Тема 10. Лекция Информационные системы в социокультурном менеджмент

 

Термин «информация означает в переводе с латинского «осведомление», «представление», «разъяснение». На фундаментальность понятия «информация» еще указал основоположник кибернетики Норберг Винер, говоря, что это одна из самых сложных проблем современности. В Философском энциклопедическом словаре термин информация означает «сообщение, осведомление о положении дел: сведения о чем-либо, передаваемые людьми; уменьшаемая, снимаемая неопределенность в результате получения сообщения; сообщение, неразрывно связанное с управлением; передача, отражение разнообразия в любых объектах и процессах живой и неживой природы». В словаре иностранных слов термин «информация» означает как сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи. Понятия знания и информации часто отождествляют, когда знания есть фундаментальное свойство материи, а информация есть способ взаимодействия, через который осуществляется передача в процессе отражения. В процессе переработки информация должна приобрести знаковую форму и выразиться с помощью других знаний, хранящихся в памяти, она должна получить смысл и значение. Знание – это всегда информация, но не всякая информация является знанием. В превращении информации в знания играет большую роль культурный контекст эпохи. Благодаря этому знания становится достоянием общества, а не отдельных индивидов. Информация не просто знания. Это еще и сообщение, сведения, т. е. такое знание, которое потребно и у него есть потребитель. Только взаимодействуя с потребителем, знание приобретает характер сообщения, сведения. Знание становится информацией. Информация э то знание, которое всегда находится в обороте, движении, знания, которые собираются, хранятся, перерабатываются и передаются и развиваются в системе. Знания только тогда приобретает качество информации, когда оно действует как основа регуляции, управления. Информация есть только там, где есть управление.

Информация циркулирующая в социальных системах, в социальном управлении называется социальной информацией. Информационное взаимодействие в различных сферах общественной жизни, в жизни социальных групп, индивидов есть форма социального взаимодействия. Информация в социальной среде самым сложным типом информации. Люди используют информацию для самых различных потребностей, взаимодействуя с другими людьми. Средства с помощью которых получается, обрабатывается и распространяется информация называются информационными технологиями.

Эффективность управления может быть только тогда, когда создана система получения оперативной, точной, достоверной информации о деятельности организации. Здесь мы можем говорить об информационном менеджменте. Информационный менеджмент связан с системой управленческой отчетности, представляющая собой, большую проблему для руководства организацией. В основном сведения о функционировании организации для принятия решения или контроля руководитель получает из финансовой отчетности, которая не дает общих сведений о том, как в целом работает организация. Тогда руководитель собирает информацию «практическую» по принципу снизу – вверх, через иерархию запросов от верхнего уровня руководства до среднего, а от него к низшему, т. е. исполнителю. Но, на разных уровнях существует различного рода и разная информация. Происходит конфликт между руководителем и теми, кто дает ему информацию. Неточные данные с опозданием приводят к тому, что решения можно принять неправильные. Для того, чтобы этого не было теоретики информационного менеджмента предлагают строить отчетность наоборот сверху – вниз. Формулируя потребности верхнего уровня и проецируя их на нижние уровни управления. Главное здесь, чтобы информация была своевременной, единообразной, точной и регулярной. Эти требования к управленческой информации могут быть реализованы при построении системы управления:

· система должна быть ориентирована на первое лицо, т. е. руководителя;

· система должна строиться сверху – вниз. Менеджеры каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для работы данных;

· исполнители должны иметь возможность фиксирования т передачи наверх установленных им руководством данных;

· данные должны фиксироваться там, где порождаются;

· информация должна быть доступной всем заинтересованным потребителям в ней сразу же после фиксации.

Информационный менеджмент имеет много проблем не только потому, что системы не складываются или не работают, а потому, что многие руководители игнорируют информацию в управлении организацией. Большинство руководителей управляет исходя из своего опыта, интуиции, видения своей организации и неструктурированных данных о своей организации. Многие руководители не владеют информацией ни о структуре своих отделов, ни о положении дел в них. Необходимо внедрять в организациях автоматизированные системы управления. Для этого надо достоверное обследование организации по всем видам деятельности. Только на основе её строится корпоративная информационная система управления. Цель данной системы получение руководителем достоверной, оперативной информации во всех срезах деятельности без посредников. Она должна быть дана без искажений. Большинству руководителей необходима к полученной информации еще и мнение сотрудника, который её доставил. Принимать решения на чистой информации у нас еще не все могут, нужны комментарии. Кроме того, большие корпорации вводят автоматизированные системы управления, а наш с Вами объект исследования – малые и средние организации, которые не могут себе позволить иметь в структуре квалифицированную группу, занимающуюся обеспечением данной автоматизированной системы. Поэтому данные системы в социокультурных организациях находится в развитии.

