Коммуникации внутри проектной команды

Когда члены проектной команды участвуют в управлении проектом, они в большей степени готовы взять на себя ответственность за успех этого проекта. Такое участие позволяет руководителю проекта выступать в роли помощника, а не погонщика; в этом случае участники проектной команды превращаются из индивидуальных исполнителей в членов сплоченного коллектива. Если кто-то из членов проектной команды не справляется со своей работой, влияние, оказываемое на него товарищами по работе, приносит желаемый результат быстрее, чем влияние, оказываемое руководителем.

У членов проектной команды есть четыре основные коммуникативные потребности.

1. Обязанности. Каждому из членов проектной команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает.

2. Координация. Выполняя порученную работу, члены проектной команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды.

3. Ход выполнения проекта. Движение в направлении определенной цели предполагает регулярное отслеживание достигнутого прогресса. Это необходимо для выявления проблем и принятия ответных мер. Члены проектной команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта.

4. Информированность о принимаемых решениях. Члены проектной команды должны располагать информацией о решениях, принимаемых клиентами, спонсорами и руководством фирмы, если эти решения касаются выполняемого проекта и его экономического контекста. Члены проектной команды должны быть знакомы с этими решениями, что необходимо для синхронизации при реализации этих решений.

Чтобы проект завершился успешно, решения руководителя должны быть четкими и понятными для каждого из его подчиненных, вот почему столь большое значение придается формулировке предстоящей работы. Члены проектной команды также нуждаются в четких и понятных указаниях.

Таблица 2.4

План коммуникаций (пример)

 

Участники проекта	Какая информация необходима?	Периодичность подачи	Способ коммуникации	Ответ
Куратор	*Затраты (в обобщенном виде), расписание исполнения проекта, обеспечения качества * Проблемы и предлагаемые меры	Ежемесячно	Письменный отчет и совещание	Требуется в течение трех дней
Руководитель, осуществляющий руководство выполнением проекта	*Затраты (в подробном виде), расписание выполнение проекта, обеспечение качества *Проблемы, предлагаемые меры, необходимая помощь	Еженедельно	Письменный отчет и совещание
Представитель руководства фирмы-клиента	*Затраты (на обобщенном уровне), расписание, обеспечение качества *Проблемы и предлагаемые меры *Меры, которые должны быть приняты клиентом	Ежемесячно	Совещание со спонсором проекта Опубликованные протоколы собрания	Требуется в течение пяти дней
Представитель фирмы-клиента	*Затраты (в подробном виде), расписание выполнения проекта, обеспечение качества *Проблемы и предлагаемые меры *Меры, которые должны быть приняты клиентами *Координационная информация, на основе которой клиенты принимают меры	Еженедельно	Письменный отчет и совещание Включается в совещание проектной команды	Требуется в течение трех дней
Проектная команда	*Затраты (в подробном виде), расписание выполнения проекта, обеспечение качества *Проблемы и предлагаемые меры * Координационная информация на следующие две недели *Новости от клиента и спонсора	Еженедельно	Совещание проектной команды Опубликованные протоколы собрания

 

Исчерпывающим руководством к действию членов проектной команды может служить перечень работ, который будет следствием планирования проекта. Каждый из пакетов работы представляет собой нечто вроде мини-проекта, в котором указываются определенные сроки, взаимозависимости и конечные результаты. Поручая определенную работу индивидуальному или коллективному исполнителю, необходимо руководствоваться следующими базовыми правилами.

• Необходимо объяснить исполнителю, каким должен быть результат его работы. Нужно убедиться в том, что он правильно понял объяснения, в том числе и то, какими будут критерии выполнения порученной ему работы (они используются для оценки выполненной работы).

• Необходимо объяснить исполнителю ожидаемый уровень трудозатрат и указать срок, к которому должна быть выполнена порученная работа. Объяснить, какое место занимает эта работа в выполняемом проекте, проще всего с помощью сетевой диаграммы.

• Если известны какие-либо препятствия, на которые может натолкнуться выполнение этой работы, или особая информация, которая может понадобиться ее исполнителю, нужно сообщить ему эти сведения. Настроить его на успешное выполнение порученной работы.

• Руководителю лучше всего самостоятельно распределять работы и не стоит жалеть времени на объяснения, ответы на вопросы и обсуждение всего, что может интересовать исполнителей работ. Время, затраченное на это, лучше рассматривать как важный вклад в успешное функционирование проектной команды: чем тщательнее она будет подготовлена к предстоящей работе, тем успешнее будет выполнена эта работа.

Руководитель должен планировать время для регулярных встреч с отдельными исполнителями проекта. Главная задача заключается в том, чтобы их работа была как можно более продуктивной, однако оценить степень их продуктивности можно лишь в случае, если будет понятно, над чем работает каждый из них и какие проблемы они пытаются решить. Совещания проектной команды, посвященные ходу выполнения проекта, не обеспечивают индивидуальный уровень взаимодействия с исполнителями проекта. Руководитель проекта должен позаботиться об организации встреч с отдельными исполнителями проекта.

В связи с тем, что руководителям проектов приходится много разъезжать, встречаться с представителями многих других организаций и проводить переговоры с заинтересованными лицами, встретить руководителя проекта на его рабочем месте удается довольно редко. Если руководитель будет заставлять членов проектной команды слишком долго искать встречи с ним, то может оказаться, что их проблемы станут настолько серьезными, что решение их потребует немалых усилий и средств. Те же самые проблемы можно было бы решить немного проще, принявшись за их решение значительно раньше, для чего, возможно, понадобилось бы проведение личной встречи между менеджером проекта и соответствующим исполнителем.