Формы устной деловой коммуникации

 

Выделяют следующие основные формыустного делового общения:

Ø деловая беседа;

Ø деловое совещание (собрание);

Ø деловые переговоры;

Ø публичные мероприятия (пресс-конференция, круглый стол, форум);

Ø различные формы публичных споров:

1) дискуссия – публичный спор, целью которого является выяснение, сопоставление различных точек зрения в целях поиска истинного мнения;

2) диспут – публичный спор на научную или общественно важную тему;

3) полемика – борьба противоположных мнений с целью отстоять свою точку зрения, опровергнуть мнение оппонента;

4) дебаты, прения – обмен мнениями при обсуждении докладов, сообщений, выступлений на научных конференциях;

Ø публичная речь (доклад, сообщение, приветствие, поздравительная речь и др.);

Ø презентация;

Ø деловые завтраки, обеды, ужины, фуршеты.

Основы ведения деловой беседы

 

Деловые беседы получили широкую распространённость среди других форм деловой коммуникации.

Деловая беседа – это форма устного взаимодействия, целью которого является установление деловых отношений или решение деловых проблем.

 

Деловая беседа требует специальной подготовки, она заранее планируется, поэтому это специально организованный разговор.

Целями деловой беседы являются:

1)установление и поддержание деловых контактов;

2) совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей;

3) контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

4) обмен деловой информацией.

Выделяют три этапа ведения деловой беседы:

· начало беседы

Целями начала беседы являетсяустановление контакта, снятие напряженности, создание располагающей деловой обстановки. На этом этапе рекомендуется использовать «Вы-подход»– это умение ведущего беседу поставить себя на место собеседника, предположить ответы на вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?», «Как бы мы реагировали на его месте?».

· основная часть

Целями этой части являются передача и получение информации, обсуждение проблемы, аргументирование своей позиции, анализ и проверке позиции собеседника, опровержение доводов собеседника или нейтрализация его позиции, вовлечение собеседника в совместную выработку решения.

· завершение беседы

На этом этапе принимаются решения, фиксируются договоренности                  в устной или письменной форме.

Завершить беседу можно следующими фразами:

– Давайте подведем итоги.

– Мы подошли к концу нашей беседы. В результате обсуждения можно сделать выводы, что….

Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее два-три варианта заключительных положений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них (более мягкие ли более жесткие) по форме озвучить.

Собеседование (интервью) при приеме на работу как разновидность деловой беседы

Цели и этапы собеседования

 

Собеседование – важный этап получения желаемой должности.

Цель собеседования для работодателя (рекрутера) ─ найти подходящего для этой должности и компании кандидата.

Для этого он оценивает:

· его профессиональные навыки;

· опыт работы;

· деловые и личностные качества;

· степень заинтересованности в данной работе;

· готовность работать с максимальной отдачей.

Если претендент уже имеет опыт работы, то цели собеседования расширяются: возникает желание выявить объективные свидетельства его успехов и неудач на прежнем месте работы, так как это позволит понять, что можно ожидать от него в будущем.

Цель собеседования для кандидата ─ убедить в следующем:

· он соответствует вакантной должности;

· сможет быть полезным компании.

Собеседование обычно состоит из двух этапов.

Этапы собеседования:

речь-представление (самопрезентация) + интервью

 

Тезис речи-представления: Я соответствую вакантной должности,               на которую претендую, так как у меня есть:

1) соответствующие компетенции (знания, умения, профессиональные навыки);

2) опыт работы (в данной сфере);

3) необходимые деловые и личностные качества.

Говоря о себе, следует сказать,какими вы конкретно обладаете навыками, какой конкретный опыт имеете, какими деловыми и личностными качествами действительно обладаете (приводя конкретные примеры). Важно, чтобы эта информация соответствовала должности и компании, так как задача кандидата – показать, чем он может быть полезен компании. Поэтому рекомендуется заранее собрать максимальную информацию о компании и вакансии.

Если вы молодой специалист, и у вас еще нет опыта работы, но вас попросили рассказать о себе поподробнее, то сообщите о том, как выбирали учебное заведение и учились, какой опыт работы приобрели во время прохождения практики, курсов, стажировок и какие личные качества помогают вам развиваться. Представьте свой опыт как логичную, связную и краткую историю. Рассказ о себе лучше заранее отрепетировать.

Подготовка к собеседованию

 

Особого внимания требует подготовка к интервью. При ответе          на вопросы надо быть честным, но вместе с тем помнить, что интервью – это не исповедь.

Основные вопросы работодателя кандидату

Обычно работодатели (или рекрутеры) во время интервью задают следующие вопросы:

Ø Чем вас привлекает работа у нас в данной должности? Откажитесь от стандартных фраз об интересной работе, перспективах роста и хорошей зарплате и приведите конкретные факты о вакансии, компании, убеждающие в том, что эта работа позволит вам максимально реализовать свои навыки, опыт, деловые и личные качества.

Ø Чем вас привлекает работа в нашей компании?

Конкретно говорите о том, что вас привлекает в компании: о ее последних достижениях, масштабах и сути деятельности, перспективах развития, тем самым показывая свою осведомленность и заинтересованность. Почитайте больше о компании перед собеседованием, посмотрите ее социальные сети, подумайте, чем эта компания отличается от той, в которой вы работаете сейчас.

Ø Почему вы считаете, что мы должны выбрать вас?

Изучите ценности и цели компании, представьте, исходя из этого, портрет «идеального» кандидата на вакантную должность, найдите общее между этим портретом и своими реальными качествами. Покажите перспективы вашего развития.

Ø Каковы ваши сильные качества?

Желательно назвать качества, которые действительно присущи вам и которые ценятся в должности, на которую вы претендуете.

