Состав автоматизированной системы управления портфелями проектов

Для автоматизации перечисленных в п. 3.2.2 этапов процесса управления проектами, в состав автоматизированных систем управления портфелями проектов должны быть включены сле­дующие подсистемы и модули (см. Рис. 31):

• Подсистема управления портфелями проектов;

• Подсистема управления финансами;

• Подсистема управления ресурсами;

• Подсистема управления процессами;

• Подсистема управления проектами;

• Подсистема управления требованиями;

• Подсистема обеспечения взаимодействия участников.

Офис Управления Проектами/

 

Рис. 31. Информационная система управления портфелями проектов

Подсистема управления портфелями проектов

Подсистема управления портфелями проектов предназначена для анализа агрегированной информации по стоимости, срокам и потреблению ресурсов групп проектов, называемых портфелями. Портфель формируется из проектов, сгруппированных по какому-либо значимому признаку. Например, один портфель может со­держать проекты, за которые отвечает определенное функциональ­ное подразделение, в то время как другой портфель содержит только проекты, предусмотренные в бюджете следующего года.

На основании агрегированной информации подсистема управ­ления портфелями проектов позволяет сравнивать проекты и опре­делять их приоритетность, выявлять проекты, на которых нужно

сфокусировать внимание в дальнейшем для избежания «узких мест».

Текущие и прогнозные данные по выполнению портфе­ля/проекта отслеживаются в системе посредством графических

индикаторов - Критическое ^4F, Предупреждение "ⁱ, Допусти-

мый и Исключительно на так называемой панели

сигнализаторов (см. Рис. 32).

С£) PRIMAVERA '1^||П1"

hj f'y»"............ ЛНТМЬ iijii«|in

? '- £

 

& I"* «

HnUM

Гпов апъкый по|пв*пь по фильтру Г ЮотФгль папыпшгвпя

Копт-дж-i Ьдплшнц¹.- p

Коггедк I LtpikB* Строипльсст» Кгппцдк ■ ИггЩ.

. Д,(Ы Ь~ J

Рис. 32. Подсистема управления портфелями проектов

Наряду со сводной информацией по статусу графика и бюдже­та портфеля в целом, система предоставляет информацию и по каждому проекту портфеля в отдельности для анализа источников возможных проблем. Система определяет оптимистическую и пессимистическую оценки стоимости проектов портфеля по за­вершении, планируемые даты финиша проектов портфеля и откло­нение по дате финиша, на основании которых формируется оценка по выполнению портфеля в целом. Индикаторы по статусу, осно-

ванные на пороговых значениях показателей, настраиваемых пользователем, определяют проекты, которые требуют повышен­ного внимания.

Также для анализа данных по срокам, стоимости и ресурсам в системе доступны различные графические формы, представляю­щие собой диаграммы в масштабе времени в виде гистограммы или таблицы. Эти формы включают в себя суммарные линии, линии целевого плана (директивного графика), линии фактическо­го выполнения, линии оставшегося выполнения, и линию проекта в целом, которые агрегируются на уровне портфеля (см. Рис. 33).

Рис. 33. Подсистема управления финансами

Модель портфеля проектов включает (см. Рис. 34):

• Проект - ограниченное во времени мероприятие, на­правленное на достижение конкретного результата.

Информация о проекте размещается на определенном уровне структуры проектов предприятия¹ (EPS). Ответственный за проект - элемент структуры ответ­ственных, назначенный на проект.

 

 

 

 

Ответственный за портфель		Портфель
		Проект

Рис. 34. Модель портфеля проектов

Подсистема управления финансами

Подсистема управления финансами предназначена для мони­торинга суммарной и распределенной во времени информации по финансированию и прогнозному движению денежных средств (кэш-флоу) по портфелю проектов с детализацией до уровня про­екта. На основании информации по финансированию (графику расходов по проекту), поступлению средств (доходы от реализации проектов) и ставки дисконтирования, рассчитываются значения чистой приведенной прибыли, рентабельности инвестиций и пе­риода окупаемости портфеля и его проектов (см. Рис. 35).

^; Структура проектов предприятия (EPS) — иерархическая структура декомпо­зиции направлений деятельности, программ и пр. по проектам. (нужен единый формат сносок)

Дпйро пожаловать, ЛндрвнМввнп

I I ^ll|].uuu.uu^

-uu.uuuuu?

