Блок – схема. Матрица ответственности. Комментарии (при необходимости)

В разделе приводится блок – схема (алгоритм) выполнения работ по данной инструкции (стандарту).

 

 

а

Рис. 2 Пример блок – схемы (алгоритма)

 

Рядом с блок – схемой или на отдельной странице располагают «Матрицу ответственности» (См. таблицу 3).

Таблица 3

Форма матрицы ответственности

(рекомендуемая форма и пример заполнения)

Номер дейст вия Действие О И С   Выпуск организационно-распорядительного документа о назначении владельца процесса и о сроках разработки и внедрения процесса Вышестоящий руководитель Рз.   Н ЦМК   2.1   2.2 2.3   2.4   2.5     2.6 2.7 Документирование процесса: Разработка документа на процесс или изменений к нему Присвоение обозначения документу Организация согласования документа на процесс или изменений к нему Утверждение документа на процесс или изменений к нему Выпуск распорядительного документа о введении в действие документа на процесс или изменений к нему Управление документом на процесс Пересмотр, внесение изменений (при необходимости)   Р П   Н ОМК   Рз. Вышестоящий руководитель   Р П   Н ЦМК В П   Рз.   Н ПМБ   Рз. Вышестоящий руководитель   Рз.   ОД Рз.     КП Н ОМК     . Н ЦМК   Рз. ОД   Обеспечение ресурсами и информацией для осуществления процессов и их мониторинга В П В П КП 4.1   4.2   Управление процессом Внедрение, исполнение процедур и оперативное управление процессом Мониторинг процесса. Сбор информации в соответствии с разделом «Контрольные точки» паспорта процесса   В П   В П       Р П   Р П       Лица назначенные РП 5.1     5.2 Анализ Анализ функционирования процесса: а) процесс функционирует результативно; б) процесс требует корректировки. Периодичность анализа процесса один раз в квартал/год. Составление отчета по форме МИК-ЦМКС 4.2-02   Анализ функционирования процессов системы менеджмента качества   В П     Р П   ПВР   В П     Лица назначенные РП Владель цы процесс сов   КП     Выбор и реализация методов улучшения процесса В П Р П КП   Разработка и реализация корректирующих мероприятий В П Р П

Сокращения в матрице (пример): ВП –владелец процесса, РП – руководитель процесса, Рз – разработчик документа, ОД – ответственный за документацию, КП – команда процесса, Н ЦМК – начальник центра менеджмента качества, Н ОМК – начальник отдела качества, ПВР – представитель высшего руководства.

В матрице описывают (кратко) действия, которые необходимо выполнять по блок – схеме и указывают: О – ответственного (должностное лицо) за выполнение соответствующего действия, И – исполнителя (то лицо, которое непосредственно выполняет действие), С – соисполнителя (если он имеется).

Если действия требуют пояснений, то их дают в комментариях к соответствующим действиям. Если комментарии не требуются, то делают пометку: «Без комментариев»

Например (см. таблицу 3):

5.1 Выпуск организационно-распорядительного документа - без комментария.

5.2 Документирование процесса

5.2.1 Разработка документа на процесс или изменений к нему

Для разработки документа на процесс руководитель процесса назначает разработчика.

Документ на процесс содержит следующие структурные элементы:

- титульный лист;

- термины и определения, сокращения, обозначения (при необходимости);

- сфера действия;

- блок-схема. Матрица ответственности. Комментарии;

- паспорт процесса;

- перечень ссылочных документов (при необходимости);

- приложения (при необходимости);

- лист регистрации изменений.

К подлиннику документа на процесс и ко всем копиям прикладывают лист согласования и лист «Показатели и критерии».

И так далее.

Матрица управления документами

В Матрице управления документами указывают документы, разрабатываемые по данной инструкции (стандарту), должностное лицо, готовящее соответствующие документы, должностное лицо, утверждающее соответствующие документы, порядок введения в действие документов, доступ к документу, место хранения подлинника и копий, срок и место хранения после отмены или окончания действия документа. Форма «Матрицы управления документами» (рекомендуемая) и пример заполнения приведены в таблице 4.