Молодой специалист может начать так:

В учебе мне помогало …. Думаю, и в работе ….

Ø Какие у вас недостатки?

Честно назовите два-три своих недостатка, но они должны быть совместимы с выбранной вакансией.

Способность оценить себя объективно и назвать свои «зоны роста» говорит о зрелости личности.

Ø Кем вы видите себя через пять лет?

Если ваша цель ─ руководящая должность, а компания ищет человека на вакансию без карьерного роста, то для работодателя это может стать негативным знаком.

Если компания ищет активного и в хорошем смысле амбициозного работника, а вас устроила бы просто спокойная, стабильная работа, то вы тоже не подойдете на эту вакансию.

Ø Когда вы работаете эффективнее: в команде или самостоятельно?

Лучший ответ – золотая середина: Я с удовольствием работаю самостоятельно, и качество моей работы оценивалось высоко. В то же время мне нравится работать в команде. Я участвовал                 в проекте…, в котором мы добились высоких результатов.

Ø На какую зарплату вы рассчитываете?

Нельзя как недооценивать, так и переоценивать себя. Можно выяснить круг ваших обязанностей, а затем назвать зарплату несколько выше той, на которую бы реально согласились.

Возможны и другие варианты в виде встречного вопроса:

–   А какую зарплату получает у вас специалист с таким же опытом работы и квалификации, как у меня?

– Я готов выслушать ваши предложения.

Желательно уже до собеседования узнать из разных источников,                  на какую реальную зарплату вы можете рассчитывать.

Ø Назовите три хороших и три плохих качества начальника. Главный принцип – ставить профессиональные качества управленца выше личных, демонстрировать понимание особенностей труда руководителя, для которого важнейшими являются умение рационального планирования, требовательность, справедливость и порядочность.

Ø Получали ли вы другие предложения работы?

Не торопитесь признаваться, что ваша кандидатура мало кого заинтересовала.

Подчеркните, что вы начали поиск с этой организации, и скажите, что одновременно успешно ведете переговоры с конкурирующей фирмой (постарайтесь, чтобы это соответствовало действительности).

Ø Чему бы вы хотели еще научиться?

Ваши желания должны быть сформулированы достаточно конкретно и иметь отношение к вакантной должности, к ценностям компании.

Вопросы работодателя кандидату с опытом работы

Если у кандидата уже есть опыт работы, то ему могут быть заданы вопросы, касающиеся предыдущего места работы. Рассмотрим некоторые из них:

Ø Какие личные достижения на предыдущем месте работы вы считаете самыми важными и как эти достижения могут пригодиться в той должности, на которую вы претендуете? Расскажите                  (без излишнего хвастовства) о своих достижениях в профессии.

Ø С какими проблемами вы сталкивались на работе?

Покажите, что вы считаете естественным наличие проблем в любой профессии, конкретно расскажите о некоторых ваших профессиональных проблемах и о том, какие пути для их успешного решения вы находили.

Ø Были ли у вас конфликты на прежнем месте работы?

Убедите, что конфликты, которые были, носили не личный характер, а профессиональный.

Ø Почему вы ушли (хотите уйти) с предыдущего места работы? Даже при наличии конфликта с руководителем, при уверенности            в невозможности эффективно работать на предыдущем месте работы давайте позитивные оценки руководителю, сотрудникам.

В качестве причин поиска новой работы может быть названо:

1) стремление работать в более крупной, престижной компании;

2) расти как профессионалу, расширить круг своих обязанностей;

3) более полно реализовать свои возможности;

4) получить должность, в большей степени соответствующую вашей специальности, полученной в вузе;

5) желание сменить сферу деятельности;

 

6) потребность выполнять более сложную работу, способствующую вашему профессиональному росту, и получать соответствующую высокую зарплату;

Ø Что Вам больше всего нравилось в предыдущей работе?

На первом месте в ответе должна быть работа, но немаловажное значение имеет и упоминание об удовольствии работать в коллективе, общаться с клиентами.

Ø Не помешает ли Ваша личная жизнь работе, связанной                 с дополнительными нагрузками?

Чаще всего речь идет о ненормированном рабочем дне, о частых длительных и дальних командировках. Было бы неверным при ответе на этот вопрос сразу давать отрицательный или положительный ответ. Постарайтесь заранее изучить КЗоТ, чтобы знать свои права, и покажите, что вы готовы к дополнительным нагрузкам, которые, однако, необходимо будет обсудить более конкретно.

Ø К кому можно обратиться за отзывом о вашей работе               на прежнем месте работы?

Предоставьте номера телефонов бывших руководителей, сотрудников,  с которыми заранее об этом договорились. Предъявите рекомендательные письма от них.

Вопросы кандидата работодателю

Эти вопросы кандидат должен подготовить заранее. Они должны показать его интерес к компании, создать о нем благоприятное впечатление. Приведем перечень наиболее частотных вопросов:

1. Сколько лет существует организация?

2. Стабилен ли штат сотрудников?

3. В связи с чем открылась данная вакансия?

4. Какие у меня шансы быть принятым?

5. Что будет входить в мои обязанности?

6. Каковы перспективы моего служебного роста?

7. Каковы перспективы повышения моей зарплаты?

8. Какие выплаты и льготы входят в пакет социальных компенсаций?

9. Перед кем я буду отчитываться и будут ли у меня подчиненные?

10. Какие планируются новые направления деятельности фирмы?

Специфика интервью для молодого специалиста

Молодому специалисту могут быть заданы такие вопросы:

1. Как Вы учились в вузе? (Красный диплом приветствуется во многих серьезных компаниях.)

2. На что обращали внимание во время учебы?

3. Какие качества вам помогали в учебе и как эти качества будут вам помогать в работе?