ЙПП.ППП ПП4

 

EH	Kl	и		К)		В*	El И	К* KI
			2O02				2П04	2D0S
								h

Рис. 35. Подсистема управления финансами

Подсистема управления финансами применяется в основном на прединвестиционной стадии для оценки эффективности проек­тов, включаемых в портфель, и оценки эффективности портфеля в целом с точки зрения его финансовой составляющей.

Подсистема управления ресурсами

Подсистема управления ресурсами предназначена для анализа распределения ресурсов и потребностей в ресурсах. В системе возможно создание команд ресурсов и команд ролей (специально­стей) с учетом их принадлежности определенным функциональ­ным подразделениям, департаментам и уровнем квалификации, чтобы отслеживать ресурсы конкретных бизнес единиц.

С учетом сформированных команд ресурсов, осуществляется анализ их распределения по проектам и портфелям и отслеживает­ся их загрузка. В случае наличия перерасхода по ресурсу выбран­ной команды, система сигнализирует об этом (см. Рис. 36).

Cfe PRLMAVERA

*

I И1ННН.С. i КрыноперекппЕмйИ

! Г Т*6Пно# ff ГНПОф*

 

	IS™

I 1С I 1Г

EEJ

Рис. 36. Анализ загрузки ресурсов в подсистеме управления ресурсами

Также в системе управление портфелями проектов возможно формирование запросов на ресурсы по специальностям. Формиро­вание запросов осуществляется в подсистеме управления проекта­ми, откуда они попадают в подсистему управления ресурсами. Далее в соответствии с загрузкой ресурсов по каждой специально­сти, они распределяются по запросам. Для удобства работы с запросами на ресурсы, в подсистеме управления ресурсами воз­можно создание и отображение команд ролей (специальностей) и определение потребности в ресурсах по специальностям.

Модель портфеля (пула) ресурсов представлена на рисунке (см. Рис. 37) и отражает структуру портфеля и основные учиты­ваемые в нем параметры.

 

 

Ро	ль lbHOCTb)		Ресурс
(специа)
Команда ролей		Команда ресурсов

Рис. 37. Модель пула ресурсов

Элементами пула ресурсов являются:

• Ресурс - сотрудник функционального подразделения
организации, участвующий в выполнении работ по
проекту.

• Роль - специальность сотрудника.

• Команда ресурсов - ресурсы, объединенные по како­
му-либо значимому для организации признаку.

• Команда ролей - специальности, объединенные по ка­
кому-либо значимому для организации признаку.

Подсистема управления процессами

Основной целью подсистемы управления процессами (подсис­тема workflow) является обеспечение координации событий и функций в рамках системы управления портфелями проектов. Методы управления процессами используют модель организации как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие.

Работа подсистемы управления процессами основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последователь­ность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в подсистеме управления процесса­ми создается так называемая карта бизнес-процессов, которые

описывают, кто, когда и как должен обработать те или иные дан­ные. Заложенное в карту описание бизнес-процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Карта бизнес-процесса создается с использованием несколь­ких графических примитивов и затем может быть легко изменена (см. Рис. 38).

В системе управления портфелями проектов возможно созда­ние карт следующих бизнес-процессов:

• Инициация проектов;

• Рассмотрение документов по проектам;

• Внесение изменений в проект.

Л PRIM AVER Д

j\* WM-кПо-я пр*ект*; Цлчга

дик дня [выбрать денсп

 

 

№**h J HiiOfi-HiH

(Ч-I I.-.-HJ

C«*t<iV0VT4 гг-.;.т-" '..гг..

n [iVfunrprttra [КаЖ^Л ДОЛ¹*'

Lfc*p*rb код гровт-ь дпя H4*iFrT№*iwi

 

Рис. 38. Бизнес-процесс инициации проекта

В подсистеме управления процессами для каждого элемента процесса определяются данные, которые должны быть введены на данном этапе (для проекта это его принадлежность к определенно­му портфелю проектов, сроки исполнения, бюджет, документы и комментарии по нему), участники системы, которые являются ответственными за утверждение данного этапа и порядок протека­ния процесса.

Таким образом, каждый участник системы может иницииро­вать процесс по уже заранее сформированному шаблону. Совре­менные информационные технологии позволяют оперативно оповещать участников системы о том, что какой-либо процесс «поступил» к ним на утверждение, а инициаторам процесса отсле­живать его статус (см. Рис. 39).

