Процессы управления взаимными зависимостями среди всех остальных процессов

Проект состоит из процессов и протекание любого процесса, как правило, влияет на остальные. Руководство всеми взаимозависимостями между процессами проекта входит в обязанности руководителя проекта. Ниже рассматриваются различные процессы управления взаимозависимостями.

5.3.1. Инициация проекта и разработка плана проекта

Включает в себя оценку интересов потребителя и остальных участников проекта, подготовку плана проекта и инициацию всех остальных процессов.

План проекта, включающий в себя план качества, должен быть разработан и поддерживаться в рабочем состоянии. Степень детальности плана зависит от сложности и масштаба проекта.

План проекта должен иметь ссылки на документированные требования потребителя и других участников проекта и цели проекта. Также должен быть указан источник каждого требования, чтобы обеспечить прослеживаемость.

В плане проекта должны быть указаны характеристики продукта и способы их измерения и оценки.

Если целью проекта является удовлетворение требований контракта, то контракт должен быть изучен. При необходимости должны проводиться пересмотры контракта.

При инициации проекта должны быть выявлены проекты, похожие на инициируемый и уже проведенные поставщиком. Опыт, полученный в этих проектах, должен быть использован максимально.

В плане проекта должны быть выявлены и документированы процессы проекта и их цели.

В организации поставщика должна быть установлена система качества, которая обеспечит постоянное улучшение качества. Поскольку качество является частью хорошего управления проектом, система качества проекта должна быть интегрирована в систему управления проектом. Система качества должна быть документирована в программе качества.

Насколько это практикуется, поставщик должен принять и, при необходимости, приспособить систему качества и процедуры организации-заказчика. В программе качества должны быть сделаны ссылки на используемые документы системы качества организации-заказчика. В случае, если существуют особые требования к системе качества от других участников проекта, должно быть обеспечено, чтобы созданная система качества удовлетворяла этим требованиям проекта.

Разработка плана проекта включает интеграцию всех планов, созданных в других процессах проекта. Эти планы должны быть проверены на непротиворечивость и расхождения между ними должны быть устранены.

План проекта должен определять, планировать и назначать сроки его пересмотров, а также устанавливать порядок хранения записей об этом. Пересмотры должны включать анализ и изменение системы качества и плана проекта, а также их соответствия целям проекта.

В план проекта должны быть включены (с определением сроков) оценки хода реализации проекта, чтобы использовать эти оценки при планировании оставшейся работы.

Должны быть соблюдены все требования к управлению качеством, такие как документирование, проверки, ведение записей, прослеживаемость, пересмотры и всеобщие аудиты проекта.

Для отслеживания хода реализации проекта должны быть определены соответствующие показатели и обеспечена их регулярная оценка. Они должны подтверждать, что цели проекта остаются актуальными при изменяющемся окружении проекта. По результатам этих оценок должны приниматься предупреждающие и корректирующие меры.

В плане проекта должен быть установлен порядок взаимодействия участников. Особое внимание должно быть уделено следующим вопросам:

· взаимодействие потребителя с другими участниками проекта;

· связи и отчеты организации-поставщика с различными отделами и функциями организации заказчика;

· связи между функциями внутри организации-поставщика.

5.3.2. Управление взаимодействием

Необходимо управлять взаимодействиями внутри проекта, чтобы обеспечить запланированные связи между процессами. Это управление должно включать создание процедур управления взаимодействием, организацию межфункциональных рабочих встреч, решение конфликтных ситуаций, реакцию на изменение рисков, измерение степени реализации проекта (с использованием таких методов, как анализ созданной стоимости) и оценка степени реализации для определения состояния проекта и планирования оставшихся мероприятий.

Оценки степени реализации проекта должны также использоваться для выявления потенциальных проблем взаимодействия. Как правило там, где риск больше, взаимодействие должно специально координироваться.

5.3.3. Управление изменениями

Управление изменениями включает выявление и документирование потребности в изменениях и их влияния, а также анализ и принятие решения об изменениях в процессах и продукте.

Управление изменениями включает внесение изменений в работы проекта и в план проекта. До принятия решения об изменении должны быть проанализированы цель изменения, его размер и влияние. Изменения, влияющие на цели проекта, должны быть согласованы с потребителем и соответствующими участниками проекта.

