I . Текстовые нормы документов

Общие требования к тексту документа

К документам предъявляются следующие требования:

1. Высокая степень унификации (приведения к единообразию). Унификация, например, проявляется в использовании:

1) общепринятых наименований документов: докладная записка, объяснительная записка, доверенность, справка, акт и т.д.;

2) языковых формул (стандартных фраз, речевых клише);

3) общепринятых наименований коммуникантов по их социальной роли в данной ситуации общения (получатель, соавтор, вкладчик, поставщик и т.д.).

Унификация является следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости ситуаций делового общения.

2. Соответствие требованиям стандартизации. С тандартизация  ─ это установление в государственном масштабе правил и требований         к разработке и оформлению документов.

Существуют следующие виды стандартов:

· ГОСТы – государственные стандарты.

· ОСТы – отраслевые стандарты.

· СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Кроме того, при написании документов следует учитывать такие текстовые особенности, как:

1) полнота информации  (достаточность для принятия решения);

2) точность, достоверность информации;

3) лаконизм (краткость);

4) логичность;

5) отсутствие эмоциональности, субъективности, нейтральный тон повествования.

Вид документа выбирают в соответствии с официально-деловой ситуацией и конкретной целью (например, если необходимо попросить о чём-то в ситуации делового общения, то нужно написать заявление).

Формуляр и реквизиты документа

Выбор вида документа обусловливает формуляр документа и его реквизиты. Без реквизитов документ считается недействительным.

Формуляр – это набор реквизитов и порядок их расположения               в документе. Реквизиты – обязательные информационные элементы документа.

 

Схема написания документа такова:

официально-деловая ситуация —> цель —> вид документа —> формуляр документа —> текст документа.

Оформление реквизитов

В состав реквизитов входит 30 наименований. Среди них наибольшую частотность употребления имеют:

1. Адресант – автор документа.

2. Адресат – тот, кому адресован документ.

Должность лица, которому адресован документ, указывают                              в дательном падеже, например: «Ректору ИГЭУ Тарарыкину С.В.».

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают после фамилии. При адресовании документа организации наименование организации и ее структурного подразделения указывают                                  в именительном падеже.

3. Наименование вида документа. В некоторых документах наименование указывать обязательно (например, в заявлении, докладной записке, доверенности), а внекоторых оно не пишется, например,                  в деловых письмах (исключение – гарантийное письмо).

4. Текст документа.

5. Дата (12 июля 2020 г. или 12.07.2020).

6. Подпись автора документа (при расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией).

Есть понятие самоименование должностного лица, подписывающего документ: это указание на занимаемую должность и название организации, если документ направляется не на бланке учреждения, в противном случае указывается только должность.

Электронная подпись – это самостоятельный реквизит. Пишется «Документ подписан электронной подписью», и указываются:

§ номер сертификата ключа электронной подписи;

§ Ф.И.О. владельца сертификата;

§ срок действия сертификата ключа электронной подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института     Личная подпись (Расшифровка подписи)

Главный бухгалтер       Личная подпись (Расшифровка подписи)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При расшифровке подписи инициалы указывают перед фамилией.

7. Ограничение доступа к документу. Это отметка                                       о конфиденциальности, как правило, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников.

Ставится при работе с информацией, доступ к которой ограничен законом. Этот реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

В состав реквизита включаются ограничительные надписи «Конфиденциально», «Персональные данные», «Коммерческая тайна» и т. п.

8. Печать. По ГОСТу запрещается захватывать печатью личную подпись. Печать ставится на свободном от текста месте или на части наименования должности.

9. Отметка об исполнителе. Фамилия, имя и отчество лица, исполнившего документ, пишутся полностью. Указывается номер его телефона. Кроме номера телефона, можно указать электронный адрес, должность и наименование подразделения.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Текст можно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа. Листы нумеруются посередине. Отступ сверху не менее 1 см. Для всех документов принято оставлять широкие поля (слева и справа – по 2,5 см.).

Не рекомендуется печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом.

 

Функции документов

Письменная деловая коммуникация осуществляет документальное фиксирование информации и является инструментом деловых взаимоотношений.

Служебные документы выполнят следующие функции:

· Информационную. Документ вне зависимости от его вида создается, прежде всего, для хранения и передачи информации.

· Коммуникативную. Важнейшее значение документа – выступать в качестве средства связи между отдельными частями общественной структуры (учреждениями, подразделениями, департаментами и т.п.).

· Управленческую. Документ является действенным инструментом управления. Эта функция свойственна документам, специально создаваемым для целей управления (планы, отчеты, должностные инструкции и т.п.).

· Правовую. Документ закрепляет правоотношения, возникающие между организациями, хозяйствующими субъектами, юридическими или физическими лицами.

Классификация документов

Существует общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). Документы можно классифицировать по разным основаниям, в том числе по назначению.

Классификация документов по назначению

По назначению выделяют:

- организационные документы (регламентируют деятельность организации или предприятия: устав, положение, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы (содержат конкретные распоряжения: постановление, приказ, распоряжение, решение);

- документы по персоналу предприятия (документы по личному составу): трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты;

- информационно-справочные документы: протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, служебная записка;

- личные документы: автобиография, резюме, заявление, расписка, доверенность (личная).

В них сотрудники персонально обращаютсяс просьбами, жалобами, ходатайствами и т.д. к руководству предприятия или в государственные учреждения.