Ч*¹™ |-Й h

PRIM AVER Д

■ V

[ Dm jtni-iHHff гра Клтсдан Ипрв:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нашим* процаия	Инициатор
> Выполнено
- IIJ Рйссчотрсиии
		!0-«1н-О4 07: IS АН ЭЕЕпипии шафим
f ImiWH
к Отклоняй
й 1 И

I I |S*»«I^W

Рис. 39. Мониторинг статуса бизнес-процесса

Также подсистема управления процессами частично включает в себя элементы управления документами и делопроизводства, то

есть к комплекс операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. В подсистеме управления процессами доступ­ны следующие функции управления документами:

• Возврат и изъятие документов из системы;

• Контроль версионности документов;

• Формирование цикла утверждения документов.

Подсистема управления проектами

Подсистема управления проектами позволяет формировать планы проектов, рассчитывать расписание проектов, контролиро­вать их выполнение и изменять информацию об их статусе. В подсистеме управления проектами формируются детальные кален-дарно-сетевые графики проектов с учетом ресурсов и затрат по выполнению работ проектов. Календарно-сетевые графики работ по проектам являются ядром портфеля проектов. Именно на осно­вании данных из календарно-сетевых графиков проектов осущест­вляется анализ и оценка эффективности портфеля. Для различных уровнях управления график имеет разный уровень детализации. На рисунке (см. Рис. 40) приведен классический пример трехуровне­вой иерархии графиков работ.

График 1-го уровня

График 2-го уровня

График 3-го уровня

Рис. 40. Иерархия графиков проекта

График первого уровня разрабатывается при инициации про­екта. Он должен отражать укрупненные, наиболее значимые собы­тия в проекте, стоимостные оценки и прогнозируемые сроки. В строительстве, например, этот график, или его часть является предметом переговоров между заказчиком и генеральным подряд­чиком по проекту. График первого уровня содержит следующую информацию:

• Уровни структуры декомпозиции работ¹ (WBS) и ответст­венные исполнители¹ по ним.

^; Структура декомпозиции работ проекта — способ описания целей и задач проекта путем его декомпозиции на иерархически взаимосвязанные результаты и соответствующие им пакеты работ. Каждый элемент WBS представляет собой некоторый объем работ, который можно оценить по степени выполнения, по затратам. 182

• Даты выполнения этапов работ;

• Бюджеты этапов работ;

• Плановые и фактические даты начала и окончания этапов;

• Ключевые вехи;

• Плановые и фактические затраты;

• Ссылки на договорные документы.

График первого уровня является ограничителем для графиков второго и третьего уровней.

График второго уровня ориентирован на подрядчиков. Цель графика второго уровня - контроль выполнения обязательств подрядными организациями. График содержит следующую ин­формацию:

• Уровни структуры декомпозиции работ (WBS) и ответст­
венные исполнители по ним;

• Даты выполнения этапов работ;

• Бюджеты этапов;

• Технологию выполнения работ, составляющих этапы;

• Плановые и фактические даты начала и окончания этапов;

• Плановые и фактические затраты;

• Информацию по ресурсам (трудовым, нетрудовым и мате­
риалам);

• Индивидуальные календари ресурсов;

• Даты начала и окончания работы ресурсов.

График 3го уровня представляет собой детальный график вы­полнения подрядных и субподрядных работ. График содержит следующую информацию:

• Уровни структуры декомпозиции работ (WBS) и ответст­
венные исполнители по ним;

• Работы и технологию выполнения работ

^; Структура ответственных — иерархическая структура, служащая в Системе управления портфелями проектов для разграничения доступа к уровням струк­туры EPS, проектам и структуре декомпозиции работ проекта.

• Плановые и фактические даты начала и окончания выпол­
нения работ;

• Плановые и фактические затраты;

• Информацию по ресурсам (трудовым, нетрудовым и мате­
риалам);

• Индивидуальные календари ресурсов;

• Даты начала и окончания работы ресурсов.

• Ограничения для графиков первого и второго уровней

На рисунке (см. Рис. 41) представлен пример сопоставления графиков проекта первого и второго уровней.

Файл Правка Бид Проект общие Сервис Настойки Поняиь

v и $ Я:

| Фнллр: Все работы

±

Пдт. ОбщаяГ| | Anpej

ь! | 30 | 06 | 13 | 20 | 27 | 04 | 11 | 13 «0.00 J5O.CO0.00

5АПР-0Э";

213.8 15АТ-Ш ОВ-фщ-Ш $1,775,143.49

ПсртФель: Все проемы Польз-Jb: «Мя [Темриаядзта. 15Aip-03 Доступ. Совместный |Целевой плане Т

<»

■■' Макет ДмрекпюъА и оперативный

Директивный (п..

