Табличные процессоры (электронные таблицы): назначение и основные возможности

При работе с числами возникает необходимость обратиться к какому-либо средству, обеспечивающему быстрый и точный расчет. Один из более простых способов – это использование калькулятора. Однако, когда речь заходит о расчете сложных больших числовых данных, например, результатов неких экспериментов, статистических данных, то в таких случаях используют специальные программы, называемые табличные процессоры или электронные таблицы.

Табличный процессор (электронная таблица) – прикладная программа, позволяющая автоматизировать труд экономистов, бухгалтеров и др., которым приходится работать с информацией, представленной в виде разнообразных таблиц.

Что же представляет собой электронная таблица?

Электронные таблицы представляют собой прямоугольную таблицу, состоящую из строк и столбцов. Как правило, строки нумеруются цифрами 1, 2, 3 и т.д., а столбцам присваивается соответствие латинскому алфавиту А, В, С и т.д. Причем, когда алфавит заканчивается, за Z следует сочетание букв АА, АВ, АС и т.д.

Пересечение строк и столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и номером строки. Например Е7.

Рассмотрим пример электронной таблицы. Для этого составим сведения о товарах некоторого торгового прилавка таб. 2.4.1. Занесем в таблицу данные о названии товаров, цене за килограмм каждого товара, сколько было продано товара и наконец, выручку за проданный товар, которая, в отличие от других данных, будет считаться по правилу (цена)х(продано).

Таблица 2.4.1.

	A	B	C	D
	Продукт	Цена (руб/кг)	Продано (кг)	Выручка (руб)
	Молоко
	Масло
	Сметана
	Сыр

Как мы видим из таблицы, все данные находятся в ячейках. Например, в ячейке А2 находится текст "Молоко", а в ячейке В2 находится число 10. В ячейках столбца D находятся результаты вычисления операции В2хС2.

Таким образом, мы видим, что часть таблицы содержит исходную (первичную) информацию, например, в ячейках столбца B, C; а часть - производную, то есть полученную путем различных расчетов и операций, например, ячейки столбца D.

Итак, подытожим!

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные программы называемые электронными таблицами.

Электронная таблица – программа, предназначенная для хранения, обработки данных представленных в табличном виде.

Ячейка – это основной элемент электронной таблицы, только в ней может содержаться какая-либо информация.

Табличные процессоры имеют обычно следующие возможности:

• создание и редактирование электронных таблиц;
• создание многотабличных документов;
• оформление и печать электронных таблиц;
• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
• создание многотабличных документов, объединенных формулами;
• работа с электронными таблицами, с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
• создание итоговых и сводных таблиц.

Таким образом, создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и конечного пользователя.

Электронные таблицы используются в компьютерных технологиях около 20 лет. Изначально использовались табличные процессоры, работающие только в среде MS-DOS в текстовом режиме, такие как Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalc фирмы Computer Associates. До сих пор на маломощных машинах используется версия SuperCalc. На современных машинах используют версии работающие в графическом режиме под управлением систем Windows, Linux.

Наиболее известные электронные таблицы: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, SuperCalc и Quattro Pro.

В среде Windows&Office электронные таблицы реализуются с помощью приложения Excel.

Microsoft Excel – средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц. Microsoft Excel – это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet.

Интерфейс программы

Рассмотрим интерфейс программы Microsoft Excel. Как видите на рисунке, программы фирмы Microsoft имеют одинаковый интерфейс (главное меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строка состояния), который может отличаться только особенностями данной программы.

Так, в данной программе имеется строка формул, которая состоит из трех частей: с левой стороны отражено имя активной (выделенной) ячейки (А1), а с правой, после знака равенства, – содержимое ячейки. Между ними находится команда, позволяющая вызвать окно функций, но только тогда, когда в ячейке находится формула обработки данных.

Так же внизу приложения появились вкладки, отражающие название рабочего листа книги Excel. Листы книги можно переименовывать, добавлять, удалять, перемещать с помощью команд контекстного меню данной вкладки. Достаточно правой кнопкой мышки выделить вкладку и из появившегося окна выбрать необходимую команду.

Главное меню содержит команды:

• файл – для работы с файлом и листами программы;
• правка – для операций редактирования (вставить, скопировать, заменить) объектов программы;
• вид - позволяет настроить среду для работы пользователя;
• вставка – обеспечивает добавления объектов (ячеек, столбцов, строк, функций, рисунков, диаграмм и т.д.);
• формат – позволяет определить формат (высоту, ширину, цвет и т.д.) объектов программы;
• сервис – содержит стандартные команды настройки параметров работы программы;
• данные – список команд для работы с выделенной областью данных (фильтрация, сортировка, создание сводной таблицы и т.д.);
• окно – для возможности работать одновременно с несколькими документами.

2.4.4. Основные объекты приложения Excel

Документом, то есть объектом обработки MS Exel, является файл с произвольным именем и расширением.xls. В терминах Exel такой файл называется рабочей книгой (Woorkbook). В каждом файле может размещаться до 255 электронных таблиц. Электронные таблицы (ЭТ) в терминах Exel называются рабочими листами (Worksheet).

В представлении пользователя электронная таблица состоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами, а столбцы обозначены латинскими буквами. На пересечении столбца и строки располагается основной элемент таблицы – ячейка. В ячейки заносятся данные.

Типы и формат данных

В работе с ЭТ можно выделить следующие три основных типа данных:

1. Число. Число может быть представлено некоторыми форматами. Рассмотренными ниже.
2. Текст. Текстом является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов.
3. Формула.

Формулой в Microsoft Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства "="

В эту последовательность символов могут входить:

1. Числа.
2. Имена ячеек.
3. Функции.
4. Знаки математических операций.

Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

В зависимости от решаемой задачи, возникает необходимость применять различные форматы представления данных. Рассмотрим следующие форматы данных:

Таблица 2.4.2.

Общий	Используется для отображения данных произвольного типа (числового и текстового)
Числовой	Используется для отображения чисел с разделителями групп разрядов, с выровненными рядами и специальными выделениями для отрицательных чисел
Денежный	Используется для отображения чисел с выровненными рядами, символами валют и специальным выделением для отрицательных чисел
Финансовый	Используется для отображения чисел с выровненными разрядами и символами валют
Дата и время	Используется для отображения даты и времени
Процентный	Используется для отображения чисел в процентах
Дробный	Используется для отображения чисел в виде простых дробей
Экспоненциальный	Используется для отображения чисел в научной нотации Е+
Текстовой	Отображают данные и обрабатывают их как текст
Дополнительный	Используется для отображения чисел в виде почтовых индексов, телефонов и т.д.

В дальнейшем при обращении к этим данным всегда будем писать ссылку на адрес ячейки, где они расположены.