Органический тип структур управления

Органические, или адаптивные, структуры управления стали развиваться примерно с конца 70-х гг., когда, с одной стороны, создание международного рынка товаров и услуг резко обострило конкуренцию и среди предприятий и жизнь потребовала от предприятий высокой эффективности и качества работы, а также быстрой реакции на изменения рынка и с другой стороны, стала очевидной неспособность структур иерархического типа этим условиям соответствовать. Главным свойством управленческих структур органического типа является их способность изменять свою форму, приспосабливаясь к изменяющимся условиям.

 

Бригадная (кросс-функциональная)

Структура управления

 

Кросс-функциональная организационная структура

управления

Преимущества бригадной (кросс-функциональной) структуры:

v сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

v гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

v работа в группах создает условия для самосовершенствования; возможность применения эффективных методов планирования и управления;

v сокращается потребность в специалистах широкого профиля.

 

Недостатки бригадной (кросс-функциональной) структуры:

v усложнение взаимодействия (в особенности для кроссфункциональной структуры);

v сложность в координацииработ отдельных бригад;

v высокая квалификация и ответственность персонала; высокие требования к коммуникациям.

Проектная структура управления

 

Деятельность предприятия рассматривается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выделяются необходимые ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. Каждый проект имеет свою структуру, и управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. После выполнения проекта структура его распадается, ее компоненты, включая сотрудников, переходят в новый проект или увольняются (если они работали на контрактной основе). По форме структура управления по проектам может соответствовать как бригадной (кросс-функциональной) структуре, так и дивизионной структуре, в которой определенный дивизион (отделение) существует не постоянно, а на срок выполнения проекта.

Преимущества структуры, управления по проектам

v высокая гибкость;

v сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами.

Недостатки структуры управления по проектам

v очень высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управлять всеми стадиями жизненно цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании;

v дробление ресурсов между проектами;

v сложность взаимодействия большого числа проектов в компании;

v усложнение процесса развития организации как единого целого.

 

Матричная (программно-целевая)

Структура управления

Преимущества матричной структуры:

v лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос;

v более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;

v более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников;

 

Матричная структура управления на фирме «Тойота»

 

v относительная автономность проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;

v улучшение контроля за отдельными задачами проекта или целевой программы;

v любая работа организационно оформляется, назначается одно лицо - «хозяин» процесса, служащий центром сосредоточения всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы;

v сокращается время реакции на нужды проекта или программы, так как созданы горизонтальные коммуникации и единый центр принятия решений.

Недостатки матричных структур:

v трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);

v необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам;

v высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения;

 

 

Приложение 2

Административными бизнес-процессами считаются следующие процессы:

1.Изучение рынков и потребителей

1.1 Определение нужд и потребностей потребителя

1.1.1 Проведение качественных оценок

1.1.1.1 Проведение интервьюирования потребителей

1.1.1.2 Проведение исследования с помощью фокус-группы (целевой группы)

1.1.2 Проведение количественных оценок

1.1.2.1 Разработка и проведение исследования

1.1.3 Предсказание покупательского поведения потребителей

1.2 Измерение удовлетворения потребителя:

1.2.1 Товарами и услугами

1.2.2 Результатами рассмотрения рекламаций

1.2.3 Коммуникациями

1.3 Отслеживание изменений на рынке или изменения ожиданий потребителя

1.3.1 Определение слабых сторон в предложениях товаров/услуг

1.3.2 Выявление инноваций, отвечающих потребностям потребителей

1.3.2 Определение реакции потребителей на предложения конкурентов

2. Расширение представлений и стратегии

2.1 Отслеживание состояния внешней среды

2.1.1 Анализ и изучение конкуренции

2.1.2 Выявление тенденций в экономике

2.1.3 Выявление политических и регулирующих событии

2.1.4 Оценка технологических инноваций

2.1.5 Изучение демографических данных

2.1.6 Выявление социальных и культурных изменений

2.1.7 Изучение экологических проблем

2.2 Определение концепции бизнеса и стратегии организации

2.2.1 Выбор подходящих (целевых) рынков

2.2.2 Разработка долгосрочного видения

2.2.3 Формулировка стратегии организационных единиц

2.2.4 Разработка формулировки общей миссии

2.3 Разработка структуры организации и отношений между организационными единицами

