Обязанности инженера проекта

Инженер проекта отвечает за техническую целостность проекта, соблюдение графика выполнения всех инженерно-технических фаз проекта, соответствие фактических и запланированных затрат и соблюдение календарных сроков. Ниже перечислены его основные обязанности:

• убедиться в том, что технические требования заказчика правильно поняты и что компания способна выполнить их при имеющемся уровне технического оснащения и подготовки;

• определить эти требования до мельчайших подсистем в функциональных подразделениях и службах, чтобы они могли разработать календарные планы, прогнозировать затраты и выполнять работы должным образом;

• убедиться в том, что определенные таким образом инженерно-технические работы выполняются в соответствии с календарным планом и выделенными ресурсами (человеческими, материальными, денежными);

• обеспечить необходимое для выполнения целей проекта техническое руководство;

• проводить регулярные совещания по анализу проекта для того, чтобы обеспечить достижение технических целей;

• выступать в качестве советника по техническим вопросам для менеджера проекта и других функциональных подразделений (по указанию менеджера проекта).

Во время выполнения вышеперечисленных обязанностей инженер проекта должен получать поддержку со стороны инженерно-технических подразделений от инженерно-технических руководителей проекта.

Подготовка предложения и проведение переговоров

На фазе подготовки предложения инженер проекта должен выполнять следующие функции:

•координировать и планировать подготовку технического предложения;

•анализировать и оценивать констатацию работ и другую техническую информацию;

•сформировать команду или команды по подготовке инженерно-технического предложения;

•в рамках общего календарного плана предложения разработать календарный план для его инженерно-технической части;

•определить требования заказчика в виде задач и подзадач;

•в письменной форме определить требования, включая предварительную техническую документацию, предъявляемые инженерно-техническими подразделениями к другим функциональным подразделениям для принятия решений о производстве или закупке комплектующих изделий либо о заключении субподрядов;

• координировать и/или подготовить календарные планы по всем инженерно-техническим работам, включая поставку и получение результатов от производственных подразделений;

• анализировать и утверждать все затраты, календарные планы, письменные и устные отчеты по инженерно-техническим задачам и подзадачам;

• координировать подготовку или подготовить сметы общих затрат на инженерно-технические работы;

• участвовать в предварительном принятии решений о собственном производстве или закупке комплектующих изделий;

• участвовать в анализе всех затрат и календарных планов;

• при необходимости участвовать в переговорах по контракту;

• переносить конфликты между инженером проекта и инженерно-техническими руководителями проекта на уровень соответствующих технических директоров для разрешения споров.

Планирование проекта и его инициация

Инженер проекта несет ответственность за подготовку планов и расписаний по всем инженерно-техническим работам, являющимся частью общего плана проекта, утвержденного менеджером проекта. Планируя инженерно-технические работы, инженер проекта должен сравнить инженерно-технические предложения с полученным контрактом. Если требования контракта подразумевают изменение стоимости, календарного плана, технической сложности решения, необходимо получить разрешение от технического директора и менеджера проекта на внесение необходимых изменений в инженерно-техническую оценку предложения. На данной фазе инженер проекта обязан:

• обновлять описания задач и подзадач для их соответствия требованиям контракта в рамках имеющихся ресурсов, выделенных для инженерно-технических аспектов проекта. Планировать решение дополнительных задач и подзадач для формирования полного плана исполнения проекта;

•подготовить главное расписание инженерно-технических работ в соответствии с требованиями контракта;

•подготовить подробные описания задач и подзадач с указанием технических требований или обеспечить такую подготовку. Согласовать выделяемые ресурсы, основные контрольные события и оценки хода выполнения задач с функциональными лидерами задач и руководителями их функциональных подразделений;

• с помощью руководителей функциональных инженерно-технических подразделений или лидеров проекта и при одобрении менеджера проекта назначить лиц, ответственных за выполнение задач и подзадач. Санкционировать начало работ в соответствии с принятыми обязательствами, учитывающими стоимость и график контрольных событий;

• используя определенные контрактом технические спецификации в качестве основы, подготовить спецификации для комплектующих, изготовляемых по субподряду (или обеспечить такую подготовку);

• участвовать в принятии окончательных решений о производстве или закупке комплектующих изделий и об отборе поставщиков. Обеспечить соответствующую поддержку со стороны инженерно-технических подразделений;

• подготовить планы комплексных и приемочных испытаний аппаратного обеспечения и систем (или обеспечить такую подготовку). Проанализировать разработанный план совместно с отделом обеспечения качества и проинформировать этот отдел о необходимости участия других подразделений.