Другие подсистемы, например, статистические данные, отражающие деятельность организаций существуют в виде бухгалтерско-статистической информации в организациях социокультурной сферы. Она включает годовые, квартальные, месячные планы и отчеты годовые, квартальные, месячные и отчеты по заработной плате. Также балансы, кассовые и банковские документы, документы по оценке основных фондов организаций. Документы финансовых проверок, аудиторских и т.д. То есть включает всю финансово-хозяйственную деятельность.

Другая подсистема, работающая в организациях социально-культурной сферы, включает в себя подсистему работы с кадрами. В данной подсистеме собирается и хранится вся информация о сотрудниках. Численность, вакантные должности, квалификации, образования, семейное положение, приказы о зачислении в штат, сведения о поощрениях, контракты, договора, протоколы аттестационных комиссий и т. д. Следующая подсистема это организация труда и производственно-творческая деятельность. Договоры о творческой деятельности, коллективный договор об условиях труда, целевые программы развития, творческие паспорта. Сюда могут относится нормативно-правовые документы: устав, положение, договор учредителей. Кроме того, вся информация об организации может быть кламмифицирована на основе принятого в ней документооборота. Начиная с бланков строгой отчетности и, заканчивая, фиксацией принятия факсов. Социально-культурная сфера – это открытая информационная система. Она содержит социальную информацию о всех процессах, происходящих в ней. От сведений культурных процессов в обществе до конкретных мероприятий организации.

Для того, чтобы использовать управленческую информацию её надо перемещать, передавать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между объектами. Процесс передачи информации и средства передачи называются коммуникации. Коммуникации в управлении имеют следующую классификацию:

· коммуникации по горизонтали - это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации;

· коммуникации по вертикали – это связь между подразделениями, находящимися на различных ступенях иерархической лестницы. Эти коммуникации используются с целью передачи «командной» информации» или информации «состояния»;

· командные коммуникации – служат для передачи приказов и распоряжений сверху-вниз, от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций доводятся до подчиненных решения руководителя;

· коммуникации «состояния» представляют собой линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т.д.

· коммуникации с внешней средой связывают организацию с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, организациями, составляющими инфраструктуру менеджмента: банками, транспортными агентами, аукционами, органами государственного управления, общественностью, средствами массовой информации и т.д.;

· Неформальная коммуникация представляет собой пути распространения неофициальной информации. Она может быть использована для дискредитации, дезинформации организации или организацией.

Коммуникационные задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией. Участниками информационного процесса являются: источник информации, передаваемая информация, средства передачи информации и потребитель информации. В качестве источника информации могут быть представители как внутренней среды (руководители, подчиненные и т. д.), так и внешней среды, общественность, органы государственной власти, СМИ и т. д. Передаваемая информация характеризуется содержанием, объемом, а также формой кодирования.

По содержанию информация может быть содержательной, бессодержательной, малосодержательной. Степень содержательности оценивается полезностью для управления организацией. Объем информации определяется от средств передачи – текстового до байтов на компьютере. Форма кодирования информации зависит от средств передачи. Она может быть устной, электронным сигналом, тестовым. Средства передачи могут быть: бумажные (печатные), голосовые, электронные (телефон, факс, телевизор, радио, компьютер).

Коммуникационный процесс осуществляется в несколько этапов: производство информации, кодирование, передача, потребление. Производство информации представляет собой процесс добывания, составление сведения, их оценку, отбор среди них необходимых сведений, упорядочение, и структурирование. Кодирование информации заключается в придании ей формы, требуемой для передачи. Электронная, речевая, бумажная. При необходимости информация засекречивается. Передача информация связана с необходимостью выбора канала связи. При этом должна учитываться пропускная способность канала. Его надежность, соответствие передаваемой информации, быстродействие, стоимость.

Потребление информации предусматривает облечение её в необходимую форму, приведение к виду, удобному для потребления, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.