2.4 Разработка и установление целей организации

3. Разработка товаров и услуг

3.1 Разработка концепции и планов выпуска нового продукта услуги

3.1.1 Формулирование требований к продукту/услуге, исходя из нужд потребителей

3.1.2 Планирование и принятие целей качества

3.1.3 Планирование и принятие целей по издержкам

3.1.4 Разработка жизненного цикла продукта и разработка целей по срокам

3.1.5 Разработка и интегрирование ведущих технологии в концепцию продукта/услуги

3.2 Разработка, создание и оценка опытных образцов продуктов и услуг

3.2.1 Разработка спецификаций продуктов и услуг

3.2.2 Ведение параллельного проектирования

3.2.3 Внедрение метода разработки максимально ценных изделий

3.2.4 Стандартизация формы документов

3.2.5 Разработка опытных образцов

3.2.6 Подача заявок па патент

3.3 Совершенствование существующих продуктов/услуг

3.3.1 Совершенствование продукта/услуг

3.3.2 Устранение проблем качества/надежности

3.3.3 Снятие с производства устаревших продуктов/услуг

3.4 Проверка эффективности новых и усовершенствованных продуктов/услуг

3.5 Подготовка к производству

3.5.1 Разработка и тестирование процесса производства опытных образцов

3.5.2 Разработка и получение необходимого оборудования и материалов

3.5.3 Внедрение и верификация процесса или метода

3.6 Управление процессом разработки продукта/услуг

4. Рынок и сбыт

4.1 Сбыт товаров или услуг в соответствующих покупательских сегментах

4.1.1 Разработка стратегии ценообразования

4.1.2 Разработка рекламной стратегии

4.1.3 Разработка маркетинговых рекламных обращений для разъяснения выгод

4.1.4 Оценка рекламных ресурсов и требуемого объема капитала

4.1.5 Выявление целевых потребителей и их нужд

4.1.6 Разработка прогноза продаж

4.1.7 Продажа продуктов и услуг

4.1.8 Определение условий совершения сделки

4.2 Обработка заказов потребителей

4.2.1 Прием заказов от потребителей

4.2.2 Передача заказов в производство и отделы доставки

5. Производство и доставка для производственных организаций

5.1 Планирование и приобретение необходимых ресурсов

5.1.1 Выбор и сертификация поставщиков

5.1.2 Покупка средств производства

5.1.3 Покупка сырья и материалов

5.1.4 Приобретение соответствующей технологии

5.2 Превращение ресурсов в готовую продукцию

5.2.1 Разработка и корректировка процесса доставки продукции (для существующих процессов)

5.2.2 Разработка календарного плана производства

5.2.3 Перемещение материалов и ресурсов

5.2.4 Производство продукта

5.2.5 Упаковка продукта

5.2.6 Складирование и хранение продукта

5.2.7 Стадия готовности продукции к отправке

5.3 Доставка продукции

5.3.1 Организация отправки продукции

5.3.2 Доставка продукции покупателям

5.3.3 Установка продукции

5.3.4 Утверждение специфических требований к обслуживанию отдельных покупателей

5.3.5 Выявление и планирование ресурсов, необходимых

для удовлетворения требований к обслуживанию

5.3.6 Обеспечение обслуживания отдельных покупателей

5.4 Управление процессом производства и доставки

5.4.1 Документирование и отслеживание статуса чакача

5.4.2 Управление запасами

5.4.3 Обеспечение гарантии качества продукции

5.4.4 Планирование и обеспечение обслуживания

5.4.5 Отслеживание ограничений, накладываемых внешними условиями

6. Производство и доставка для организаций сферы услуг

6.1 Планирование и приобретение необходимых ресурсов

6.1.1 Выбор и сертификация поставщиков

6.1.2 Покупка сырья и материалов

6.1.3 Приобретение соответствующей технологии

6.2 Формирование необходимых трудовых ресурсов

6.2.1 Определение квалификационных требований

6.2.2 Выявление необходимости и проведение обучения

6.2.3 Отслеживание и управление повышением квалификации

6.3 Предоставление услуг покупателю

6.3.1 Утверждение специфических требований к обслуживанию отдельных покупателей

6.3.2 Идентификация и планирование ресурсов, необходимых для удовлетворения требований к обслуживанию