В Полготовка тер...

Начало работы по

подготовке площадки

Подготовка территории

Окончание поагото! территории

_Н Осно.ны.об^... <""1"Ч.<П 1«*ЛЗ

Рис. 41. Графики проекта первого и второго уровней

Схематическая модель календарно-сетевого графика проекта представлена на рисунке (см. Рис. 42) и отражает структуру кален­дарно-сетевого графика проекта и основные учитываемые в графи­ке параметры.

Рис. 42. Модель календарно-сетевого графика проекта

Элементами календарно-сетевого графика проекта являются:

• Бюджет проекта - средства, выделенные на реализа­
цию внутреннего проекта.

• Ответственный за проект - элемент структуры ответ­
ственных, назначенный на проект.

• Этап проекта - этап реализации внутреннего проекта,
приводящий к достижению конкретных документи­
руемых результатов, имеющий выделенного ответст­
венного.

• Пакет работ проекта - выделенный набор работ в рам­
ках этапа проекта, имеющий выделенного ответствен­
ного.

Бюджет этапа / пакета работ - количество средств, вы­деленных на исполнение соответствующего этапа / па­кета работ.

Ответственный за этап/пакет работ - элемент структу­ры ответственных, назначенный на уровень этапа или пакета работ проекта.

Ключевое событие проекта - событие, которое влияет на достижение целей проекта.

Веха этапа/пакета работ - событие, которое влияет на достижение результатов этапа/пакета работ. Работа графика проекта - непрерывное элементарное действие, выполняемое одним составом исполнителей. Работа графика должна иметь назначение специально­стей и может иметь назначения ресурсов, расходов, документов.

Стоимость - финансовые затраты на выполнении дан­ной работы.

Специальность - набор навыков исполнителя, необхо­димый для выполнения данной работы. Назначение специальности характеризуется плановыми и фактиче­скими трудозатратами, интенсивностью потребления. Исполнитель работ - ресурс из пула ресурсов органи­зации, обладающий специальностью, необходимой для выполнения анной работы. Назначение исполнителя работ характеризуется плановыми и фактическими трудозатратами, интенсивностью потребления. Документ проекта - карточка документа, назначаемая на работу графика, веху этапа/пакета работ или ключе­вое событие проекта. В карточку вносится название документа, автор, номер версии, присваивается кате­гория, устанавливается статус документа.

Подсистема управления знаниями

Подсистема управления знаниями предназначена для форми­рования и поддержания базы типовых элементов проектных работ - типовых модулей. Типовые модули представляют собой некото­рую часть календарно-сетевого графика проекта, выделенную по каким-либо признакам. Типовые модули используются как состав­ные части при формировании нового графика проекта. Схематиче­ски связь управления проектами и портфелями проектов с управ­лением знаниями представлена на рисунке (см. Рис. 43).

 

 

 

 

Стратегия	Управление портфелями проектов	Реализация стратегии (Портфели проектов)
	Инициация и разработка проектов		Оценка и рассмотрение проектов
			Разработка базы знаний
		Управление проектами		Управление знаниями
			Совершенствование

Рис. 43. Связь управления портфелями проектов с управлением знаниями

Управление портфелями проектов определяет «что должно быть сделано?» для достижения стратегических целей организации (т.е. какие проекты должны быть включены в портфель), а управ­ление проектами определяет «как будут выполняться?» эти проек­ты. Но возникает еще один вопрос «соответствует ли выполнение проектов определенным стандартам?». На этот вопрос помогают найти ответ методы и средства управления знаниями.

Подсистема управления знаниями - это модуль, позволяющий разрабатывать и централизованно хранить методологии или шаб­лоны планов проектов. При разработке конкретных планов проек­тов офис управления проектами (при его отсутствии руководители проектов) может выбирать нужные методологии, комбинировать

их или вносить в них необходимые изменения. Преобразованные таким образом методологии переносятся в подсистему управления проектами с помощью специального «мастера» и используются в качестве шаблонов при создании новых проектов. Таким образом, при реализации каждого нового проекта можно непрерывно со­вершенствовать и обновлять работы, критерии и прочую информа­цию, относящуюся к проектам.