Діловодство в роботі відділу персоналу організацій

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення. Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом. Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документи з оформлення приймання, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення становлять групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів належать: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства.

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

При прийомі на роботу працівник відділу управління персоналом зобов'язаний перевірити усі дані, внесені працівником у подані документи. Одним із основних документів з роботи із персоналом є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника тощо. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні такі реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.

Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами з персоналу підприємства оформлюються: прийом, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т.д.

Оформлюються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т.д.

При цьому прізвище варто друкувати цілком великими буквами, а ім'я і по батькові малими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії стосовно до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається працівник.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що стали підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами щодо персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів.

На кожного працівника підприємства у відділу управління персоналом формується особова справа. До особової справи входять: - внутрішній опис документів, що є в особовій справі;- заява про прийом на роботу;- контракт між працівником і підприємством;- особовий листок з обліку кадрів;- автобіографія;

- копія документа про освіту;- витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);- довідки та інші документи, що стосуються даного працівника; - трудова книжка.

Державна статистична звітність із персоналу здійснюється за формою №6-ПВ «Звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання» і формою №3-ПВ «Звіт про використання робочого часу»

29. Принципи планування роботи з персоналом

- науковість - застосування наукових даних, норм і нормативів.

- Безперервність - обумовлена відповідним характером господарської діяльності і тією обставиною, що сам персонал перебуває в постійному русі. Планування розглядається не як одиничний акт, а як постійно повторюваний процес

- Масовість - залучення до процесу планування працівників, які виконувати­муть ці плани. Особливе значення цього принципу - при скла­данні соціальних планів

- Гнучкість - можливість постійного внесення корективів у раніше прийняті кадрові рішення або їх перегляду відповідно до обставин, що змінюються

- Узгодження пла­нів з персоналу у формі координа­ції й інтеграції - Узгодження «по горизонталі» га «по вертикалі»

- Повнота - планування повинно охоплювати усі питання, що стосуються відтворення, розвитку, використання персоналу, мотивації праці

- Точність - дотримання точних норм, нормативів, законодавчих документів, а також кількісних і якісних характеристик персоналу

- Економічність - витрати на складання плану повинні бути менше ефекту від йо­го виконання

- Створення необ­хідних умов для виконання плану - забезпечення необхідними ресурсами

30. Етапи планування потреби у персоналі

1. Оцінювання наявного персоналу: будується на основі інформації про на­явність трудових ресурсів, що міститься в базі даних організації. Аналіз наявних трудових ресурсів ведеться на момент оцінки в кі­лькісному і якісному аспектах. Кількісний аналіз чисельності персона­лу здійснюється в розрізі підрозділів і окремих посад. Якісний аналіз ведеться з урахуванням характеристик працівників, що обіймають посади (кваліфікація, навички, найбільш важливі особистісні характе­ристики і т.д.).

2. Оцінювання майбутніх потреб у персоналі: прогнозування чисельності персоналу, необхідного для реалізації стратегії розвитку організації.

Планова потреба в трудових ресурсах визначається на запланова­ний обсяг діяльності, обумовлений обраною стратегією розвитку (з урахуванням розширення або скорочення обсягів діяльності, його структурної перебудови, змін у змісті праці і т.д.). Джерелом інформації є бізнес-план, плани стратегічного розвитку підприємства. Якіс­на потреба у персоналі на запланований обсяг діяльності визначається за категоріями, професіями, спеціалізацією, рівнем кваліфікації, індивідуа­льними вимогами, пропонованими до працівника кожною посадою

3. Розробка програми задоволення майбутніх потреб у персоналі – метою єзабезпечення кількісної і якісної відповідності між запланованою потребою в персоналі і наявними трудовими ресурсами. Вона передбачає залучення додаткових трудо­вих ресурсів, їхнє вивільнення або перерозподіл.

У програму забезпечення трудовими ресурсами доцільно включити три розділи.

