Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel

Для работы Microsoft Excel нужна среда Windows, после запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно.

В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим местом (ад-

127

I Кнопка

Выделить все \

Рис. 5.1. Строка формул и кнопка Выделить все

ресом) в таблице — индексом столбца (А, В, С,...) и номером строки (1, 2, 3,...), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, a ячейка в том же столбце, но во второй строке — А2.

В отличие от часто используемого текстового редактора MS Word программа MS Excel имеет ряд существенных отличий в структуре своего окна. Так, между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка, называемая Строкой формул (Строкойредактирования) (рис. 5.1). Назначение ее следует из названия. При установке курсора в строку формул между полем адреса ячейки и строкой формул появляются три кнопки: [xj — Отмена; у] — Ввод; [=• — Изменить формулу. Использование этих кнопок ускоряет ввод информации в ячейку.

Само рабочее поле Excel похоже на шахматную доску и состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (см. рис. 5.1), позволяющая выделять сразу весь документ.

Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна

(рис. 5.2), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно

Рис. 5.2. Полосы разделения окна         зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Excel — по-своему уникальная программа, позволяющая хранить целую пачку документов в виде одной электронной кни- Рис. 5.3. Ярлычки Рабо ги. В этой книге каждый из документов раз- ^{чих листов} мешается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 5.3).

Здесь же расположены и кнопки прокрутки ярлычков Рабочих листов:

— переход к первому листу;

— перемещение по книге назад;

— перемещение по книге вперед; — переход к последнему листу.

При необходимости добавление листов производится из меню

Вставка командой Лист. А переименовывать листы удобней всего из контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мыши по названию (номеру) соответствующего листа.

Перед вводом данных нужно выделить ячейку. Для этого поместите курсор мыши на выбранную ячейку и щелкните по ней мышью — ячейка окажется выделенной черной рамкой. Выделить необходимую ячейку можно также с помощью клавиш управления курсором. Имя активной ячейки отображается в строке формул. Выделив ячейку, в нее можно вводить данные: текст, числа, даты, время или формулы.

Введенный текст запоминается в ячейке, если ввод завершается нажатием клавиши [Enter], а также если щелкнуть мышью по другой ячейке или покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Вообще-то, ввод данных обычно не составляет труда — установите курсор в нужной ячейке и вводите информацию. Однако всегда есть «подводные» камни, которые опытный пользователь, как лоцман, обойдет без проблем.

ВВОД ТЕКСТОВЫХ ДАННЫХ

Текстовые данные могут состоять из букв, чисел и символов. Если ширина ячейки недостаточна, в ней нельзя будет увидеть все данные или они как бы «налезут» на другие ячейки. Допускается ввод в ячейку текста (до 255 символов в Ехсе1-95 и до 32 000 для Ехсе1-97 и выше), если соседние ячейки справа свободны. Если они заняты какой-либо информацией, то видимая часть текста большой длины будет ограничиваться шириной колонки.

128                                                                                                                                                                                                                                      129

Рис. 5.4. Задание отображения с переносом по словам

Ячейку можно сделать «резиновой», когда вводимая информация будет вводиться внутри одной ячейки, как бы раздвигая ее размеры в зависимости от объема информации. Это аналогич-

11с-|@ин]гашЕ1ш

Рис. 5.5. Расположение текста внутри одной ячейки MS Excel

но заполнению ячейки в таблице MS Word. Однако, если в текстовом редакторе эта «резиновость» ячейки работает «по умолчанию», то в MS Excel этот вид набора текста устанавливает сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке отображение с переносом по словам с помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам (рис. 5.4). В этом случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагался внутри одной ячейки (рис. 5.5). Этот прием очень удобно использовать при оформлении «шапки» таблицы, если длина надписи значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант начинается с апострофа (например, '365). Если надо сохранить числовые данные как текст, то при вводе поставьте перед данными апостроф, и тогда это число не будет использоваться в расчетах.

ВВОД ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

Как известно, ввод чисел производится непосредственно с клавиатуры в место положения курсора и завершается нажатием клавиши [Enter]. Но можно фиксировать конец ввода данных путем перемещения курсора на другие ячейки («стрелками») или клавишей [Tab]. Если ширина столбца недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляются символы ##### или экспоненциальный вид числа (например,.5Е-8). Последовательность ##### появляется только для числовых значений и исчезает при изменении ширины столбца. Чтобы увеличить ширину ячейки (и соответственно всего столбца, в котором находится данная ячейка), нужно подвести указатель мыши к границе заголовков столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину. Аналогично можно изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого установите курсор на правую границу заголовка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделайте двойной щелчок — компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет ввод последовательностей чисел, дат или текстовых записей, поскольку именно здесь можно применять многие приемы автозаполнения. Последовательность Данных удобно создавать с помощью маркера автозаполнения —

^аленького черного квадратика в нижнем правом углу активной ячейки. Курсор мыши при установке его на маркер меняет свою

Форму на маленький черный крест

130                                                                                                                                                                                                                                      131

Рассмотрим приемы заполнения ячеек последовательностью записей. На практике чаще всего требуется набирать последовательность дат или последовательность порядковых номеров какого-либо параметра.