативно. Если по каким-то причинам сразу ответить не удается, сообщить адресату, что письмо получено, и указать время последующего ответа. В деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум в течение дня. Психологически критическая временная граница ответа ─ 48 часов после получения письма.

6. Помещать блок контактной информации в конце каждого письма,  а не только в первом письме.

7. Сохранять историю переписки, а не начинать ответ как новое сообщение при ответе на письмо.

8. Дублировать или цитировать вопрос, а потом давать на него ответ,

если в письме необходимо ответить на несколько вопросов.

9. Уделять внимание аспектам конфиденциальности: удалять                  из истории переписки моменты, не предназначенные для прочтения третьими лицами.

10. При наличии приложений к электронному письму, о них следует сказать в тексте основного письма и сообщить, какая информация там находится.

11. Не отправлять файлы без сопроводительного письма.

12. Не отправлять письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.

13. Если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.

14. Не давать электронный адрес другого человека без согласования       с ним.

Задания к теме

«Деловая переписка»

Задание 1. Дайте характеристику письму-рекламации с учетом данной в учебном пособии классификации деловых писем по разным признакам. Обоснуйте свой ответ.

Задание 2. Определите, к какому виду деловых писем можно отнести данные формулировки. Обоснуйте свой выбор.

1. Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд.

2. В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку….

3. Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар….

4. Доводим до Вашего сведения....

5. Представляем на Ваше рассмотрение следующее предложение....

6. Надеемся получить ответ в ближайшее время....

Задание 3. Прочтите деловое e-mail письмо, посланное студентом преподавателю. Исправьте его в соответствии с требованиями к деловой email-переписке. Запишите полученный текст.

E-mail: [e-mail]

Тема: От Смирнова Кирилла Евгеньевича

Уважаемая, Иванова Ирина Сергеевна.

Доброго времени суток! Я хочу сказать на счет ПК1. Из-за того, что        я болел, я не присутствовал на ПК1 в основные сроки. Я хотел бы сдать ПК1 в другое время, если такая возможность есть. Прошу вас пойти мне на встречу. Можем провести в любое удобное для вас время. Заранее спасибо. Буду очень признателен, если вы дадите ответ в течении этой недели.

С уважением Смирнов Кирилл, студент гр. 1-27

Контактная информация:

Телефон: …

E-mail: …

Задание 4. Исправьте ошибки в употреблении производных предлогов.

 

1. Согласно Указа Президента Российской Федерации эти дни объявлены официальными нерабочими днями с сохранением за работниками заработной платы.