Создание и настройка шаблона

Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. По сути дела шаблон определяет структура и настройки всего документа. В шаблоне устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Кроме стилей, которые являются обязательным элементом шаблона, каждый шаблон может содержать макрокоманды, элементы автотекста и др. После запуска Word открывает пустой документ, базирующийся на шаблоне Normal.dot (Обычный). Кроме него есть стандартные шаблоны: служебные записки, отчеты, деловые письма и т.д.

Имеется три способа создания шаблона:

• на основе существующего документа;
• путем модификации существующего шаблона;
• создание совершенно нового шаблона.

Первые два способа используют общие настройки Обычного шаблона Normal.dot, а вот создание совершенного нового шаблона подразумевает под собой использование только его настроек.

Новый шаблон создается с помощью команды Создать меню Файл, причем в группе Новый документ следует выбрать радиокнопку Шаблон.

По умолчанию создаваемому шаблону Word временно присваивает имя Шаблон1, которое отображается в строке заголовка. Пользователь в любой момент может изменить это имя, сохранив шаблон с помощью команды Сохранить как меню Файл. После сохранения шаблон остается открытым, и пользователь может продолжить работу с ним.

Создание шаблона, как и любого другого документа, следует начать с установки параметров страницы. В зависимости от назначения шаблона производятся остальные настройки.

2.3.3. Создание и редактирование таблиц

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации.

Таблица – перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст, графику, ссылки на данные других документов. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, однако возможности таблиц этим не ограничиваются. Таблицы позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления. Кроме того, с помощью таблиц нетрудно создать привлекательные макеты страниц, расположив нужным образом фрагменты текста и рисунки.

Создание новой таблицы. Чтобы быстро создать простую таблицу, воспользуйтесь командой Вставка таблицы. Для создания более сложных таблиц, содержащих, например, ячейки различной высоты или строки с разным числом столбцов, предназначен инструмент Нарисовать таблицу. Создание таблицы с помощью инструмента Нарисовать таблицу напоминает рисование прямоугольника на миллиметровой бумаге: сначала проводят линию по диагонали из одного угла таблицы в противоположный угол, чтобы определить внешнюю границу таблицы, а затем внутри нее рисуют строки и столбцы.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом процессоре MS Word. Если же таблицы содержат переменные и требуется пересчет цифровых данных, то для их создания используется программа MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

После того как таблица создана, можно приступать к вводу текста. Для этого установите курсор в ячейке и набирайте текст. По умолчанию все, что вы вводите в ячейку (текст или цифры), выравнивается по левому краю. Если количество текста превышает длину ячейки, Word автоматически переносит текст на следующую строку, увеличивая при этом высоту ячейки. Ширина ячейки автоматически не изменяется. Перейти к следующей ячейки можно, нажав клавишу Tab. Но самый простой способ перейти в любую другую ячейку таблицы - с помощью мыши. Чтобы снизу добавить новый ряд, поместите точку ввода в самую правую нижнюю ячейку и нажмите клавишу Tab.

При работе с таблицами приходится выполнять такие действия как: перемещение по таблице, выделение всей таблицы и отдельных ее элементов, вставку и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячеек и разбивку таблицы, сортировку данных в таблице, то есть такое их расположение которое удовлетворяет условию: расположить по возрастанию (в алфавитном порядке от А до Я), либо по убыванию (в обратном алфавитном порядке от Я до А).

Выделение элементов таблицы. Для выделения строки, столбца или всей таблицы поместите курсор в выделяемую строку, столбец или таблицу соответственно, а затем задайте в меню Таблица соответствующую команду Выделить строку, Выделить столбец или Выделить таблицу. Для выделения текста внутри ячейки воспользуйтесь мышью, как и в случае обычного текста. Для выделения всей ячейки щелкните в ней трижды или щелкните один раз, расположив указатель мыши в полосе выделения между линией сетки и началом текста ячейки. Для выделения отдельной строки поместите указатель в полосу выделения слева от границы документа и щелкните мышью. Для выделения отдельного столбца установите указатель мыши над столбцом так, чтобы он принял форму черной стрелки, направленной вниз, и затем щелкните мышью.

Форматирование таблицы. Для улучшения вида таблиц могут применяться такие способы, как добавление границ и заполнение ячеек с использованием различных цветов, узоров и заливки. Кроме того, команда Автоформат позволяет быстро придать таблице элегантный внешний вид.

Текст в ячейках форматируется как обычный текст документа – с помощью панели инструментов форматирования и диалоговых окон Шрифт и Абзац.