Обязанности членов команды проекта

Обязанности руководителя проекта

Запуск проекта на исполнение

Руководителю проекта надлежит:

• определить круг лиц, которые должны стать ключевыми членами команды проекта, и обозначить их обязанности;

• быстро и эффективно составить план проекта и запустить проект на исполнение;

• обеспечить поставку всего оборудования, документов и услуг заказчику для приемки и использования в соответствии со сроками и стоимостью, указанными в контракте;

• добиться от всех связанных с проектом подразделений и внешних участников полного понимания требований заказчика;

• вместе с ответственными менеджерами и ключевыми членами команды принимать участие в формулировании общих целей, разработке стратегий, бюджетов и расписаний проекта, руководить этим процессом;

• планировать все работы в рамках проекта так, чтобы удовлетворить требования заказчика и руководства. Убедиться, что для всех работ предусмотрен реалистичный график исполнения, выделены необходимые ресурсы и обеспечено должное управление;

• своевременно выявлять недостатки плана и отклонения от него;

• убедиться в том, что для исправления выявленных недостатков и отклонений предпринимаются соответствующие действия, и контролировать их выполнение;

• убедиться, что платежи по контракту получены в соответствии с его условиями;

• поддерживать все необходимые контакты с заказчиком и проследить; чтобы они осуществлялись соответствующими членами команды;

• рассматривать и разрешать конфликты и разногласия между функциональными подразделениями по отдельным работам или операциям;

• поддерживать постоянный контакт со всеми участвующими в проекте сотрудниками функциональных подразделений для обеспечения коммуникации (информационного обмена), необходимой при выполнении ими обязательств по проекту;

• принимать необходимые решения на более высоких уровнях в соответствии с установленными процедурами, чтобы обеспечить достижение целей проекта;

• поддерживать контакт с высшим руководством в целях выявления проблемных областей и информирования о состоянии проекта.

Отношения с заказчиком

В тесном сотрудничестве с отделом по работе с клиентами или отделом маркетинга руководителю проекта предстоит:

-получить от заказчика всю необходимую техническую информацию, а также выяснить ограничения по стоимости и срокам;

-установить хорошие рабочие взаимоотношения с заказчиком во всех областях проекта: управления, заключения договоров, оплаты счетов, юридической, финансовой, системного проектирования, инженерного проектирования, внедрения и эксплуатации продукта проекта;

-организовывать и принимать участие в рабочих совещаниях с заказчиком (по вопросам контрактов, планирования, инжиниринга, эксплуатации);

-рассматривать все технические и операционные вопросы, которые возникают у заказчика, и отвечать на них, прибегая к помощи специалистов из функциональных подразделений.

Администрирование контрактов

Менеджер проекта обязан:

• выявлять возможные области рисков для контрактов и инициировать необходимые действия, направленные на информирование высшего руководства и предотвращение таких рисков;

• готовить и отсылать всю касающуюся контрактов корреспонденцию (или предварительно утверждать ее, если отсылка будет выполняться другими людьми);

• координировать деятельность администратора по контрактам в соответствии с требованиями проекта;

• готовить проведение переговоров по контрактам и участвовать в этих переговорах;

• выяснять, какие контрактные обязательства еще не выполнены;

• извещать подразделения инжиниринга, производства и внедрения о контрактных обязательствах и допустимых отклонениях;

• готовить соответствующие документы (описывающие историю вопроса или текущее состояние) по любому контрактному или техническому аспекту программы при необходимости их использования в переговорах или судебных разбирательствах.

Планирование, управление, отчетность, оценка и руководство проектом

· Обязанности осуществлять руководство и принимать участие в планировании проекта, ведении отчетности, проведении оценки и выработке решений с учетом особенностей и содержания каждого проекта;

• регулярно и своевременно проводить совещания по оценке и анализу состояния проекта с ключевыми членами команды проекта для того, чтобы определить текущие и потенциальные проблемы и наметить пути их решения;

• еженедельно или ежемесячно готовить и направлять отчеты о состоянии проекта высшему руководству и заказчику (если требуется);

• курировать работу контролера проекта и подчиненного ему персонала.

Маркетинг

Следует установить и поддерживать тесные отношения с отделом маркетинга, использовать связи заказчика для получения всей возможной информации в области маркетинга, которая может пригодиться для будущего бизнеса.