 

Таблица 4

Форма «Матрицы управления документами» (рекомендуемая) и пример заполнения

Наименование документа	Должностное лицо, готовящее документ	Должностное лицо, утверждающее документ	Введение в действие (подпись или распорядительный документ)	Доступ к документу	Место хранения подлинника и копий	Срок и место хранения после отмены или окончания действия документа
Документ на процесс	Разработчик процесса	Вышестоящий руководитель	Распорядите льный документ (приказ или распоряжение в зависимости от должности лица, утвердившего ДП)	В соответствии со сферой дейст вия	Подлинник в ОМК, копии - в подразделениях и у членов команды, в электронном архиве	Подлинник-в ОМК не менее года.

 

Перечень ссылочных документов

Должны быть перечислены все документы, на которые есть ссылки в тексте данного документа с указанием номера раздела, подраздела, пункта, в котором сделана ссылка на документ. Форма «Перечня ссылочных документов» (рекомендуемая) и пример заполнения приведены в таблице 5.

Таблица 5

Форма «Перечня ссылочных документов» (рекомендуемая)

и пример заполнения

Обозначение	Наименование	Номер раздела, подраздела, пункта
ГОСТ 2.501-88	ЕСТД. Правила учета и хранения	5.2
ГОСТ Р ИСО 9000-2001	СМК. Основные положения и словарь	3.1

 

Перечень приложений (если имеются приложения)

Например: Приложение А. Форма плана мероприятий.

Приложение Б. Рекомендации по составлению плана мероприятий.

И так далее.

Сами приложения (если они имеются).

Лист регистрации изменений.

Лист регистрации изменений входит в состав документа и обычно является последним листом.

Форма «Листа регистрации изменений» (рекомендуемая) и пример оформления приведены в приложении 3.

 

7.5 Документ на процесс

 

Одним из принципов построения систем качества по ИСО 9000 является «Процессный подход», при этом считается, что желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.

Разработка документов на процессы, которые позволили бы организовать наиболее эффективные способы реализации процессов предприятия, является очень важным моментом в создании СМК и обеспечении результативности процессов.

Разработка документов на конкретные процессы необходимо начинать после того, как будет определен перечень процессов первого уровня, необходимых для функционирования предприятия, и составлена карта (схема) взаимодействия их между собой. Разработка карты (схемы) взаимодействия процессов необходима для точного определения всех входов и выходов конкретных процессов.

7.5.1 Термины и определения

В данном разделе приведены некоторые термины и определения (дополнительно к ГОСТ Р ИСО 9000), которые могут потребоваться при разработке документов на процесс.

1 владелец процесса: Должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении ресурсы, необходимые для эффективного осуществления процесса: персонал, инфраструктуру, материальное и программное обеспечение; управляет ходом процесса и несет ответственность за результативность и эффективность процесса перед вышестоящим руководителем.

2 вышестоящий руководитель: Должностное лицо, которое несет ответственность за результаты и планирует результаты процессов, ведет анализ информации о результатах и принимает управленческие решения для достижения максимальной эффективности этих результатов.

3 входы процесса: Материальные и нематериальные объекты, подлежащие преобразованию в ходе процесса.

4 выходы процесса: Результаты преобразований входов процесса с использованием ресурсов. Выходом процесса может быть любая продукция: услуги, программные средства, технические средства, перерабатываемые материалы, документы.

Примеры выходов процесса:

-актуализированные Руководство по качеству, МИК, РИ и другие нормативные документы (Процесс «Управление СМК»);

- комплектующие изделия, материалы, сырье (Процесс «Управление закупками»);

-готовая продукция (например: автомобили, станки и т.п.) (Процесс «Управление производством»);

- производственное оборудование, соответствующее нормативной документации (Процесс «Управление обслуживанием и ремонтом оборудования»).

Примечание – Выходы должны полностью отражать достижение целей процесса и быть направленными на достижение принятых «Целей в области качества предприятия».

5 документ на процесс: Документальное оформление процедуры, элементов и требований к процессу.

6 команда процесса: В команду процесса должны входить: Владелец и руководитель данного процесса; владельцы процессов, поставляющих входы; владельцы процессов, потребляющих выходы; должностные лица, указанные в паспорте процесса в разделе «Контрольные точки процесса» в графе «Кто измеряет или наблюдает (должность)»; должностные лица, указанные в матрице ответственности документа на процесс, в графе «ответственный».

7 критерий: Признак, на основании которого производится оценка (мерило, значение показателя).

8 мониторинг: Слежение, надзор, содержание под наблюдением; измерение или проверка через определенные интервалы времени, главным образом с целью регулирования и управления.

9 объект: Все, что приходит на вход и выходит с выхода процесса (документ, заготовка); ресурсы и ограничения.

