Задача выявления проблем управленческих решений

Любая система управления, даже весьма совершенная, всегда имеет резервы своего улучшения. Управление сейчас происходит в условиях возросшей динамичности общественного производства, увеличения числа альтернативных способов хозяйственной деятельности, повышения роли экономических методов и человеческого фактора.

Выявление проблем в настоящем обеспечивает прогнозирование проблем в будущем, что позволяет устранить неожиданности появления новых проблем и увеличить время для подготовки соответствующих решений.

Выявление проблем - это постоянно действующая функция в любой организационной системе. Без этой функции осуществить принцип постоянного совершенствования системы невозможно. Для реализации функции выявления проблем необходимо организовать систематический сбор информации о состоянии внешней среды, самой системы в настоящем и будущем и проводить анализ достижения целей.

Проблема (в переводе с греческого - задача) в широком смысле представляет собой сложный теоретический или практический вопрос, требующий изучения и разрешения. Мы же будем понимать под проблемой несоответствие желаемого (нормативного) и фактического уровней достижения цели (см. рис. 4.3. ч.4, гл. 3.1). А под ситуацией – сочетание условий и обстоятельств, создающих определенную обстановку, в которой возникла проблема.

Полностью определить проблему зачастую трудно, поскольку все части организации взаимосвязаны. В крупных организациях могут быть сотни таких взаимосвязей, что создает определенные трудности в выявлении проблем управления. В результате диагноз проблем сам по себе становится процедурой в несколько шагов с принятием промежуточных решений /11/.

Первый шаг в диагностировании сложных проблем – осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Некоторые общие симптомы болезни организации - это низкие прибыли, сбыт, производительность и качество, чрезмерные издержки, многочисленные конфликты и большая текучесть кадров. Обычно несколько симптомов дополняют друг друга. Например, большим издержкам всегда соответствует низкая прибыль.

Выявление симптомов позволяет выявить проблему в общем виде. В то же время целесообразно избегать немедленного действия для устранения симптомов, к чему склонны некоторые руководители, которые видят все беды в плохой работе рабочих, не замечая при этом влияния затрат на материалы и накладные расходы, доля которых в издер­жках постоянно растет. В результате фирмы без нужды вкладывают средства в планы повышения производительности труда и увольняют работников,

Для выявления причин возникновения проблем необходимо собрать и проанализировать внутреннюю и внешнюю информацию, стремясь к ее релевантности.* Полученная информация является основой для дальнейших процедур, поэтому необходимо добиваться ее максимальной точности и соответствия проблеме.

Существует несколько подходов к выявлению проблем совершенствования управления.

1. Анализ результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Исходными данными здесь являются сведения о состоянии функционирования предприятия и соответствии этого состояния целям, определяющим направления и результаты развития организации. Для этого анализируют нормативные, директивные, отчетные и статистические данные.

Существенным недостатком при этом подходе является выделение проблем совершенствования управления из общей совокупности проблем.

Определение "доли вины" управленческих факторов среди других - очень сложная задача. И если можно ее решить в первом приближении, то только в результате специальных исследований, с помощью различ­ных математических методов (факторный анализ, корреляционный, регрессивный анализы и т.д.), устанавливающих зависимости между конечными результатами и факторами, их обусловливающими.

Применение данного метода проблематично,

2. Выявление проблем путем экспертного опроса руководителей и специалистов. Метод широко применяется на практике. Экспертный опрос производится как внутри, так и вне предприятия. При этом опрашиваемым предлагается ответить на вопрос: “Сформулируйте проблемы, мешающие более эффективному функционированию системы управления”. В настоящее время практически любая методика выявления проблем управления базируется на экспертном опросе руководителей и специалистов.

3. Наблюдения за выполнением управленческих функций или непосредственное участие в управлении специалистов-консультантов, которые выявляют проблемы. Эти люди могут какое-то время работать в подразделениях аппарата управления, участвовать в совещаниях, наблюдать за практикой подготовки и принятия решений, составлять фотографию рабочего дня и т.п., на основании чего они могут дать наиболее полную информацию о недостатках в управлении на конкретном предприятии и разработать мероприятия по их преодолению. Однако это довольно сложный, трудоемкий, часто дорогостоящий и длительный процесс, а отсутствие специалистов высокой квалификации в области системного анализа, отсутствие достоверной информации и жесткие требования к срокам проведения обследования являются решающими факторами для отказа от применения этого метода.

Возможен также такой подход для выявления проблем, как метод генерации (выработки) идей (“мозговой штурм”).

Для выявления проблем управления чаще всего применяют второй подход как наиболее оптимальный.

Исходный список (каталог) выявленных проблем, полученный в результате опроса, подлежит обработке, в результате которой проблемы, одинаковые по содержанию, заменяются одной. Список “сжимается” и превращается в неупорядоченный список проблем.

Связь проблем в результате обработки рассматривают во взаимоотношении “причина - следствие” (независимые проблемы, предшествующие проблемы), которые располагаются по иерархической схеме (граф).

Граф строят таким образом, чтобы на верхнем (нулевом) уровне находились базовые, кардинальные проблемы, а на нижнем - проблемы-следствия. Кардинальные проблемы не имеют причин, а проблемы нижнего уровня - следствий. Независимые проблемы на графе изображаются отдельными ветвями (пример построения графа проблем приведен ниже и изображен на рис. 3).