Основы менеджмента информационных систем

Темы лекции:

1.1. Цели и задачи МИС;

Планирование информационных систем.

Менеджмент информационных систем (информационный менеджмент) – технология, компонентами которой являются информация, персонал, технические и программные средства обеспечения процессов проектирования информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры проектирования информационных систем и процедуры формирования и использования информационных ресурсов организацией [41].

Менеджмент информационных систем – управление деятельностью по разработке, созданию и использованию информационных систем и информации в интересах организации.

Цельинформационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.

Задачи информационного менеджментазаключаются в следующем:

1. Качественное информационное обеспечение процессов управления в организации.

2. Осуществление управления информационными ресурсами.

3. Обеспечение управления обработки информации на всех уровнях.

4. Обеспечение управления коммуникациями (общение – передача информации от человека к человеку). Информация имеется в виду в ее различном представлении: в виде массива документов; в виде документной информации; в виде средства общения.

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:

· оснащение средствами информационно-коммуникационных технологий;

· использование современных технологий в организации управления;

· распределение должностных обязанностей в рамках управленческого звена;

· информационное обеспечение управленческой деятельности.

Основные обязанности информационного менеджера заключается в следующем:

· контроль деятельности подразделений организации, где используется или производится информация;

· определение необходимого объема используемой информации;

· установление, определение целей, для достижения которых необходима информация;

· разработка механизма контроля циркуляции информации;

· выработка стратегии и системы развития производства и потребления информации;

· определение необходимости внедрения технологических новинок в процессе обработки, анализа и синтеза информации;

· исследование информационных потребностей организации, а также ее руководящего звена;

· наблюдение за тем, чтобы стоимость приобретения информации не превышала выгоды от ее использования;

· выявление внешних и внутренних информационных ресурсов;

· руководство обучением информационному менеджменту и т.д.

 

Планирование информационных систем

 

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, необходимо планировать ее создание, планирование позволяет создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес направления организации:

· ориентировать разработчиков на конечный бизнес, а не на окончание проектов информационных систем;

· эффективно использовать ресурсы информационной системы;

· закладывать общую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;

· быть уверенным в том, что информационная система будет соответствовать общему направлению развития организации;

· учесть мнение конечных пользователей;

создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

Информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты.

Ключевые вопросы при оценке проектов. Ключевыми вопросами при оценке проектов являются:

· как этот проект помогает достичь бизнес – целей организации?

· подходит ли он технически организации?

· является ли он лучшим использованием ресурсов?

Процесс планирования информационной системы должен начинаться с оценки использования информации и информационных технологий во всей организации и с оценки самой по себе информационной системы. Это может происходить при помощи внутренних и внешних экспертов, конечных пользователей. Другой альтернативой может стать полная оценка, произведенная внешней фирмой на заказ.

Оценка информационной системы. Сравнение текущего уровня использования информации и информационных технологий с системой стандартов, которые могут представлять собой нормы в отрасли, оценку предыдущей деятельности, аналогичные параметры ведущих фирм, кроме того, отношения пользователей с системой.

Ключевыми вопросами оценки информационной системы являются:

· помогает ли создание и развитие информационной системы организации делать то, что она делает, с минимальными затратами ресурсов;

· вовлекает ли информационная система организацию в проекты, которые будут упрочнять ее конкурентную позицию в будущем.

Видение информационных технологий. Видение информационных технологий, включает в себя формирование взгляда на информацию и информационную архитектуру в будущем. «Информационное видение» - это термин, означающий будущее использование информации в управлении организацией. Архитектура информационных технологий описывает способ, которым информационные ресурсы должны использоваться, чтобы соответствовать этому видению, вместе они преобразуют взгляд на будущее информации и ее использование и управление в систему правил, картинок, схем и т. д., в рамках которых должна действовать организация и принимать решения.

Информационная архитектура включает в себя управленческую структуру и техническую архитектуру.

Управленческая структура определяется следующими факторами:

· ролью пользователей (руководителей, специалистов, технического персонала);

· системой управления (менеджмента);

· связывающего механизма бизнес- плана;

· механизма информационной системы планирования и контроля.

Техническая архитектура определяется следующими элементами:

· инфраструктурой;

· расположением;

· работой станций и т.д.;

Каков бы не был механизм развития информационного видения и архитектуры, обсуждение должно продвигаться следующим путем:

· анализ текущей ситуации;

· анализ стратегического направления в бизнесе;

· рассмотрение основных трендов и технологий;

· план изменений и т.д.

 

Первый план, который необходимо сформировать – это стратегический план, являющийся сводом инициатив, которые должна выполнить организация для продвижения по направлению видения.

Выбор базовой стратегии информационной системы.