Инженерно-технические аспекты

Цели менеджера проекта:

• обеспечить выполнение инженерно-техническими подразделениями обязанностей по поставке конструкторской документации и чертежей для подразделений производства, ввода в эксплуатацию в соответствии с календарными сроками и в рамках запланированных затрат, а также проверить соответствие этой документации техническим требованиям заказчика;

• в сотрудничестве с инженерно-техническими подразделениями, конструкторским бюро и производственным отделом определить и разработать календарные планы и бюджеты всех инженерно-технических работ. После их согласования санкционировать выделение фондов и отслеживать ход выполнения каждой задачи в проекте;

• исполнять роль связующего звена между заказчиком и перечисленными выше подразделениями (при необходимости пользуясь их помощью);

• обеспечить управление качеством, конфигурацией и стоимостью продукта;

• утверждать техническую документацию до ее предоставления заказчику.

• координировать связанное с проектом инженерно-техническое обеспечение подразделений производства и ввода в эксплуатацию, а также юридического и других отделов;

• участвовать в работе Комитета по управлению техническими изменениями (или делегировать участие другому лицу) и оказывать влияние на решения, связанные с проектом.

Производство

Менеджеру проекта надлежит:

• гарантировать выполнение производственными подразделениями обязанностей по поставке необходимого оборудования в соответствии с календарными планами и инженерно-техническими спецификациями и в рамках запланированных затрат на производство;

• определить обязательства по контролю производства, вытекающие из контракта;

• разработать календарный план таким образом, чтобы выполнить условия контракта наиболее экономичным способом;

• определить потребности проекта в производственных и иных ресурсах и обеспечить их выделение и расходование;

• утвердить календарный план по управлению производством и отслеживать его выполнение;

• установить приоритеты проекта;

• утверждать какие-либо изменения в продукте, инициированные производственными подразделениями, до того как эти изменения будут проведены;

• утверждать транспортные схемы поставки материалов, а также график поставок.

Закупки и заключение субподрядов

Менеджер проекта должен:

• контролировать выполнение сотрудниками, ответственными за закупки и заключение субподрядов, обязанностей по обеспечению проекта материалами, оборудованием, документами и услугами в соответствии с календарным планом и в пределах запланированной стоимости;

• утверждать решения о производстве или закупке комплектующих, а также о выполнении отдельных работ по проекту своими силами или привлечении к этому субподрядчиков;

• определить контрактные обязательства по закупкам (поставкам) и субподрядам;

• установить размер фондов снабжения и санкционировать их использование;

• утверждать основные заказы на закупки и контракты с субподрядчиками и отслеживать их выполнение;

• сформулировать требования по части планирования, составления календарных планов и ведения отчетности, предъявляемые к основным заказам на закупки и субподрядам.

Установка, строительство, испытания и прочие операции по вводу в эксплуатацию

В данных областях обязанности менеджера проекта сводятся к следующему:

• добиться того, чтобы подразделения установки и ввода в эксплуатацию выполняли свои обязанности по поставке заказчику материалов, оборудования и документации в соответствии с календарным планом и в пределах запланированных затрат;

• определять контрактные обязательства по установке (монтажу) и всей совокупности работ по вводу в эксплуатацию продукта проекта;

• в сотрудничестве с отделом ввода в эксплуатацию определить и установить календарный план и бюджет для всех работ по вводу продукта в эксплуатацию. По достижении соглашений санкционировать выделение фондов и отслеживать ход выполнения каждой работы как части всего проекта;

• решать возникающие проблемы исполнения проекта совместно с отделами инжиниринга, производства, снабжения и субподрядов;

•играть роль связующего звена между заказчиком и подразделениями внедрения в вопросах, связанных с проектом.

Финансовые аспекты

В дополнение к функциям финансового планирования и контроля менеджеру проекта предписывается:

• оказывать содействие в получении денежных средств по счетам;

• устанавливать цены по всем утвержденным запросам на изменения, а также цены на предложения заказчику.

Завершение проекта

Менеджеру проекта следует:

• обеспечить все необходимое для предоставления заказчику результатов проекта в должном виде и позаботиться о том, чтобы приемка и завершение работ были проведены с наибольшей пользой и экономической выгодой для организации;

• обеспечить соответствие плана и графика приемки требованиям контракта с заказчиком;

• оказывать помощь юридическому, финансовому отделу, а также отделу администрирования контрактов и маркетинга в подготовке плана завершения проекта и необходимых данных по завершению проекта;

• получить планы завершения проекта от каждого функционального подразделения, принимающего в нем участие, и утвердить их;

• отслеживать операции по завершению проекта, включая перераспределение избыточных материалов;

• уведомить финансовые и функциональные подразделения о завершении работ по проекту;

• отслеживать поступление платежей от заказчика до получения оплаты в полном объеме.