Тема 19. Информационное обеспечение коммерческой деятельности

Коммерческая информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т.п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности (цены, поставщики, конкуренты, условия поставок, расчеты, ассортимент товаров и др.).

Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволяет торговым организациям проводить анализ своей коммерческой деятельности, планировать ее, осуществлять контроль за результатами этой деятельности.

Коммерсанту для успешной работы необходима коммерческая информация. Ему нужна постоянная информация о клиентах, конкурентах, дилерах. Рыночная ситуация постоянно меняется или может измениться в любую минуту. И если не налажено непрерывное обновление информационных данных, фирма может вовремя не отреагировать на те или иные изменения, а значит, не избежать неприятных последствий. Тот, кто владеет информацией, способен предвидеть неожиданности и противостоять им.

Информационные технологии широко используются в различных сферах деятельности коммерческой организации.

В соответствии с базовыми принципами коммерческой и производственной сферы созданы пакеты прикладных программ для автоматизации различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для выполнения задач анализа, планирования, исполнения планов и контроля менеджеры по маркетингу нуждаются в информации об изменениях в рыночной среде. Компании могут проводить самостоятельные маркетинговые исследования или поручить их проведение специализированным агентствам. Основные направления маркетинговых исследований следующие:

1) исследования рынка сбыта;

2) исследование инструментариев маркетинга;

3) исследование внешней среды;

4) исследования внутренней среды;

5) исследование рынка производительных сил;

6) исследование мотивов;

7) маркетинговая разведка;

8) бенчмаркинг.

В настоящее время возрастает спрос на программное обеспечение автоматизации управления предприятием в целом.
Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.

Основное назначение информационного обеспечения – качественное информационное обслуживание специалистов разных служб на предприятии путем предоставления им достоверной, своевременной и достаточной информации для выполнения ими функций управления и принятия решений.

В основном на предприятиях используют централизованные, децентрализованные и распределенные способы обработки информации.

Централизованная обработка информации предполагает централизованное размещение вычислительной техники и обслуживание нескольких пользователей. При децентрализованной обработке информации, вычислительная техника находится у конкретного пользователя, и он использует ее для решения собственных задач. Распределенная обработка информации используется в сетях. При этом используется децентрализованная обработка информации с помощью рассредоточенных ПК.

К числу элементов информационного обеспечения можно отнести следующие:

1) состав информации, то есть перечень информационных единиц и их совокупностей, необходимых для решения задач конкретного взаимодействия бизнес-субъектов;

2) структуру информации и закономерности ее преобразования, т.е. правила построения показателей, документов, правила агрегации и декомпозиции информационных единиц, их преобразование;

3) характеристики движения информации, т.е. количественные оценки потоков информации, определение маршрутов движения документов, построение схем документооборота, определение временных характеристик функционирования источников информации, получение первичных данных и их регистрацию, определение продолжительности и порядка их хранения, переоценки и обновления;

4) характеристики качества информации, т.е. систему оценок полезности, значимости, полноты, своевременности, достоверности, надежности и т.п.;

5) способы преобразования информации, т.е. методы отбора, доставки, распределения информации, методики расчета показателей, схемы обеспечения информацией структурных подразделений системы управления, методы и способы подготовки оперативных данных для решения задач.

Функции информационного обеспечения крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную и, главное, слабо интегрированную в систему управления отрасль. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

В общем и целом проблема сводится к тому, что:

· деятельность организации как единого организма, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения или фиксируется фрагментарно;

· невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем было принято конкретное решение;

· отсутствует возможность найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

· не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

· документы "движутся" медленно, на какой стадии находится процесс, никому не известно, важные бумаги иногда теряются;

· появляются дублирующие или противоречивые документы;

· поручения подготовить документы не осуществляются в срок или вообще не выполняются.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, но внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании.

Необходимо разработать такой вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, которая была бы объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:

1. контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

2. обеспечивать компанию полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;

4. оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

5. адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

6. упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.

При этом основным принципом информационной политики в отношении информационного обеспечения является принцип релевантности, означающий на практике необходимость ответа на вопрос о том, какая информация и в каком объеме необходима для осуществления качественного управления взаимодействием субъектов рынка. Другими словами принцип релевантности предполагает обеспечение соответствия информационных и исполнительных механизмов управления. При этом адекватная информационная политика должна не только контролировать ресурсообеспеченность информационно-управленческого процесса, но и стимулировать и направлять его развитие.