Главная цель ИС – плана состоит в осознании того, что потребности организации в информации определяют структуру ее информационной системы и технологий, а также их управление и имеется в основных ИС- стратегий:

Центральное планирование. В этом случае есть центральный отдел, координирующий ИС – стратегию и бизнес – стратегию, а руководитель отдела ИС должен быть частью управленческого персонала (аппарата) и принимать участие в принятии решений.

Первенство. Организация с такой стратегией обычно пытается связать потребности организации с развитием информационных технологий и вкладывает в исследования крупные суммы. Необходима сильная поддержка высшего руководства.

Свободный рынок. В этом случае избегается бюрократия центрального планирования, менеджеры – пользователи решают, какие у них потребности в информации и как их удовлетворить, высшее управление не вовлекается в этот процесс.

Монополия. Здесь отдел ИС является монопольным распространителем информационных технологий.

Скудные ресурсы. Когда менеджмент рассматривает информационные технологии как скудный ресурс, он пытается разграничить его использование. Главный вопрос здесь: сколько ресурсов, займет проект и через какое время он окупится?

Необходимое зло. В этом случае организация рассматривает информационные технологии как необходимое зло, которое нужно для достижения целей и проект будет осуществляться в случае, когда станет абсолютно необходимым для достижения деловой цели.

Стратегии организации. В любое время организация может применять одну из шести стратегий или комбинировать их, при смене обстоятельств менять их, но это всегда глубоко интеллектуальный труд.

Стратегическая матрица МеFerian-McKenney. Эта матрица полезна для выбора стратегии организации. Выделяются четыре класса фирм, на которые информационные технологии могут иметь различное влияние: стратегический класс, оборотный класс, фабричный класс, класс поддержки.

Стратегический класс. Сюда попадают фирмы, настоящее и будущее которых сильно зависит от использования информационных технологий для ежедневной деятельности: банки, страховые компании и т.д. Фирмы этой категории должны придерживаться стратегии центрального планирования или первенства ввиду высокой корреляции между успешным использованием информационных технологий и успехом фирмы.

Оборотный класс. Это фирмы не сильно зависят от информационных технологий, но могут в будущем планировать ее широкое применение, чтобы «подстелить соломки» своему конкурентному преимуществу. Такие фирмы должны придерживаться стратегии центрального планирования, первенства и свободного рынка.

Фабричный класс. Это те же фирмы, в которых хотя и может существовать зависимость повседневных операций от информационных технологий, но которые работают в отраслях, где информационная система не может стать источником конкурентного преимущества. Здесь рекомендуется стратегия монополии и скудности ресурсов

Класс поддержки. Такие фирмы обычно используют информационные технологии для поддержки, например, системы пароля, им рекомендуется стратегия скудности ресурсов, хотя возможны случаи применения монополии и свободного рынка.

Разработка стратегического плана информационной системы состоит из следующих шагов:

1. Постановка цели. Здесь необходимо также произвести численные оценки результатов.

2. Проведение внутреннего и внешнего анализа. Здесь рассматривается внешняя среда, оценка технологии, стратегического плана, и руководится SMOT (сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы).

3. Выделение стратегических инициатив. Это те действия, которые впоследствии при операционном планировании станут проектами

Средства для определения стратегических инициатив. Средствами для определения стратегических инициатив являются:

· критические факторы успеха.

· анализ конкурентных сил.

· подход стратегических выпадов, смысл которого заключается в том, что инициативы связаны с основными стратегическими толчками, которые представляют собой рычаги движения конкуренции: дифференциацией, затратами, инновациями, ростом и союзами

Операционный план информационной системы. После определения инициатив, они должны быть представлены в виде проектов с конкретными результатами, приоритетами и т. д., то есть в виде операционного плана.

Долгосрочный план информационной системы. Операционный план отличается от стратегического по своему фокусу, связи с бизнесом и т. д. Долгосрочный план обычно создается на 3 – 5 лет и фокусируется на выборе проектов и приоритетах, а также распределении ресурсов между проектами:

1. Определяются цели.

2. Определяются проекты развития информационной системы. Здесь применяется портфельный подход. Планирование проекта состоит из трех фаз: определение, конструкция и внедрение.

Краткосрочный план информационной системы. Это план на один год. Он фокусируется на специальных заданиях и проектах, которые уже осуществляются или готовы к началу. Он связан с годовым бюджетом.

Ключевыми вопросами при формулировке деловой и информационной стратегии являются:

· где должна быть организация сейчас?

· где должна быть организация через определенный период времени (скажем: через пару лет)?

· что для этого можно сделать в организации?

· какие у организации имеются специфические приоритетные цели?

· может ли информационная система лучше помочь организации в достижении цели?

· что же у организации информационные цели, их приоритеты?

· нужны ли организации информационные технологии для достижения информационных целей?

· какие специфические проекты информационных технологий нужно проводить в организации?

 

 

Лекция № 2