Офис управления проектами и его Роль в процессе управления портфелями проектов

Офис управления проектами

Общая схема управления портфелем проектов организации включает сбор данных, оценку хода выполнения проектов и про­грамм, входящих в портфель, сопоставление достигнутых резуль­татов с требованиями стратегического плана организации и со­ставление отчетов (см. Рис. 6) [200]. Решением всех перечисленных задач руководит Офис управления проектами (ОУП), ежедневно или еженедельно получающий отчеты о состоя­нии проектов и скорректированные графики их выполнения для составления на их основе обобщенных отчетов о состоянии порт­феля проектов в целом.

КОМЛЕКСНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЯМИ

Рис. 6. Схема процесса управления портфелями

ОУП это «офис» - физический или виртуальный - в состав ко­торого входят специалисты в области управления проектами, выполняющие функции управления проектами в своей организа­ции. Также ОУП является центром накопления знаний организа­ции в области управления проектами.

Контроль выполнения проектов в организациях может вестись разными способами. Расходы по проектам отслеживает финансо­вая служба, но, зачастую, она не ведет учета расходов по отдель­ным проектам. За использованием трудовых ресурсов следят функциональные подразделения, в которых работают специалисты занятные в проектах. Возможно, отдел кадров, который, также как и финансовая служба, не контролирует отдельные проекты. Задача этих подразделений состоит в отслеживании финансовых и трудо­вых затрат по отдельным подразделениям в соответствии со струк­турной схемой организации или по отдельным статьям расходов в соответствии с принятой системой управленческого учета. Исклю­чение составляют компании, занимающиеся исключительно вы-

полнением проектов такие, как строительные компании, компании, занимающиеся постройкой судов и другие, им подобные.

Финансовый отдел и отдел кадров обычно не занимаются обобщением данных по проектам в привязке к стратегическим целям организации. Они также не располагают временем и соот­ветствующей квалификацией, чтобы непосредственно отслеживать ход выполнения проектов и своевременно вмешиваться в него. В большинстве случаев в функции этих подразделений не входит координация всех проектов, выполняемых в организации, и, как правило, они не способны собирать и представлять руководству необходимые данные для успешного контроля за выполнением проектов. Все это ведет к экономическим потерям, которые в отчетах о прибылях и убытках компании обычно не отражаются, как непосредственно связанные с управлением проектами. Поэто­му важной задачей представляется «открыть глаза» руководству на реальную цену реализации проектов.

По мнению редакционной коллегии журнала Project Management Journal формализация процедур внедрения ОУП является одним из наиболее значительных достижений за послед­ние годы в этой области. ОУП в зависимости от нацеленности решаемых им задач может иметь различные названия. Например, проектного офиса, если основными являются задачи по оператив­ному управ-лению проектами. Распространенны и другие названия - центр совершенствования управления проектами или дирекция по управлению проектами, но, независимо от конкретного наиме­нования, под ОУП понимают службу с постоянными сотрудника­ми и отвечающую за внедрение и применение в организации мето­дов и средств управления проектами. По оценкам американской консал-тинговой компании Meta Group, организация ОУП может сократить число неуспешных проектов на 80%.

Офисы управления проектами являются наследниками офисов поддержки проектов (проектных офисов), которые впервые стали появляться на западе в 1960-х годах с целью поддержки сложных строительных и аэрокосмических проектов. В 1990-х годах спектр

задач, которые должны были решать проектные офисы, изменился и основной их функцией стала координация множества проектов для обеспечения согласованности методов и средств управления проектами, применяемых в организации и поддержания функций управления портфелями проектов. В то время как в рамках отдель­ных проектов, в зависимости от их масштабов и сложности, могут создаваться собственные проектные офисы, ОУП обеспечивает поддержку всего множества проектов, реализуемых организацией.

С началом нового, 21-го века все большее число организаций учреждает у себя ОУП в качестве инструмента обеспечения и поддержки управления проектами. ОУП призваны осуществлять поддержку качественных и количественных аспектов финансово-ориентированного управления проектами. При этом под количест­венными аспектами понимают создание и применение формализо­ванных процедур и методов управления содержанием проектов, их стоимостью, качеством, графиками, рисками, контрактами, инте­грацией и условиями выполнения. Качественные аспекты деятель­ности ОУП помогают справляться с усложняющимися коммуника­циями при выполнении проектов, управлять отношениями внутри команды исполнителей проектов, взаимоотношениями организа­ции с заказчиками и поставщиками.

Цели работы ОУП могут варьироваться в широких пределах по своей сложности и ответственности. Предприятия, осуществ­ляющие проекты, могут ставить перед собой задачи достижения результатов, лучших в своем классе, которые могут служить от­раслевыми стандартами в части организации работ по проектам. Менее амбициозные предприятия могут довольствоваться решени­ем частных задач совершенствования управления проектами, но чаще всего имеют своими целями просто своевременное заверше­ние запущенных проектов в пределах выделенных на их выполне­ние бюджетов.

Внедряя у себя ОУП, организация стремится усилить внима­ние, уделяемое тем сторонам собственной стратегии, которые связаны с наилучшим исполнением функции управления проекта-

ми. При этом долговременные планы организации в отношении ОУП, безусловно, должны включать сокращение превышений фактической продолжительности выполнения проектов преду­смотренной графиком, совершенствование распределения ресурсов между проектами, ускорение темпов поставки потребителям ре­зультатов проектов. Уровень сложности и формализации структу­ры ОУП, размеры его финансирования могут сильно различаться между организациями в зависимости от общих целей, которые они перед собой ставят. Такими целями могут быть:

■ повышение эффективности выполнения отдельных проек­
тов;

■ повышение эффективности выполнения всех проектов дан­
ного подразделения и организации в целом;

■ повышение уровня зрелости организации в части управле­
ния проектами.

Наличие в организации ОУП способно приносить ей следую­щие выгоды и преимущества:

■ внедрение в должной степени формализованных и устойчи­
вых процедур управления проектами;

■ повышение эффективности выполнения проектов в части
обеспечения требуемого содержания, сокращения стоимости и
продолжительности, использования трудовых ресурсов;

■ внедрение современных подходов к управлению проектами;

■ повышение прибыльности работы организации.

К числу полезных для предприятия результатов от создания и внедрения ОУП следует отнести создание принципов, средств и методов, способствующих применению количественных подходов к управлению содержанием, стоимостью и сроками выполнения проектов.

Для того, чтобы организация была способна гибко реагировать на пожелания и нужды потребителей, она должна особое внимание уделять всем трем указанным характеристикам проектов и устра­нению любых оправданных и необоснованных их отклонений от первоначально запланированных. Порой, в погоне за рационализа-

цией при выполнении проектов, организации в ходе интенсивного внедрения ОУП забывают об интересах людей или упускают их из виду. Поэтому методы и средства, которыми пользуется ОУП в своей работе, должны предусматривать эффективное обращения с такими, на первый взгляд, не поддающимися строгому количест­венному описанию категориями как удовлетворенность клиентов, взаимоотношения внутри команд исполнителей проектов и т.д.

Если организация сознательно прежде не уделяла должного внимания управлению проектами, то создание в ней полноценного ОУП может потребовать значительных капиталовложений. Вместе с тем, организациям, которые всегда очень трепетно относились к успешности и эффективности собственных проектов, часто не требуются значительные дополнительные расходы на учреждение ОУП. В том или ином виде эти организации уже располагают всем необходимым для выполнения тех функций, которые обычно возлагают на офисы управления проектами, хотя соответствующие структуры могут называться в них по-иному.