6.3.3 Обеспечение обслуживания отдельных покупателей

6.4 Обеспечение гарантии качества услуг

7. Выставление счета и обслуживание покупателей

7.1 Предъявление покупателю счёта к оплате

7.1.1 Разработка, доставка и поддержка предъявления счета

7.1.2 Выставление счета покупателю

7.1.3 Ответ па запросы по предъявленному счёту

7.2 Обеспечение послепродажного обслуживания

7.2.1 Обеспечение послепродажного обслуживания

7.2.2 Рассмотрение гарантий и исков

7.3 Ответ на запросы покупателей

7.3.1 Ответ на информационные запросы

7.3.2 Работа с претензиями покупателей

8. Создание и управление человеческими ресурсами

8.1 Создание и управление стратегией человеческих ресурсов

8.1.1 Выявление организационных стратегических требований

8.1.2 Определение стоимости человеческих ресурсов

8.1.3 Определение требований, предъявляемых к человеческим ресурсам

8.1.4 Определение организационной роли человеческих ресурсов

8.2 Анализ и планирование уровня производства

8.2.1 Анализ, проектирование или перепроектирование объёма работы

8.2.2 Определение и сравнение выработки и нормативов

8.2.3 Определение круга рабочих обязанностей

8.3 Управление расстановкой персонала

8.3.1 Планирование и прогнозирование потребности в рабочей силе

8.3.2 Разработка планов преемственности и развития карьеры

8.3.3 Набор, отбор и лайм работников

8.3.4 Создание и управление командами

8.3.5 Перемещение работников

8.3.6 Изменение структуры и выбор нужного количества рабочей силы

8.3.7 Управление выходом работников на пенсию

8.3.8 Обеспечение поддержки сокращаемым работникам

8.4 Развитие и подготовка работников

8.4.1 Согласование потребностей в развитии работников и организации

8.4.2 Разработка и управление программами обучения

8.4.3 Разработка и управление программами ориентации работников

8.4.4 Развитие функциональных/технологических способностей

8.4.5 Развитие способностей к управлению/руководству

8.4.6 Развитие командных способностей

8.5 Управление деятельностью, поощрением и признанием заслуг работников

8.5.1 Разработка измерителей показателей деятельности

8.5.2 Разработка подходов к управлению деятельностью и обратной связью

8.5.3 Управление деятельностью команды

8.5.4 Оценка работы для определения рыночной и внутренней ценности

8.5.5 Разработка и управление базовым и переменным жалованием

8.5.6 Управление программами по поощрению и признанию заслуг

8.6 Гарантирование материального благополучия и удовлетворения

8.6.1 Управление удовлетворением работника

8.6.2 Разработка систем поддержки работы и семьи

8.6.3 Управление и администрирование выплат работникам

8.6.4 Управление безопасностью рабочего места и охраной здоровья

8.6.5 Управление внутренними коммуникациями

8.6.6 Управление и поддержка диверсификации рабочей силы

8.7 Обеспечение вовлечения работников

8.8 Управление отношениями служащие/руководство

8.8.1 Управление процессом коллективных переговоров

8.8.2 Управление сотрудничеством служащие/руководство

8.9 Разработка информационных систем человеческих ресурсов (Human Resource Information Systems)

9. Управление информационными ресурсами

9.1 Планирование управления информационными ресурсами

9.1.1 Формулировка требований на основе стратегии фирмы

9.1.2 Определение структуры системы предприятия

9.1.3 Планирование и прогнозирование информационных технологий и методологий

9.1.4 Установление общих для предприятия стандартов данных

9.1.5 Установление стандартов качества и контроля

9.2 Разработка и развертывание вспомогательных систем предприятия

9.2.1 Проведение анализа специфических потребностей

9.2.2 Выбор информационных технологий

9.2.3 Определение жизненного цикла данных

9.2.4 Разработка вспомогательных систем предприятия

9.2.5 Тестирование, оценка и внедрение вспомогательных систем предприятия

9.3 Внедрение систем контроля и безопасности

9.3.1 Выработка стратегии и уровней систем безопасности

9.3.2 Тестирование, оценка и внедрение систем контроля и безопасности

9.4 Управление хранением и получением информации

9.4.1 Создание информационных хранилищ (баз данных)