Управление изменениями также включает в себя координацию изменений во взаимосвязанных процессах проекта и разрешение конфликтов.

Процедуры управления изменениями должны включать контроль документации.

Замечание

Руководство по управлению изменениями содержится в стандарте
ИСО 9004-1:94.

Руководство по управлению конфигурацией содержится в стандарте ИСО 10007:97.

5.3.4. Завершение

Включает завершение отдельных процессов и проекта в целом и получение обратной связи.

Во время проекта должно быть обеспечено, что все процессы проекта завершены как планировалось. Это включает в себя обеспечение того, что все записи сделаны и хранятся требуемый срок.

Вне зависимости от причин завершения проекта, должен быть проведен полный анализ хода реализации проекта. При его проведении должны использоваться все требующиеся записи, в том числе оценки хода реализации проекта и документы, от участников проекта. Особое внимание должно быть уделено обратной связи от потребителя и других соответствующих участников проекта. По возможности данные должны быть измеримыми и содержать количественные значения. По результатам анализа хода реализации проекта должны быть написаны соответствующие отчеты. В них должен быть описан опыт, который может быть использован в следующих проектах.

Закрытие проекта должно быть официально согласовано с соответствующими участниками проекта.

5.4. Процессы, связанные с техническим заданием

В данном международном стандарте техническое задание включает в себя также описание продукта проекта, его характеристик и способов их измерения и оценки.

Целями процессов, связанных с техническим заданием, являются:

· перевод требований потребителя и других участников проекта в действия для достижения целей проекта и организация этих действий;

· обеспечение того, что при реализации этих действий люди работают в рамках технического задания;

· обеспечение того, что все процессы проекта удовлетворяют требованиям, описанным в техническом задании.

Ниже приводится описание процессов, связанных с техническим заданием.

5.4.1. Разработка концепции

Заключается в определении общих характеристик конечного продукта проекта.

Пожелания потребителя к продукту и процессам, как высказанные, так и подразумеваемые, должны быть преобразованы в документированные требования, которые должны быть согласованы с потребителем.

Все участники проекта должны быть определены и их пожелания установлены, преобразованы в документированные требования и, где необходимо, согласованы с потребителем.

5.4.2. Разработка и контроль технического задания

При разработке технического задания характеристики продукта проекта должны быть определены и документированы как можно подробней. Характеристики должны быть выражены в количественной форме, чтобы стать основой для разработки. Должно быть указано, как эти характеристики будут измеряться и как будет оцениваться их соответствие требованиям потребителя и других участников проекта. Как характеристики продукта были получены из требований заказчика должно прослеживаться.

В техническом задании также должны быть приведены ссылки на проведенный анализ и оценку альтернативных подходов и вариантов решений.

5.4.3. Планирование мероприятий

Проект должен быть структурирован в управляемые мероприятия, приводящие к удовлетворению требований потребителя к продукту и процессам.

Для определении мероприятий руководство проекта должно привлекать сотрудников, которые будут их выполнять, чтобы использовать их опыт, а также добиться их понимания, поддержки и принятия этих действий.

Каждое мероприятие должно быть определено таким образом, что его выход измерим.

Список мероприятий должен быть проверен на полноту. Запланированные действия должны включать обеспечение качества, оценку хода реализации проекта и разработку плана проекта.

Порядок взаимодействия между мероприятиями и между проектом и участниками должен быть определен и документирован.

5.4.4. Контроль мероприятий

Мероприятия, определенные в процессе планирования мероприятий, должны быть проведены и проконтролированы согласно плану проекта. Контроль мероприятий включает контроль взаимодействия между ними, чтобы минимизировать конфликты и непонимания. Особое внимание должно быть уделено действиям, использующим новые технологии.

Мероприятия должны анализироваться и оцениваться для выявления расхождений и возможностей улучшения. Продолжительность анализа должна соответствовать сложности проекта.

Результаты анализа должны использоваться для оценки степени реализации и выходов проекта и для планирования оставшихся мероприятий. Пересмотренный план оставшихся мероприятий должен быть документирован.