Исполнение проекта и управление им

Инженер проекта несет ответственность за ход исполнения инженерно-технической части проекта и за соблюдение условий контракта, соответствие фактических и запланированных затрат и выполнение календарного плана. В пределах своей компетенции инженер проекта, если необходимо, может вносить изменения в процесс проектирования и разработки продукта, а так же в спецификации задач согласно концепции проекта. Эти изменения вносятся с разрешения менеджера проекта, а ответственность за них разделяется с инженерно-техническими руководителями проекта. Если возникает потребность в изменениях, которые могут оказать влияние на другие функциональные подразделения, необходимо проинформировать их о готовящихся преобразованиях, оформить документацию на внесение изменений, представить ее менеджеру проекта и обеспечить условия для коррекции возможных отклонений по стоимости, вызванных подобными изменениями. Инженер проекта ежедневно обменивается информацией с менеджером проекта. Ниже приводятся обязанности инженера проекта в вышеозначенной области:

• подготовить и вести всю проектную и техническую документацию, обеспечивающую техническую целостность проекта и отражающую ход его выполнения;

•подготовить, постоянно обновлять и вести записи инженерно-технических затрат и контрольных событий. Проводить регулярный анализ этих записей для того, чтобы обеспечить соответствие хода инженерно-технических работ запланированному;

• при необходимости инициировать и готовить прогноз стоимости инженерно-технических работ до завершения проекта;

• при возникновении конфликтов устанавливать приоритеты инженерно-технических задач, рассматривать разногласия и проблемы взаимодействий в инженерно-технических подразделениях, информировать менеджеров функциональных подразделений о необходимости проведения кадровых перестановок;

•при необходимости планировать и проводить совещания по вопросам анализа проектных работ и аудит таких работ. Принимать участие в технических совещаниях с заказчиком;

• при необходимости готовить отчеты о состоянии инженерно-технических работ по проекту;

• вместе с менеджером проекта и другими функциональными подразделениями участвовать в оценке и разработке планов альтернативных действий, если этого требуют возникающие задержки или изменения по просьбе заказчика;

• оказывать поддержку отделам закупок и заключения субподрядов, производства, ввода в эксплуатацию, обслуживания, обеспечивая взаимодействие и техническую помощь в пределах ресурсов, утвержденных менеджером проекта;

• изменять и перераспределять задачи и подзадачи, открывать и закрывать счета издержек (расходные счета), перераспределять ресурсы в рамках квоты, выделенной на инженерно-техническую часть проекта, совместно с участвующими в проекте менеджерами функциональных подразделений. Информировать менеджера проекта обо всех подобных действиях до вступления изменений в силу;

• по указанию менеджера проекта предоставлять техническую информацию в юридический отдел и отдел администрирования контрактов;

• анализировать и утверждать техническую часть отчетов, предоставляемых заказчику;

• по мере необходимости авторизовать закупки материалов и/или услуг (в рамках выделенных средств) для выполнения инженерно-технической части проекта;

• инициировать совещания по проблемам технического характера и принимать технические решения в рамках контрактных требований. Решения об изменении стоимости и календарного плана, затрагивающие контрактные требования или другие функциональные подразделения, должны утверждаться соответствующим инженерно-техническим менеджером функционального подразделения при уведомлении технического директора (или его представителя) и менеджера проекта;

• утвердить все инженерно-технические разработки, на которые опираются поставка и/или изготовление продукта либо его элементов для поставки заказчику;

• при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с функциональными руководителями инженерно-технических подразделений передать вопрос на рассмотрение техническому директору;

• при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с внешними инженерно-техническими организациями передать вопрос на рассмотрение менеджеру проекта с уведомлением технического директора и директора по административным вопросам.