Етапи підготовки до участі у міжнародній виставці/ярмарку

Кількість місяців до початку/ відкриття виставки/ярмарку	Заходи
	· вибір виставки для участі в ній · підготовка та відправка заявки · складання плану підготовки до виставки · формування бюджету
	комплектування складу працівників для роботи на виставці розподіл обов΄язків уточнення плану резервування квитків і місць у готелі
	планування експозиції консультування з дизайнерами уточнення умов проведення виставки підготовка виїзних документів
	завершення оформлення виставкового кіоску (стенда) контроль виконання плану збори виставкової групи
	контроль виставкового бюджету робота над експозицією
	організація роботи з виробничими підрозділами щодо комплектування експозиції створення проекту рекламної компанії на виставці
	замовлення необхідного для виставки обладнання завершення робіт з дизайну та графічного оформлення контроль планових заходів рекламної кампанії
	заповнення всієї документації на участь у виставці підготовка реєстраційних формулярів для персоналу контроль виконання плану
	замовлення друкованих рекламних матеріалів укладання контракту на вантажні перевезення проведення навчання персоналу (стендистів)
	початок перед виставкової рекламної кампанії укладання контрактів з організаторами на сервісне обслуговування (зв΄язок, охорона тощо) контроль виконання плану, проведення зборів з персоналом
	посилення рекламної компанії (розсилка персональних запрошень, інформування потенційних клієнтів тощо) остаточне визначення складу виставкової групи розробка графіка роботи на виставці перевірка готовності виїзних документів та умов проживання
	перевірка виставкового обладнання та експонатів підготовка обладнання та експонатів до відправки страхування експозиції контроль наявності всієї виставкової документації відправка рекламних матеріалів, літератури, матеріалів перед виставкова підготовка персоналу підготовка до в΄їзду

 

Участь у виставці та її координація. Робота стенда і стендистів на виставці координує керівник стенда, який призначається ще на етапі підготовки до участі у виставці/ярмарку. Його функціями є:

· перевірка готовності стенда перед початком заходу;

· розробка та дотримання робочого плану та розкладу для працівників;

· доручення конкретних завдань окремим співробітникам;

· зустрічі з важливими відвідувачами;

· допомога у проведенні переговорів з клієнтами;

· здійснення інформаційного зв΄язку з фірмою.

Діяльність співробітників стенда має бути спрямована на досягнення мети участі у виставці/ярмарку. Це може бути: максимізація кількості замовлень, оцінка кон΄юктури та перспектив продажів, ознайомлення з техніко-технологічними тенденціями, налагодження нових ділових контактів тощо. Однією з основних функцій персоналу стенда має бути облік відвідувачів, який дасть змогу на наступному етапі визначити результативність участі у виставці/ярмарку, ступінь досягнення поставленої мети, коло та характеристики споживачів, нові контакти. Для цього використовуються спеціально розроблені форми запису розмов з відвідувачами стендів, які, крім ідентифікаційних даних клієнта, містять комерційну інформацію (наміри щодо співробітництва, зауваження та вимоги, пропозиції тощо).

 

7.3. Ефективність виставкової діяльності

 

З метою визначення параметрів оцінки економічної ефективності виставково-ярмаркової діяльності (ВЯД) для безпосередніх організаторів можна використати показники вигідності реалізації виставкового проекту, а саме:

1) прямі доходи від учасників і відвідувачів виставкових заходів;

2) доходи, отримані від організацій, пов'язаних з обслуговуванням учасників і гостей виставково-ярмаркових заходів;

3) збільшення загальних витрат організаторів і експонентів (реклама, інформаційні носії, культурна програма і ін.);

4) створення додаткових робочих місць і, відповідно, збільшення зростання зайнятості населення;

5) чинник стимулювання торгівлі, а також підвищення іміджу підприємства, міста і регіону в цілому.

Всі ці параметри вимагають систематичного збору і аналізу статистичних матеріалів. Статистичні дані виставки - найважливіший показник її масштабу і значущості. Професійний збір і інтерпретація виставкової статистики необхідний для: 1) корегування і прогнозування виставкової стратегії; 2) визначення пріоритету виставкового проекту; 3) визначення економічної ефективності ВЯД.

Існує необхідність розробки цілісної концепції оцінки ефективності ВЯД, в рамках якої кінцева мета - вдосконалення діяльності підприємств, підвищення їх функціональної стійкості на ринку за рахунок ефективної участі у виставкових заходах. При цьому питання про фінансування, як на рівні пріоритетних виставок так і комерційних може розв'язуватися різними способами: власними засобами, залучення спонсорів, виділення субсидій і т.д.

