ТОП 10:

ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ДО УЧАСТІ У МІЖНАРОДНІЙ ВИСТАВЦІ/ЯРМАРКУ



Кількість місяців до початку/ відкриття виставки/ярмарку Заходи
· вибір виставки для участі в ній · підготовка та відправка заявки · складання плану підготовки до виставки · формування бюджету
  • комплектування складу працівників для роботи на виставці
  • розподіл обов΄язків
  • уточнення плану
  • резервування квитків і місць у готелі
  • планування експозиції
  • консультування з дизайнерами
  • уточнення умов проведення виставки
  • підготовка виїзних документів
  • завершення оформлення виставкового кіоску (стенда)
  • контроль виконання плану
  • збори виставкової групи
  • контроль виставкового бюджету
  • робота над експозицією
  • організація роботи з виробничими підрозділами щодо комплектування експозиції
  • створення проекту рекламної компанії на виставці
  • замовлення необхідного для виставки обладнання
  • завершення робіт з дизайну та графічного оформлення
  • контроль планових заходів рекламної кампанії
  • заповнення всієї документації на участь у виставці
  • підготовка реєстраційних формулярів для персоналу
  • контроль виконання плану
  • замовлення друкованих рекламних матеріалів
  • укладання контракту на вантажні перевезення
  • проведення навчання персоналу (стендистів)
  • початок перед виставкової рекламної кампанії
  • укладання контрактів з організаторами на сервісне обслуговування (зв΄язок, охорона тощо)
  • контроль виконання плану, проведення зборів з персоналом
  • посилення рекламної компанії (розсилка персональних запрошень, інформування потенційних клієнтів тощо)
  • остаточне визначення складу виставкової групи
  • розробка графіка роботи на виставці
  • перевірка готовності виїзних документів та умов проживання
  • перевірка виставкового обладнання та експонатів
  • підготовка обладнання та експонатів до відправки
  • страхування експозиції
  • контроль наявності всієї виставкової документації
  • відправка рекламних матеріалів, літератури, матеріалів
  • перед виставкова підготовка персоналу
  • підготовка до в΄їзду

 

Участь у виставці та її координація. Робота стенда і стендистів на виставці координує керівник стенда, який призначається ще на етапі підготовки до участі у виставці/ярмарку. Його функціями є:

· перевірка готовності стенда перед початком заходу;

· розробка та дотримання робочого плану та розкладу для працівників;

· доручення конкретних завдань окремим співробітникам;

· зустрічі з важливими відвідувачами;

· допомога у проведенні переговорів з клієнтами;

· здійснення інформаційного зв΄язку з фірмою.

Діяльність співробітників стенда має бути спрямована на досягнення мети участі у виставці/ярмарку. Це може бути: максимізація кількості замовлень, оцінка кон΄юктури та перспектив продажів, ознайомлення з техніко-технологічними тенденціями, налагодження нових ділових контактів тощо. Однією з основних функцій персоналу стенда має бути облік відвідувачів, який дасть змогу на наступному етапі визначити результативність участі у виставці/ярмарку, ступінь досягнення поставленої мети, коло та характеристики споживачів, нові контакти. Для цього використовуються спеціально розроблені форми запису розмов з відвідувачами стендів, які, крім ідентифікаційних даних клієнта, містять комерційну інформацію (наміри щодо співробітництва, зауваження та вимоги, пропозиції тощо).

 

7.3. Ефективність виставкової діяльності

 

З метою визначення параметрів оцінки економічної ефективності виставково-ярмаркової діяльності (ВЯД) для безпосередніх організаторів можна використати показники вигідності реалізації виставкового проекту, а саме:

1) прямі доходи від учасників і відвідувачів виставкових заходів;

2) доходи, отримані від організацій, пов'язаних з обслуговуванням учасників і гостей виставково-ярмаркових заходів;

3) збільшення загальних витрат організаторів і експонентів (реклама, інформаційні носії, культурна програма і ін.);

4) створення додаткових робочих місць і, відповідно, збільшення зростання зайнятості населення;

5) чинник стимулювання торгівлі, а також підвищення іміджу підприємства, міста і регіону в цілому.

Всі ці параметри вимагають систематичного збору і аналізу статистичних матеріалів. Статистичні дані виставки - найважливіший показник її масштабу і значущості. Професійний збір і інтерпретація виставкової статистики необхідний для: 1) корегування і прогнозування виставкової стратегії; 2) визначення пріоритету виставкового проекту; 3) визначення економічної ефективності ВЯД.

Існує необхідність розробки цілісної концепції оцінки ефективності ВЯД, в рамках якої кінцева мета - вдосконалення діяльності підприємств, підвищення їх функціональної стійкості на ринку за рахунок ефективної участі у виставкових заходах. При цьому питання про фінансування, як на рівні пріоритетних виставок так і комерційних може розв'язуватися різними способами: власними засобами, залучення спонсорів, виділення субсидій і т.д.

