Порядок ведения кассовых операций

Основным нормативным документом, непосредственно регулирующим операции по хранению и расходованию де­нежных средств в кассах организаций, в настоящее время является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» [40].

Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Поряд­ком [40]. Для ведения кассовых операций в штате предпри­ятия должна быть предусмотрена должность кассира. На него возлагается ответственность за сохранность ценностей, нахо­дящихся в кассе организации. После издания приказа о на-

1. Учет денежных средств

значении кассира на работу руководитель предприятия обя­зан под расписку ознакомить его с Порядком. Затем с касси­ром в обязательном порядке заключается договор о полной ин­дивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях, не имеющих в штатном расписании должнос­ти кассира, обязанности последнего может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряже­нию руководителя организации при условии заключения с этим работником договора о материальной ответственности. Самовольная передача кассиром своих обязанностей другому лицу запрещена. В случае внезапного оставления кассиром работы (например, по болезни) находящиеся у него под отче­том ценности немедленно пересчитываются другим касси­ром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комис­сии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О ре­зультатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Порядок обязывает руководителей предприятий создать на предприятии условия, обеспечивающие сохранность на­личных денежных средств. Во-первых, необходимо обеспе­чить сохранность денег в помещении кассы, для чего оно оборудуется в соответствии с требованиями, изложенными в Порядке, например, помещение кассы должно быть изолиро­вано, иметь капитальные стены и специальное окошко для выдачи денег, иметь сейф для хранения денег и ценностей, оснащено охранной сигнализацией и др. Во-вторых, обеспе­чить сохранность денег при доставке их из банка и сдаче в банк, например, предоставить кассиру охрану, транспортное средство и др. В последнем случае существенную помощь ей могут оказать организации, оказывающие услуги инкассации.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается. Кассо­вые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 [44] утверждены согласованные с Минфином России унифицированные формы первичной учетной документа­ции, вступившие в действие с 1 января 1999 г.: № КО-1 «При­ходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ор­дер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных

10 Бухгалтерский финансовый учет

кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

При поступлении в кассу приходных и расходных кассо­вых ордеров и приложенных к ним документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи глав­ного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документах приложений.
Все приходные и расходные ордера подлежат обязатель­
ной регистрации в «Журнале регистрации приходных и рас­
ходных кассовых документов» (ф. № КО-3). По общепринято­
му правилу нумерация расходных и приходных кассовых
ордеров начинается с начала каждого года с порядкового
номера 1 (один) и до окончания года ведется в порядке возра­
стания номеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на
платежные (расчетно-платежные) ведомости по оплате труда
и других, приравненных к ней платежей, регистрируются
после их выдачи.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (ф. № КО-4), в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Запи­си в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копи­ровальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Подчи­стки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Кассовая книга играет роль регистра анали­тического учета кассовых операций.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отче­та кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми доку­ментами под расписку в кассовой книге.

В бухгалтерии проводят бухгалтерскую обработку отчета кассира, которая заключается в тщательной проверке пра-

1. Учет денежных средств 11

вильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прило­женных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банкам с соответствующими выписками банка по расчетному счету.

Допускается ведение кассовой книги в организации авто­матизированным способом. В этом случае листы кассовой книги формируются в виде распечатки «Вкладной лист кас­совой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира». О б е распечатки должны:

1. Составляться к началу следующего рабочего дня;

2. Иметь одинаковое содержание;

3. Включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Листы кассовой книги нумеруются автоматически в по­рядке возрастания с начала года. Распечатка «Вкладной лист кассовой книги» должна содержать информацию об общем количестве листов кассовой книги за каждый месяц, а также в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

После получения распечаток «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правиль­ность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

По окончании календарного года распечатки «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом поряд­ке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуще­ствляет главный бухгалтер организации.

В настоящее время существуют ограничения на расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами. Согласно указанию Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У предельный размер расчетов на­личными деньгами по одной сделке между юридическими лицами составляет 60 000 рублей. Согласно совместному пись­му Министерства по налогам и сборам и Центрального банка РФ

12 Бухгалтерский финансовый учет

[41] предельный размер расчетов наличными деньгами отно­сится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньга­ми, осуществляемые между юридическими лицами по одно­му или нескольким денежным документам по одному дого­вору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.