Продолжительность и ресурсы проекта

Достаточно подробное рассмотрение сетевого анализа в предыдущей главе может привести к заключению, что только время существенно при решении проектных задач. Действительно, существует много ситуаций, когда именно время является наиболее важной действующей силой, однако в большинстве случаев другие факторы влияют на наши возможности выполнять работу, реализовывать проекты.

Так, например, мы должны предположить, что необходимое оборудование должно иметься в наличии в необходимом количестве. Наличие таких вещей как рабочая сила, производственные площади, оборудование и т.д. определяют не только возможность потенциального выполнения работы, но и требуемое для этого время. Оценка продолжительности будет безоговорочно полагаться на наши реальные материальные возможности и ограничения, а потому несколько нереалистично говорить только об абстрактной продолжительности проекта.

Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед использование ресурсов (рис. 21):

Рис. 21 График ресурса «рабочая сила»

В данном примере перегрузка происходит в дни с пятого по восьмой: следовательно, если мы не передадим эту работу кому-то еще или не привлечем дополнительные ресурсы (персонал), то мы не может ожидать выполнения нашего проекта в заданные сроки. оставшаяся альтернатива в изменении расписания некоторых работ, которые составляют перегрузку. Мы можем, например, задержать работы на три дня и избежать ресурсной перегрузки.

3.3. Классификация ресурсов, их планирование и управление ими

Как описывалось выше (см. рис. 4), в ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:

· люди,

· оборудование,

· материалы,

· энергия,

· информация.

Полезная классификация входов процессов преобразования предложена Слаком. Выделяются два класса ресурсов:

1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать:

· материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане;

· информация - например, деловая информация, обрабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией;

· потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана.

2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных ресурсов. В качестве примеров можно назвать:

· основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля;

· расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана);

· люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования.

Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы.

· Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами. В индустрии сервиса потребители сами являются частью процесса преобразования. Прохождение потребителей через процесс преобразования во многих отношениях подобно обработке материалов. Однако материалы не могут пожаловаться и обратиться за нужной им услугой в другое место, если их заставляют долго ждать или обслуживают не так, как им того хочется. Об этом необходимо помнить, особенно при планировании потребителей, обслуживаемых по очереди, и управление ими. Скорость поступления потребителей на вход операционного процесса - параметр, во многом зависящий от организации, предоставляющей услугу. Дисциплина, занимающаяся этими вопросами, называется «управление спросом».

· Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от потребителей материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако создание запасов материалов приводит к росту затрат. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат и в последнее время достигли существенного прогресса. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков. Природа отношений между поставщиком и потребителем материалов в последнее время является предметом интенсивных дискуссий в западной литературе.

· Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе. Внедрение информационных технологий (ИТ) существенно расширило возможности применения информации обоими способами.

· Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.

Совершенствование структурной схемы проектного уровня показало, что наиболее важная роль в структуре принадлежит распределению ресурсов. Одна из возможных схем процесса распределения ресурсов приведена на рис. 22.

Рис. 22 Схема процесса распределения ресурсов

Используемые на рисунке символы делают различие между входами процесса распределения ресурсов и его выходами. Соединительные линии могут означать потоки данных, но более точно они отражают контрольный процесс. Например, возможные ресурсы не могут быть выявлены, пока необходимые результаты не получены от верхнего уровня. Это отражено на рисунке в виде темного прямоугольника. Другой тип контрольного процесса показан между окончанием получения ресурса и выявлением возможных ресурсов. Она указывает, что если ресурсы назначены один раз, то функция назначения может нуждаться в новом входе перед назначением поставки следующего ресурса.

Когда новые проекты начаты, они включаются в общую загрузку. Для них определяют необходимые кодовые ресурсы. Состояние обрабатываемых проектов сравнивается с запасами ресурсов для определения резервов ресурсов. Эти два типа информации, которые должны быть детальными, являются основой для принятия решений по распределению ресурсов. После распределения ресурсов по работам разрабатываются детальные графики.

Основы распределения ресурсов. Составление планов и графиков их реализации предполагает распределение ресурсов по заданиям, а это само по себе часто становится довольно-таки сложной задачей. В большинстве случаев имеет смысл доставлять график работ и график расходования тех ресурсов, которые нужны для этих работ. Обычно формируют несколько графиков соответствующих ресурсов:

· График последовательности заданий. Здесь показывается порядок следования заданий с указанием времени их начала и окончания, а также используемых процессов. При этом для наглядности часто применяют диаграммы Ганта.

· График использования человеческих ресурсов. На нем показывают ту работу, которую каждый из сотрудников будет делать в конкретный день или неделю.

· График работы оборудования. На нем обозначается, до какой степени функциональные возможности каждого компонента в комплексе технологического оборудования будут задействованы на текущем интервале времени.

· График расходования материалов. Он показывает, какие материалы потребуются. Управление расходованием и пополнением запасов будет более подробно рассмотрено в подразделе 3.6.