10 ограничения (внутренние и внешние): То, что ограничивает действия процесса (например: требования законодательных актов, требования по экологии и т.п.).

11 основные процессы: Процессы, в результате которых производится продукция для потребителя (процессы, обеспечивающие добавление ценности для потребителя, т.е. то за что готов платить потребитель). К основным процессам относятся процессы: производства, поставки продукции потребителю, сервисное обслуживание и ремонт, утилизации (т.е., то что включено в контракт между изготовителем и потребителем).

Примечание - Процессы состоят из подпроцессов.

12 поддерживающие процессы: Процессы, необходимые для обеспечения эффективного и результативного функционирования основных процессов. К поддерживающим процессам относятся все процессы, которые непосредственно не добавляют ценность для потребителя (например: процесс управления персоналом, процесс обслуживания и ремонта оборудования, процесс управления финансами и т.п.). Необходимо отметить, что без поддерживающих процессов невозможно обеспечить эффективное и результативное функционирование основных процессов.

12 подпроцесс: Самостоятельный процесс, инициируемый в ходе выполнения некоторого процесса более высокого уровня и являющийся его составной частью.

13 показатель: То, по чему можно судить о состоянии, развитии, ходе и т.п, чего-либо (качество, количество, затраты, время).

14 процессы управления: Процессы по управлению деятельностью и принятию решений на предприятии.

15 руководитель процесса: Должностное лицо, которое несет ответственность за оперативное управление процессом, а также за выполнение действий, определенных матрицей ответственности документа на процесс, с целью обеспечения стабильного протекания процесса.

7.5.2 Содержание (состав) документа на процесс

Оформление титульного листа (рекомендуемое)

На титульном листе должно быть указано:

- предприятие, например: ОАО «АЗ «УРАЛ», ЗАО «Трек» и т.п.;

- что это документ системы менеджмента качества;

- что это документ на процесс;

- наименование процесса, например: «Управление закупками»;

- обозначение процесса (идентификационный номер по системе принятой на предприятии), например: ДП-ПУ-1 ДЗ 7.4-01 (Обозначение означает, что это: Документ на процесс, процесс управления первого уровня, разработан Дирекцией по закупкам, по разделу 7.4 ГОСТ Р ИСО 9001, первый по этому разделу);

- документ на процесс должен быть утвержден вышестоящим руководителем, в данном примере – Генеральным директором, подпись, расшифровка подписи, дата;

- документ на процесс должен быть введен в действие Приказом по предприятию, дата и № приказа и дата, с которой документ обязателен для применения на предприятии;

- документ должен быть подписан разработчиком, владельцем процесса, руководителем процесса и согласован со службой качества. Должны быть указаны должности лиц, подписывающих документ, их фамилии и дата подписания.

- к документу на процесс ежегодно должны разрабатываться и прикладываться «Показатели и критерии процесса», которых он должен достичь в текущем году. Показатели должны быть утверждены Генеральным директором.

2 Термины и определения, сокращения, обозначения

2.1 Термины и определения

В этом разделе приводятся термины и определения, используемые в данном документе на процесс, которые не являются общеупотребительными. Если термин или определение взяты из какого – либо источника, то необходимо дать ссылку на этот источник, в скобках (обозначение стандарта, наименование документа и т.п.). Ссылки на разделы, пункты, страницы и т.п. документа делать не нужно. Например: Продукция: результат процесса (ГОСТ Р ИСО 9000-2008).

Сокращения

 

Приводятся расшифровки всех сокращений, которые встречаются в данном документе.

Например: УГК – управление Главного конструктора.

Обозначения

Приводятся условные обозначения, применяемые в блок – схемах (алгоритмах).

- процедура, действие процесса - оценка, принятие решения

 

- вход, выход процесса - корректировка

- действие предыдущего (последующего) процесса или процедуры

 

Сфера действия

В общем случае документ на процесс должен распространяться на:

- владельца и руководителя данного процесса;

- владельцев процессов, поставляющих входы в настоящий процесс: далее перечислить владельцев (должностных лиц), например: директор по управлению качеством, директор по закупкам и т.д.;

- владельцев процессов, принимающих выходы из настоящего процесса: далее перечислить владельцев (должностных лиц), например: директор по производству, финансовый директор и т.д.;

- самостоятельные подразделения предприятия, непосредственно задействованные в данном процессе: например, центр менеджмента качества, центр информационных технологий, управление технического контроля и т.д.