Автоматизированные системы управления портфелями проектов

При построении системы управления портфелями проектов возникает множество вопросов:

• Насколько успешно реализуется портфель проектов и со­
ставляющие его проекты?

• Насколько эффективен выбранный способ реализации от­
дельных проектов и портфеля в целом?

• Какой проект более успешен по сравнению с другими?

• Каким образом распределить ресурсы компании между портфелями и проектами, составляющими портфель?

В условиях отсутствия единой корпоративной автоматизиро­ванной системы управления портфелями проектов не представля­ется возможным оперативно дать ответы на подобные вопросы.

В настоящем разделе рассматриваются общие требования к автоматизированным системам управления портфелями проектов, в том числе: назначение, цели внедрения и требования к составу.

Требования к автоматизированным системам управления портфелями проектов

Автоматизированная система управления портфелями проек­тов обеспечивает поддержку принятия управленческих решений на основе автоматизации процессов, процедур и других способов осуществления деятельности компании. Деятельность регламенти­руется информационно-нормативными документами, а также результатами измерений и оценок, статистических материалов и оперативного управления и т.д. В добавление к этому, задачей информационной системы является помощь персоналу при анализе проблемы, визуальном рассмотрении сложных объектов и разра­ботке новых продуктов [61].

Основным управляющим фактором является процедура при­нятия решений, на основании результата которой осуществляется воздействие на систему (предприятие, корпорацию, компанию, организацию). Корпоративная информационная система управле­ния проектами (КИСУП) сама по себе решений не принимает, но, будучи эффективно настроенной, способна поставлять информа­цию руководителю, лицам принимающим решения, в том ракурсе, который наиболее подходит для принятия конкретного решения.

В соответствии с [146] управление информационными связями можно определить как управленческую функцию, направленную

на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Корпоративная информационная система управления проек­тами является своего рода фундаментом для обеспечения коорди­нации действий участников проектов компании. Общая схема информационного обмена внутри организации представлена на рисунке (см. Рис. 23) [137].

Руководитель организации Анализ портфелей проектов, принятие решений

Руководитель проекта Непосредственный доступ ко всем данным; просмотр отчетов; анализ расхождений, принятие решений

Ответственный исполнитель Непосредственный доступ ко всем данным; контроль распрделения ресурсов; доступ к спецификациям и отчетам; анализ расхождений

Исполнители на местах Информирование о фактичском выполнении работ

Офис управления проектами Разработка графика работ; распределение ресурсов; анализ работ; осознание технологии работ

Производство

Отчеты о статусе работ; доступ к

редатированию технологии; анализ

распрделения ресурсов; доступ к

спецификациям и отчетам

Рис. 23. Информационный обмен в организации

Эффективно управлять современным предприятием довольно трудно, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функ­циями управления являются планирование, координация, кон­троль, анализ и оценка деятельности. Управленческие решения, формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций, служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязан­ностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Поэтому в составе информационной системы принято учиты­вать средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникаци­онное программное обеспечение, средства организации коллектив­ной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологиче­ские) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к информационной системе является интеграция большого числа программных продуктов, реализующих различные методы управления.

Развитие корпоративных информационных систем прошло че­рез несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введе­нием стандартов обмена данными между системами, распростра­нением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управле­ния проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет допол­нительные требования к развитию информационных технологий управления проектами.

На сегодняшний день применение информационных техноло­гий для управления проектами/портфелями проектов можно пред­ставить так, как изображено на рисунке (см. Рис. 24).

Руководство проекта на местах"

 

Рис. 24. Автоматизация управления портфелями проектов