Тема 3. Организация коммерческой службы

Работа коммерческих служб предприятия оценивается с помощью различных показателей. Однако наиболее точно отражает эффективность коммерческой работы показатель прибыли. Поэтому определение коммерческой деятельности, как деятельности, направленной на получение прибыли, является наиболее распространенным и отражает основной принцип коммерческой деятельности. Как видно, спектр изучения вопросов организации коммерческой деятельности достаточно широк и представляет как теоретический, так и практический интерес.

На коммерческую службу, как правило, возлагаются следующие функции:

- изучение спроса населения на товары

- организация закупки товаров

- снабжение предприятий

- руководство коммерческой работой торговых и промышленных предприятий,

- другие функции.

Основными задачами коммерческой службы являются:

- изучение и прогнозирование емкости товарных рынков,

- координация закупочной работы среди поставщиков и потребителей,

- формирование ассортимента товаров и выбор форм торговли, обеспечивающих эффективную продажу,

- управление товарными ресурсами и оптимизация товарных запасов,

- развитие и совершенствование рекламно-информационной деятельности,

- расширение сферы внешнеэкономической деятельности с использованием различных форм экономико-финансовых связей и т.д.

Организационная структура аппарата коммерческих организаций в зависимости от выполняемых функций, объема коммерческой работы, количества сотрудников различна. Однако во всех коммерческих (торговых) организациях независимо от их организационно-правового статуса коммерческим службам отводится важная роль. Руководство торговой организацией при частной форме собственности и унитарных торговых предприятиях осуществляется директором (генеральным директором, управляющим) по принципу единоначалия.

В крупных торговых организациях может вводиться должность коммерческого директора, которому генеральный директор передает свои функции по руководству коммерческой деятельностью (коммерческий аппарат). Ведущее место в аппарате торговых организаций занимает коммерческая служба. На нее возлагается изучение спроса населения на товары (может создаваться маркетинговый отдел), организация закупки товаров и снабжение ими предприятий розничной сети, руководство работой торговых организаций и другие функции, связанные с организацией торгово-оперативного процесса.

В состав коммерческой службы (коммерческого отдела) входит начальник отдела, товароведы, менеджеры по закупке и сбыту товаров, заведующие товарными секциями, продавцов (для магазина), транспортно-экспедиционных работников (логистики и т. д.). Помимо аппарата коммерческой службы, выполняющей оперативные функции, создаются функциональные структурные части: планово-экономический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, инспекция; обслуживающая часть, к которой относятся административно-хозяйственный отдел, транспортный отдел.

На построение организационной структуры коммерческих служб оказывает влияние ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям:

-технические;

-экономические;

-организация торгового процесса.

В коммерческую службу промышленного предприятия главным образом входят:

 отдел (бюро) сбыта,

 отдел маркетинга,

 отдел материально-технического обеспечения.

Каждое предприятие в зависимости специфики своей деятельности выбирает ту или иную форму организации службы сбыта.

Важнейшими сбытовыми функциями являются:

-установление коммерческих взаимоотношений с покупателями, завершающихся заключением договоров купли-продажи,

- разработка сбытовой программы;

- составление графиков поставки продукции и отгрузка ее покупателям;

- ведение расчетов за продажную продукцию;

- контроль за расчетами с покупателями и их платежеспособностью.

Кроме того, предприятия, имеющие собственные каналы сбыта (фирменные магазины, распределительные центры, и другие), выполняют работу по розничной продаже товаров и используют специфические методы розничной продажи.

Таким образом, эффективность сбытовой деятельности с точки зрения ее конечных результатов (увеличение объемов продаж, расширение рынков сбыта, рост прибыли, снижение издержек и другое) в решающей мере зависит от уровня организации работы коммерческого аппарата предприятия, который в свою очередь во многом определяется профессиональными и личными качествами управляющего по сбыту.

Деятельность коммерческого отдела регулируется Положением О коммерческом отделе. Данное положение рассматривает следующие вопросы: 1. Общие положения коммерческого отдела 1.1. Коммерческий отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. 1.4.Руководство подразделением: 1.4.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по коммерческим вопросам. 1.4.2. Начальник коммерческого отдела имеет ______ заместителя (ей). 1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником коммерческого отдела. 1.4.4.Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе коммерческого отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по коммерческим вопросам. 2. Структура коммерческого отдела 3. Задачи и функции коммерческого отдела 4. Регламентирующие документы 5. Взаимоотношения коммерческого отдела с другими подразделениями 6. Права коммерческого отдела 7. Ответственность коммерческого отдела 8. Заключительные положения. Коммерсант должен знать не только основы, но и конкретику технической, финансовой и маркетинговой политики.

 

С точки зрения личностных требований коммерсант должен обладать такими характеристиками, как: готовность рисковать и брать на себя ответственность за это. Но рисковать надо умело. Риск — не безрассудное лихачество, а строгий расчет. Умение рисковать связано со способностью предвидеть и просчитывать все возможные варианты; честность, надежность, верность данному слову — требования, без которых невозможен цивилизованный рынок; высокие духовные и физические качества. Надо хотеть и уметь переносить высокие физические нагрузки, работать по 16 часов в сутки и считать это совершенно нормальным; Профессиональные требования должны включать: · стремление не столько к обогащению, сколько служить своему делу; · инициативность в поиске дополнительных задач, находчивость, смекалка; · дружелюбное отношение к людям, обходительность; · лидерство; · ответственность; · организаторские способности; · решительность, быстрота и точность; · упорство и целеустремленность. Цивилизованный коммерсант: ü убежден в полезности своего труда не только для себя, но и для других, для общества, для государства; ü исходит из того, что люди, окружающие его, хотят и умеют работать, стремятся реализовать себя вместе с ним; ü верит в торговый бизнес, расценивает его как привлекательное творчество, относится к торговому бизнесу как к искусству; ü признает необходимость конкуренции, но понимает и необходимость сотрудничества; ü уважает себя как личность, а любую личность, как себя; ü уважает любую собственность, государственную власть, общественные движения, социальный порядок, законы; ü доверяет себе, но и другим, уважает профессионализм и компетентность; ü ценит образование, науку и технику, информатику, культуру, уважает экологию; ü стремится к нововведениям; Формируя себя как коммерсанта, необходимо быть вежливым, тактичным, деликатным, доброжелательным и полностью управлять своими эмоциями; следует сформировать имидж коммерсанта, гарантирующий успех. Автоматизированное рабочее место специалиста – это совокупность информационно - программно – технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию функций в конкретной предметной области. При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала. Создание автоматизированных рабочих мест позволяет эффективно обрабатывать большие потоки информации, которые имеют определенную структуру, зависящую от особенностей места применения. Это позволяет осуществлять индивидуальный подход к автоматизации именно тех функций, которые выполняются данным подразделением. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов. Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется, как правило, совокупностью технических средств и программных средств. В качестве технических средств, преимущественно, используется ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной базой данных, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания. Информационное обеспечение автоматизированного рабочего места – это информационные базы данных, используемые специалистом на своем рабочем месте. Информационное обеспечение автоматизированного рабочего места ориентируется на конкретную, привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах. Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе.