Етапи проведення міжнародного тендеру

І. Підготовка тендеру	ІІ. Представлення пропозицій	ІІІ. Вибір переможця	ІV. Укладання угоди
Визначення організатора тендеру Формування тендерного комітету Розробка комплекту тендерної документації Узгодження документів із замовником-імпортером Підготовка та публікація оголошення при відкритих торгах Запрошення визначених заздалегідь учасників при закритих торгах Розповсюдження (продаж) тендерної документації	Підготовка пропозиції оферентом: § заповнення проформ (за наявнос-ті в комплекті тен-дерної документації); § представлення пропозицій самостійно Відправка документів у тендерний комітет до зазначеної доти Внесення оферентом завдатку “надійності”	Відкриття конвертів: § у присутності учасників торгу (голосний торг); § без присутності учасників торгу (неголосний торг) Аналіз пропозицій за обраними критеріями та методикою Вибір переможця	Укладання формальної угоди Офіційне підписання контракту

 

Тендерні комітети, як правило, мають право делегувати частину своїх повноважень інженерно-консультаційній фірмі, відносини з якою будуються на договірній основі. Найчастіше такі фірми беруть участь у розробці тендерної документації, тобто комплекту документів, що містять інформацію щодо предмета торгів, а також умови та вимоги тендерного комітету, які мають бути безумовно прийняті та враховані учасниками торгів при підготовці тендерних пропозицій.

Тендерна документація поділяється на такі розділи:

· загальні умови торгів;

· інструкція для учасників торгів;

· фінансові умови торгів та договору поставки або підряду;

· технічні умови проекту;

· зразки документів, що мають бути заповнені учасниками.

Загальні умови торгів містять: дані про предмет торгів (місце – знаходження об΄єкта, його загальна характеристика, терміни початку і закінчення робіт); дані про замовника; основні положення чинного замовника тендерного законодавства та інших нормативних актів, що регулюють діяльність учасників торгів і підрядників; дані щодо існуючих у країні обмежень і пільг (митних, ліцензійних, податкових тощо).

Інструкція для учасників торгів містить: реквізити тендерного комітету; місце, терміни та порядок подання тендерних пропозицій; вимоги до оформлення пропозицій; розмір, форму та порядок внесення застави; вимоги до структури та калькуляцій ціни пропозицій; право і порядок відвідання будівельного майданчика або місцевості, де буде розташований об΄єкт; можливість подання оферентом альтернативної пропозиції; рекомендації оферентам щодо залучення місцевих субпідрядних фірм; попередження про те, що оферент не має права відзивати свою пропозицію або змінювати її умови після закінчення терміну подання пропозиції; право (або відсутності такого) участі представників оферентів при розгляді пропозицій у тендерному комітеті; нагадування про те, що тендерний комітет не дає пояснень щодо причин відхилення пропозицій та визначення переможця, а також не компенсує учасникам тендеру витрат не підготовку тендерних пропозицій; порядок оголошення результатів торгів.

Фінансові умови тендеру можуть містити: пропозицію про надання розстрочки платежів (кредиту) на поставку обладнання та виконання будівельно-монтажних робіт; здійснення зустрічних закупівель у рахунок платежів за виконані роботи; можливість і порядок перерахування цін на будівельно-монтажні роботи на стадії контракту.

Технічні умови тендеру містять: найменування та призначення об΄єкта або обладнання; креслення, схеми, графіки виконання робіт; специфікації на технологічне обладнання та матеріали; технічні норми; правила виконання будівельно-монтажних робіт; технічні вимоги до матеріалів, виробів, конструкцій тощо. Зміст технічних умов тендеру залежить від його предмета та складності проекту.

Зразки (проформи) документів також визначаються характером предмета торгів. Крім того, їх склад формується під впливом прагнення тендерного комітету отримати вичерпну інформацію про оферентів (фінансовий стан, матеріально-технічна база, існуючий досвід поставки обладнання або спорудження об΄ектів тощо). До цих документів також додаються зразки банківських гарантій, які оферент може подати як заставу і зразок договору поставки (підряду), в якому зазначаються основні умови угоди що до виконання замовлення.

До складання тендерної документації більшість замовників, особливо в країнах, що розвиваються, звертаються до послуг консультантів, роль яких частіше за все виконують спеціалізовані інженерно-консультаційні фірми. Фікцією консультантів на першому етапі є складання технічної специфікації та контрактних умов для проведення торгів. На наступних етапах консультанти беруть участь в оцінці тендерів, що надійшли від учасників, виявлення їх переваг і недоліків, а також у переговорах які передують укладанню контрактів. Іноді консультанти поширюють свої послуги і на догляд за належним виконанням переможців торгів своїх контрактних зобов΄язень. Таким чином, консультант є стороною, яка відіграє значну роль у формуванні вимог до предмета торгів, виборі переможця торгів і функціонуванні придбаного замовникам майна. Виконання консультантами всіх цих функцій вимагає значної кількості висококваліфікованого персоналу та розглядається інженерно-консультаційними фірмами як важлива самостійна стаття доходу.

Суттєве значення має вибір сторони фінансування замовлення, що бажано визначити ще до початку проведення торгів. Це може бути банк або державна організація країни проведення торгів, а також зарубіжні, національні, міжнародні економічні організації та банки. Коли ж джерело фінансування не знайдено, оферта замовника включає зауваження про необхідність супроводження тендерних пропозицій учасників торгів умовами фінансування.

Після того, як комплект тендерної документації підготовлено відбувається оголошення торгів: підготовка та публікація оголошення (при відкритих тендерах) та розсилка запрошень взяти участь у тендері певному колу фірм (при закритих тендерах).

Експортери, які прийняли рішення про участь у торгах, що були оголошенні, викуповують їх умови у тендерних комітетів. Вартість умов торгів становіть умовний розмір – від десятків до кількох сотень доларів. Однак в останні десятиріччя, незважаючи на торговельний звичай, що вартість комплекту тендерної документації має розраховуватися, виходячи з необхідності покриття витрат на її розробку, вона постійно підвішується. Частково це пояснюється прагненням не допустити до участі в тендерах слабкі, фінансово не потужні фірми, а іноді й конкурентів, які через підставних претендентів отримують техніко-економічні дані щодо проекту, а частково прагнення підвищити окупність витрат на проведення тендеру. Викуп комплекту тендерної документації не накладає жодних зобов΄язань ані на претендентів, ані на організаторів тендеру.

Другий етап проведення торгів характеризується виникненням матеріальної та юридичної відповідальності оферентам перед замовникам. У практиці проведення міжнародних торгів тендерна пропозиція учасника торгів вважається офертою продавця. Основним змістом цього етапу є підготовка та представлення пропозиції оферентом. Якщо в комплекті тендерної документації була передбачена проформа контракту та проформа тендеру, то оферент заповнює ці документи, виноході зі своїх техніко-технологічних, фінансових та організаційних можливостей. У разі відсутності таких документів пропозиції готуються самостійно, враховуючи зазначені замовником вимоги.

За сучасних умов головними критеріями успіху при складанні оферентами тендерних пропозицій є:

· найменше відхилення від вимог тендерної документації;

· розробка пропозиції з урахуванням найпередовіших технологій;

· конкурентоспроможна ціна;

· прийнятий строк виконання замовлення.

Пропозиції учасників торгів повинні бути належним чином підписані, завірені печаткою оферента та направлені організаторам торгів у закритих конвертах. Факт отримання такого конверта організаторами означає, що претендент погоджується з усіма умовами проведення тендеру і в подальшому не матиме претензій щодо умов та вимог, зазначених у тендерній документації. Такі листи, а також документацію іноземні оференти відправляють замовною кореспонденцією або через агентську фірму (через свого представника), яка передає їх організаторам тендеру та юридично фіксує цей факт. Пропозиції мають надійти до визначеної заздалегідь дати, після якої оференти до участі в торгах не допускаються.

Для сучасних торгів є характерним прагнення міжнародних підрядників і постачальників подавати свої пропозиції в останній момент перед закінченням терміну подання пропозиції. Для зниження ризику випадкових затримок при доставці пропозиції до країни проведення торгів часто практикуються відправки двох і більше груп з дублікатами тендерних документацій, які прямують різними маршрутами та використовують різні види транспорту.

Матеріальна відповідальність оферента на цьому етапі виражається в тому, що висування пропозицій супроводжується поданням документа, який підтверджує внесення до банку країни-організатора торгів застави “серйозні пропозиції”, яка може сягати 5% від загальної вартості пропозиції. Застава не повертається, якщо претендент викликає свою пропозицію до кінця терміну її дії або виявляється неспроможним виконати замовлення за контрактом, який був підписаний у результаті проведення торгів.

Після закриття торгів учасники не мають права змінювати умови своїх пропозицій і зобов΄язані у разі отримання замовлення виконувати його у суворій відповідності з представленими пропозиціями.

Вибір постачальника є вирішальним етапом тендеру як для організатора, так і для оферента. В день закриття торгів тендерні комітети організовують, як правило, публічне відкриття конвертів з пропозиціями. В присутності всіх учасників торгів керівники тендерних комітетів відкривають конверти з пропозиціями, називають фірми або склади консорціумів, які подали пропозиції, а також оголошують запропоновані учасниками параметри проекту. Таки торги, як відомо, є голосними. При проведенні ж неголосних торгів тендерні комітети не провадять публічного відкриття пакетів пропозицій і не оголошують ані складу учасників, ані запропонованих ними умов.

Однак оголошення характеристик пропозицій не дозволяє робити висновок про те, хто з учасників торгів отримає замовлення. Тендерні комітети протягом 1 – 3 місяців вивчають надані пропозиції, враховуючи технічні характеристики, умови кредитів і платежів, які можуть мати суттєві відмінності. Кожен тендерний комітет користується своєю методикою зіставлення пропозицій.

У процесі розгляду пропозицій тендерні комітети мають право звертатися до учасників з проханням зробити додаткові уточнення та пояснення. Часто це право використовується тендерними комітетами як привід для додаткового погодження пропозицій учасників на свою користь. Якщо учасники торгів через будь-які канали отримують інформацію про конкурентоспроможність своїх пропозицій, вони, надаючи пояснення і уточнення, мають можливість опосередковано поліпшити технічні та комерційні умови цих пропозицій.

Перемога присуджується учаснику (фірмі або консорціуму), який запропонував або нижчі ціни, або найвигідніші умови. Для виграшу торгів на поставку обладнання вирішальне значення мають рівень цін та умови платежу, а для виграшу торгів на створення об΄єктів капітального будівництва – ціна пропозиції, строк виконання робіт, технологічна сумісність та ефективність комплектного обладнання, можливості по забезпеченню об΄єкта запчастинами, рівень експлуатаційних послуг, надійність запропонованих методів будівництва. У всіх випадках, особливо в країнах, що розвиваються, велике значення має залучення до виконання замовлення місцевих фірм.

Після визначення переможця інформація про нього та умови укладеного контракту, а також про конкурентні пропозиції оголошується в пресі та заінтересованим фірмам (при голосному тендері), а при неголосному – залишається внутрішньою інформацією тендерного комітету переможця.

На цій стадії у відповідності з чинними законодавствами деяких країн організатор тендеру має право через тендерний комітет анулювати результати торгу та утриматися від розміщення замовлення або призначити нові чи повторні торги. Така ситуація має місце, як правило, в трьох випадках:

· коли всі або більшість пропозицій були представленні з відхиленням від умов торгу або з порушенням відповідних законодавчих актів країни-замовника;

· якщо оференти вступили в змову щодо рівня ціни, і він перевищує середній рівень на відповідному товарному ринку;

· в разі надходження пропозиції тільки від однієї фірми, тобто за умов відсутності вибору.

Контракти, що підписуються в результаті проведення торгів з державними організаціями, набувають сили після ухвалення відповідними державними органами. Роль виконавчих і законотворчих органів країни-замовника при проведенні торгів полягає передусім у тому, що вони нормують нормативно-правову базу тендерних процедур і здійснюють суворий нагляд за дотриманням тендерного законодавства в країні.