Аналіз звітності підприємств-організаторів виставок виявив, що на більшості оптових ярмарків і виставок-продажів учасникам надаються додаткові послуги, наприклад, транспортування ярмаркових вантажів, оренда легкового автотранспорту, ксерокопіювання, надання перекладача і багато інших послуг. Окрім цього, джерелом доходу для організаторів служить платня за рекламу, акредитаційний внесок (тобто ліцензія, що дозволяє брати участь у всіх заходах виставки або ярмарку), реєстраційний збір і т.д.

Багато ярмаркових і виставкових організацій вводять в свій баланс торговельно-посередницький відсоток від виконаних операцій. Проте всі здійснені між учасниками операції практично неможливо врахувати, тому в основному виставково-ярмаркові організації не використовують це джерело доходу і наперед повідомляють потенційних учасників, що комерційна діяльність на виставці (ярмарку) відсотковим збором на користь улаштовувачів не обкладається [14, c.92].

Ефективною будь-який вид торгової діяльності, у тому числі і виставково-ярмаркову, можна назвати лише в тому випадку, якщо всі зацікавлені в цьому процесі юридичні особи: продавець, покупець і посередник досягають наміченої мети отримують прибуток.

Для будь-якої складової інфраструктури товарного ринку економічний ефект має два аспекти: прямий і непрямий.

Прямий ефект - ефект отриманий від результату діяльності інфраструктури безпосередньо самої інфраструктурної складової товарного ринку.

Непрямий ефект - ефект в тих галузях економіки на які направлені зусилля інфраструктури.

Визначено, що для експонента показником ефективної торгівлі буде наявність великої кількості вигідно укладених контрактів і проданої продукції. Але з погляду організаторів виставки, ефективною (рентабельною) вона буде якщо будуть покриті всі витрати і отриманий прибуток.

Основні статті витрат практично для будь-якого ярмарку або виставки-продажу включають:

1) витрати на оренду приміщення і устаткування;

2) друкарські і інформаційно-рекламні витрати;

3) транспортно-складські витрати;

4) представницькі витрати; - організаційні витрати.

Перелік статей доходів ярмарки включає:

1) платню за участь у виставці або ярмарку; - вартість експозиційних місць;

2) платню за рекламу; 3) платню за сервісне обслуговування;

4) оплату послуг консультантів, перекладачів і ін. Основним джерелом доходів є стягуваня з учасників зборів, тобто платні за використання експозиційного місця.

Аналіз даного методу дозволив визначити методику розрахунку розміру стягуваної з учасників платні, яка включає в себе два показника: 1) вартість 1 кв. м виставкової площі; 2) витрати на одного учасника.

Визначено, що вартість 1 кв. м виставкової площі складає [27]:

(1)

де С_{1кв. м} – вартість 1 кв. м виставкової площі;

Р₁ – загальні витрати, що враховуються при розрахунках даного показника;

Sобщ – загальна виставкова площа. При цьому загальні витрати, що враховуються при розрахунку вартості 1 кв. м виставкової площі, включають витрати по оренді виставкової площі, витрати на оформлення і половину непередбачених витрат.

Для розрахунку показника, що відображає величину витрат на одного учасника, визначено таку формулу:

(2)

де Р_1уч – витрати на одного учасника;

Р₂ – загальні витрати, що враховуються в розрахунках даного показника;

N_уч – загальна кількість учасників виставки.

При цьому встановлено, що загальні витрати, що враховуються при розрахунку витрат на одного учасника, включають транспортні і складські витрати, заробітну платню членам оргкомітету, витрати на охорону, культурну програму, інформаційно-рекламні і половину непередбачених витрат. Загальне число учасників виставки визначається таким чином:

(3)

де S_средн – середня виставкова площа, яка визначається за формулою:

(4)

де відповідно Smax та Smin – максимальна і мінімальна виставкові площі.

Таким чином пропонована схема розрахунків дозволяє оперативно розрахувати ефективність участі в виставці. Для виставкової діяльності характерні наявність елементів товару в послузі, наявність зовнішніх ефектів, недостатня передбаченість реакції споживачів.

Виставкові послуги завжди пов'язані з особливостями поведінки клієнтури. Тому для організаторів важливо розуміти природу своїх послуг, враховувати їх специфіку в управлінні, плануванні і маркетингу.

Аналіз методів оцінки ефективності, описаних в літературі, виявив, що під час оцінки ефективності виставку необхідно проводити кількісну оцінку якісних параметрів виставково-ярмаркових заходів. Це можна зробити на основі поелементного аналізу різних виставкових заходів і діяльності організаторів по основних "виставкових показниках", а також за допомогою розрахункових коефіцієнтів з виявленням їх відхилень від нормованих або бажаних величин. Деякі джерела пропонують набір коефіцієнтів, наведений нижче в таблиці.

Таблиця