9.4.2 Получение и сбор информации

9.4.3 Хранение информации

9.4.4 Модификация и обновление информации

9.4.5 Обеспечение возможности получения информации

9.4.6 Удаление информации

9.5 Управление ресурсами и сетевыми операциями

9.5.1 Управление централизованными ресурсами

9.5.2 Управление распределенными ресурсами

9.5.3 Управление сетевыми операциями

9.6 Управление информационными услугами

9.6.1 Управление библиотечными и информационными центрами

9.6.2 Управление деловыми бумагами и документами

9.7 Облегчение распределения и коммуникации информации

9.7.1 Управление внешними системами коммуникации

9.7.2 Управление внутренними системами коммуникации

9.7.3 Подготовка и распространение публикаций

9.8 Оценка и контроль качества информации

10. Управление финансовыми и материальными ресурсами

10.1 Управление финансовыми ресурсами

10.1.1 Разработка бюджетов

10.1.2 Управление размещением ресурсов

10.1.3 Планирование рискового капитала

10.1.4 Управление денежными потоками

10.1.5 Управление финансовым риском

10.2 Обработка финансовых и бухгалтерских операций

10.2.1 Обработка кредиторской задолженности

10.2.2 Обработка начисления заработной платы

10.2.3 Обработка дебиторской задолженности, кредита и денежных сборов

10.2.4 Закрытие книг

10.2.5 Обработка информации по пособиям и пенсиям

10.3 Отчетная информации

10.3.1 Подготовка внешней финансовой информации

10.З.2 Подготовка внутренней финансовой информации

10.4 Проведение внутреннего аудита

10.5 Управление налоговой функцией

10.5.1 Обеспечение соответствия налоговым требованиям

10.5.2 Планирование налоговой стратегии

10.5.3 Применение эффективной технологии

10.5.4 Управление разногласиями по вопросам налогообложения

10.5.5 Доведение до руководства информации о проблемах, возникающих в связи с выплатой налогов

10.5.6 Работа с налоговым ведомством

10.6 Управление материальными ресурсами

10.6.1 Управление планированием капитала

10.6.2 Приобретение и перегруппировка основных средств

10.6.3 Управление ресурсами

10.6.4 Управление физическим риском

11. Выполнение программы по охране окружающей среды

11.1 Разработка стратегии охраны окружающей среды

11.2 Обеспечение соответствия нормам

11.3 Подготовка и обучение работников

11.4 Внедрение программ по предотвращению загрязнения окружающей среды

11.5 Управление усилиями по защите окружающей среды

11.6 Внедрение программ реагирования па чрезвычайные ситуации

11.7 Управление отношениями с общественностью и правительственными агентствами

11.8 Управление проблемами состояния окружающей среды

11.9 Разработка и управление информационной системой контроля окружающей среды

11.10 Отслеживание реализации программы мер по охране окружающей среды

12. Управление внешними связями

12.1 Коммуникация с акционерами

12.2 Управление связями с правительством

12.3 Построение отношений с кредиторами

12.4 Разработка программы по связям с общественностью

12.5 Взаимодействие с советом директоров

12.6 Установление связей с местным населением

12.7 Управление правовыми и этическими проблемами

13. Управление улучшением и изменениями

13.1 Оценка показателей деятельности организации

13.1.1 Создание систем оценки

13.1.2 Оценка качества продукта или услуги

13.1.3 Оценка затрат на обеспечение качества

13.1.4 Оценка всех затрат

13.1.5 Оценка длительности цикла

13.1.6 Оценка производительности

13.2 Проведение оценки качества

13.2.1 Оценка качества на основе внешних критериев

13.2.2 Оценка качества на основе внутренних критериев

13.3 Бенчмаркинг показателей

13.3.1 Определение возможностей бенчмаркиига

13.3.2 Проведение процесса бенчмаркинга

13.3.3 Проведение конкурентного бенчмаркинга

13.4 Улучшение процессов и систем

13.4.1 Разработка обязательств по улучшению

13.4.2 Внедрение постоянного процесса улучшения

13.4.3 Реинжеииринг бизнес-процессов и систем

13.4.4 Управление переходным периодом изменений

13.5 Внедрение тотального управления качеством (TQM)

13.5.1 Разработка обязательств по улучшению

13.5.2 Разработка и внедрение систем тотального управления качеством

13.5.3 Управление жизненным циклом тотального управления качеством

Приложение 3

 

10 фундаментальных приемов (инструментов)

В дополнение к такому обучению основам работы в команде и реше­ния проблем, члены команды по улучшению процесса также должны прой­ти специальное обучение, которое подготовит их к участию в соответ­ствующих мероприятиях. Эта подготовка должна включать следующее (но не ограничиваться этим):

· Концепции улучшения бизнес-процессов

· Построение блок-схем

· Приемы интервьюирования

· Методы оценки улучшения бизнес-процессов (затраты, длительность цикла, производительность, эффективность)

· Имитационное моделирование

· Методы устранения видов деятельности, не добавляющих цен­ности

· Приемы упрощения процессов и документации

· Упражнение организационными изменениями

· Методы прогонки процесса

· Анализ затрат и длительности цикла