Взаимосвязь функций управления

В рамках управленческого цикла общие функции управления находятся в тесной взаимосвязи: в большинстве случаев их невозможно четко разграничить. Результаты реализации каждой функции непосредственно влияют на выполнение остальных. Так, например, эффективная мотивация способствует улучшению результатов трудовой деятельности и уменьшает текущий объем работы по организации и контролю, а рацио­нальные планирование, организация и корректный контроль мотивируют работников. По результатам контроля осуществляется регули­рование (обратная связь), включающее корректировку планов, хода их выполнения и механизма мотивации. Данную взаи­мосвязь называют внешней.

Внутренняя взаимосвязь общих функций состоит в том, что они взаимно проникают друг в друга. Реализация каждой из них в отдельности требует использования всех остальных. Например, при осуществлении функции планирования необходи­мо спланировать этот процесс, организовать его ис­полнение, мотивировать исполнителей и проконтро­лировать качество исполнения. Аналогично протекают процессы реализации функций мотивации, органи­зации и контроля.

Общие и специальные функции также взаимосвязаны. Они образуют единую систему, так как характеризуют процесс управления с двух сторон – во времени и пространстве. Выполнение каждой специальной функции управления предполагает исполнение всех общих функций управления (рисунок 13). Так, например, маркетинг планируется, организуется, мотивируется и контролируется так же, как любая другая специальная функция.

Чтобы обеспечить эффективную работу организации, ее менеджмент должен реализовывать все функции управления. Однако варианты их исполнения могут быть разными. Например, функции можно выполнять с помощью собственных структурных подразделений организации, что характерно для крупных фирм. Другой вариант – покупка готовых товаров (электроэнергии, инструмента и т.п.) или услуг (научно-исследователь­ских, конструкторских и технологических разработок, юриди­ческих, бухгалтерских, маркетинговых и др.). Этот вариант ис­пользуют в основном мелкие и средние фирмы.

 

 

 

Рисунок 13 – Взаимосвязь общих и специальных функций управления

 

3.2 Общая функция управления – планирование

3.2.1 Цель и содержание функции планирования

Планирование – это выбор целей и составление плана действий по их достижению. Его цель заключается определение будущего состояния и перспектив развития организации или ее отдельных элементов.

Выделяют стратегическое, тактическое и оператив­ное планирование. Стратегический уровень обеспечивает достижение стратегических целей, будущую жизнеспособность и эффективность различ­ных направлений деятельности организации. Такти­ческое планирование ориентировано на реализацию важных этапов достижения стратегических целей. Опе­ративное планирование направлено на достижение ор­ганизацией оперативных целей, решение текущих за­дач, стоящих перед ней. Оно в наибольшей степени конкретно и детально по содержанию.

Перечисленные виды планирования взаимосвязаны: тактические и оперативные цели организации не могут противоречить стратегическим целям; результаты оператив­ного планирования должны включать конкретные действия, направленные на достижение стратегических и такти­ческих целей.

Процесс пла­нирования зависит от множества факторов, важ­нейшими из которых являются:

- субъект планирования, его квалификация и профессиона­лизм;

- объект планирования и его важность в деятельности организации;

- период (сроки) планирования;

- применяемые принципы, методы и приемы планирования;

- используемые средства планирования, в том числе вычислительная техника;

- порядок согласования планов с вышестоящими и взаимодействующими организациями.

В общем виде содер­жание планирования включает:

- определение цели (целей);

- формулировку задач, которые надо решить для достижения цели;

- установление этапов, перечня, последовательности и временных параметров выполнения мероприятий (работ), реализация которых обеспечивает решение задач;

- определение ресурсов, необходимых для достижения цели и распределение их по этапам выполнения работ;

- выбор (разработку) способов выполнения запланированных мероприятий

- оформление планов.

Эффективность планирования обеспечивается соблюдением ряда принципов, формулируемых, как требования:

- планирование должно быть рациональ­ным и экономически обоснованным, т.е. обеспечивать достижение цели с наименьшими затратами времени, финансов и других ресурсов;

- цели должны быть достижимыми, а задачи выполнимыми. Их содержание должно соответствовать реальным возможностям организации и исполнителей;

- планирование должно быть достаточно гибким, чтобы в процессе реали­зации планов и принятых решений можно было по мере необходимости вносить в них изменения.

3.2.2 Система планирования организации

Руководство организации должно организовать процесс планирования. Эту работу выполняет высший менеджмент. Непосредственно планированием занимаются менеджеры всех уровней управления, а в крупных организациях – специальные структурные подразделения, например: управление стратегического развития, плановый отдел и т.п.

Система планирования организации включает стратегический, тактический и оперативный уровни планирования, а также систему соответствующих планов. По длительности периода реализации выделяют следующие виды планов:

долгосрочные – предусматривают период реализации более пяти лет;

среднесрочные – реализуются в период от года до пя­ти лет;

краткосрочные – охватывающие плановый пери­од до одного года.

По уровням планирования разли­чают:

планы организации в целом;

планы структурных подразделений и функциональных подсистем;

индивидуальные планы работников.

По важности поставленных целей и масштабу выполняемых задач планы подразделяют на:

стратегические – долгосрочные программы развития организации в целом;

тактические – программы, касающиеся важнейших сфер деятельности организации или отдельных направлений ее функционирования, как правило, на среднесрочный период;

оперативные – краткосрочные программы действий, связанные с вы­полнением текущих задач.

Стратегическое планирование в общем случае включает:

- формулирование миссии;

- анализ факторов внешней и внутренней сред;

- определение стратегических целей;

- выбор стратегии;

- разработку программы (плана) ее реализации.

Основу стратегического планирования составляет выбор стратегии. Вначале проводится анализ внешней среды, факторов прямого и косвенного воздействия с целью выявления положения организации в сфере ее деятельности, определения возможностей и угроз. Затем производится оценка собственных возможностей организации, ее сильных и слабых сторон. Сопоставление положения организации во внешнем окружении и ее возможностей позволяет выбрать подхо­дящую стратегию развития.

В итоге разрабатывается стратегический план – документ, содержащий описание мероприятий по реализации стратегии. В этой работе участвуют специалисты различных направ­лений деятельности организации: маркетинга, производства, финансов, НИОКР и т.п.

Тактическое планирование осуществляется ме­неджментом среднего уровня управления, как правило, на средне­срочный период времени согласно промежуточным стра­тегическим целям. Обычно предметом тактического планирования яв­ляются показатели, отражающие состояние внутрен­ней среды организации: персонала, производственных затрат, финансов, инвестиций, организационной структуры и культуры.

Оперативное планирование осуществляется на краткосрочный период време­ни и направлено на решение текущих задач организации и ее структурных подразделений. Координирующей основой оперативного планиро­вания является годовой план – доку­мент, отражающий ключевые направления деятель­ности организации и содержащий перечень основных мероприятий, обеспечивающих ее деятельность в течение года. Например, примерная структура годового плана предприятия может включать следующие разделы:

- производство и реализация продукции;

- техническое и организационное развитие;

- повышение эффективности производства;

- нормирование работ и материалов;

- капитальные вложения и капитальное строитель­ство;

- материально-техническое обеспечение;

- персонал и оплата труда;

- себестоимость, прибыль и рентабельность;

- система материального стимулирования;

- финансовая деятельность;

- социальное развитие;

- охрана природы и рациональное использование природных ресурсов.

На основе годового плана предприятия формируют­ся его квартальные и месячные планы, а также планы его структурных подразделений. В некоторых организация практикуется система разработки и утверждения индивидуальных планов сотрудников, как правило руководителей структурных подразделений и основных специалистов.