Аналіз звітності підприємств-організаторів виставок виявив, що на більшості оптових ярмарків і виставок-продажів учасникам надаються додаткові послуги, наприклад, транспортування ярмаркових вантажів, оренда легкового автотранспорту, ксерокопіювання, надання перекладача і багато інших послуг. Окрім цього, джерелом доходу для організаторів служить платня за рекламу, акредитаційний внесок (тобто ліцензія, що дозволяє брати участь у всіх заходах виставки або ярмарку), реєстраційний збір і т.д.

Багато ярмаркових і виставкових організацій вводять в свій баланс торговельно-посередницький відсоток від виконаних операцій. Проте всі здійснені між учасниками операції практично неможливо врахувати, тому в основному виставково-ярмаркові організації не використовують це джерело доходу і наперед повідомляють потенційних учасників, що комерційна діяльність на виставці (ярмарку) відсотковим збором на користь улаштовувачів не обкладається [14, c.92].

Ефективною будь-який вид торгової діяльності, у тому числі і виставково-ярмаркову, можна назвати лише в тому випадку, якщо всі зацікавлені в цьому процесі юридичні особи: продавець, покупець і посередник досягають наміченої мети отримують прибуток.

Для будь-якої складової інфраструктури товарного ринку економічний ефект має два аспекти: прямий і непрямий.

Прямий ефект - ефект отриманий від результату діяльності інфраструктури безпосередньо самої інфраструктурної складової товарного ринку.

Непрямий ефект - ефект в тих галузях економіки на які направлені зусилля інфраструктури.

Визначено, що для експонента показником ефективної торгівлі буде наявність великої кількості вигідно укладених контрактів і проданої продукції. Але з погляду організаторів виставки, ефективною (рентабельною) вона буде якщо будуть покриті всі витрати і отриманий прибуток.

Основні статті витрат практично для будь-якого ярмарку або виставки-продажу включають:

1) витрати на оренду приміщення і устаткування;

2) друкарські і інформаційно-рекламні витрати;

3) транспортно-складські витрати;

4) представницькі витрати; - організаційні витрати.

Перелік статей доходів ярмарки включає:

1) платню за участь у виставці або ярмарку; - вартість експозиційних місць;

2) платню за рекламу; 3) платню за сервісне обслуговування;

4) оплату послуг консультантів, перекладачів і ін. Основним джерелом доходів є стягуваня з учасників зборів, тобто платні за використання експозиційного місця.

Аналіз даного методу дозволив визначити методику розрахунку розміру стягуваної з учасників платні, яка включає в себе два показника: 1) вартість 1 кв. м виставкової площі; 2) витрати на одного учасника.

Визначено, що вартість 1 кв. м виставкової площі складає [27]:

(1)

де С1кв. м – вартість 1 кв. м виставкової площі;

Р1 – загальні витрати, що враховуються при розрахунках даного показника;

Sобщ – загальна виставкова площа. При цьому загальні витрати, що враховуються при розрахунку вартості 1 кв. м виставкової площі, включають витрати по оренді виставкової площі, витрати на оформлення і половину непередбачених витрат.

Для розрахунку показника, що відображає величину витрат на одного учасника, визначено таку формулу:

(2)

де Р1уч – витрати на одного учасника;

Р2 – загальні витрати, що враховуються в розрахунках даного показника;

Nуч – загальна кількість учасників виставки.

При цьому встановлено, що загальні витрати, що враховуються при розрахунку витрат на одного учасника, включають транспортні і складські витрати, заробітну платню членам оргкомітету, витрати на охорону, культурну програму, інформаційно-рекламні і половину непередбачених витрат. Загальне число учасників виставки визначається таким чином:

(3)

де Sсредн – середня виставкова площа, яка визначається за формулою:

(4)

де відповідно Smax та Smin – максимальна і мінімальна виставкові площі.

Таким чином пропонована схема розрахунків дозволяє оперативно розрахувати ефективність участі в виставці. Для виставкової діяльності характерні наявність елементів товару в послузі, наявність зовнішніх ефектів, недостатня передбаченість реакції споживачів.

Виставкові послуги завжди пов'язані з особливостями поведінки клієнтури. Тому для організаторів важливо розуміти природу своїх послуг, враховувати їх специфіку в управлінні, плануванні і маркетингу.

Аналіз методів оцінки ефективності, описаних в літературі, виявив, що під час оцінки ефективності виставку необхідно проводити кількісну оцінку якісних параметрів виставково-ярмаркових заходів. Це можна зробити на основі поелементного аналізу різних виставкових заходів і діяльності організаторів по основних "виставкових показниках", а також за допомогою розрахункових коефіцієнтів з виявленням їх відхилень від нормованих або бажаних величин. Деякі джерела пропонують набір коефіцієнтів, наведений нижче в таблиці.

Таблиця







Последнее изменение этой страницы: 2016-06-26; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.237.61.235 (0.01 с.)