Перший розділ являє собою графік потреби в залученні дода­ткового персоналу певної кваліфікації або скороченні його чисельності. Другий розділ включає перелік заходів щодо забезпечення потреби. Тре­тій розділ відображає обсяг фінансових ресурсів, необхідний для реаліза­ції запланованих заходів, а також обґрунтування ефективності цих витрат.

Перший розділ. Графік потреби в персоналі складається на основі графіків, що розробляються лінійними і функціональними підрозді­лами організації. Він включає дати виникнення вакантних посад і скорочення їхньої кількості у планованому періоді. Відповідно до про­гнозованих змін наводяться основні вимоги до працівників, необхід­них для заміщення вакантних посад.

Другий розділ включає перелік заходів щодо досягнення або під­тримки кількісної і якісної відповідності між запланованою потребою у персоналі і наявними трудовими ресурсами. Заплановані заходи до­цільно згрупувати за такими напрямками:

- заходи організаційно-технологічного характеру, що сприяють скороченню потреби в персоналі (перерозподіл функцій, використання більш ефективних технічних засобів, удосконалення технологічних процесів, організації праці і обслуговування);

- заходи щодо покриття потреби в персоналі (набір і добір персо­налу, його внутрішній рух, перенавчання);

- заходи, пов'язані з вибуттям персоналу (працевлаштування, кон­сультування, фінансова підтримка).

Третій розділ є обґрунтуванням доцільності впровадження програми забезпечення трудовими ресурсами. Він містить розрахунок витрат, не­обхідних для реалізації заходів, перелічених у другому розділі.

Загальна ефективність розробленої програми оцінюється в процесі її функціонування. Як критерії оцінки можна використовувати такі показ­ники: плинність кадрів, набраних заданою програмою, результативність праці персоналу, найнятого в процесі реалізації програми, динаміка за­гальних показників ефективності роботи підприємства до і після впро­вадження програми та ін.

31. Види оперативних планів роботи з персоналом

1. План з питань комплектування та використання персоналу: Включає план руху персоналу, у межах якого вирішуються такі практичні завдання:

- орієнтація залучених працівників на зайняття тих чи інших по­сад або робочих місць;

- оволодіння знаннями тих спеціальностей і професій, до яких во­ни мають здібності;

- укомплектування вакансій персоналом потрібної кваліфікації, з урахуванням його специфіки;

- створення системи професійного переміщення, яка враховує вік, стан здоров'я та інтелектуальні можливості особистості.

Внаслідок структурних змін, реорганізації виробництва або управ­ління може виникнути ситуація необхідності скорочення персоналу. Планування роботи з персоналом, що звільняється, ґрунтується на класифікації видів звільнення. Критерієм класифікації є міра звільнення: за ініціативою працівника, за ініціативою роботодавця або адміністра­ції, у зв'язку з виходом на пенсію і т.д.

2. План підготовки персоналу у зв'язку зі звільненням і переміщенням персоналу:

- визначення кількості звільнених і рівня їх кваліфікації;

- встановлення часу, в межах якого буде проходити звільнення;

- виявлення кандидатур на переміщення в межах підрозділів або підприємства;

- регламентація засобів матеріального стимулювання добровіль­ного або дострокового звільнення;

- визначення відповідальних за виконання запланованих заходів.

3.Планування ділової кар'єри, службово-професійного переміщен­ня - Це складання планів горизонтального і вертикального перемі­щення працівників за системою посад або робочих місць, починаючи з моменту прийняття працівника і до його звільнення з роботи. Праців­ник повинен знати не тільки свої перспективи на короткостроковий період і на перспективу, але й те, яких показників він повинен досягти, щоб розраховувати на просування по службі.

4.Планування продуктивності праці та заробітної плати

5.План заходів з удосконалення структури зайнятості: - впровадження сучасних принципів і методів управління;

- зміни організаційної структури; - освоєння нових технологій.

6.Планування витрат на персонал: - основна та додаткова заробітна плата;

- відрахування на соціальне страхування;

- витрати на відрядження та службові роз'їзди;

- витрати на професійний розвиток;

- придбання спецодягу і т.д.