Эффективность организационных проектов

Оценка эффективности организационных проектов проводится с целью определения прогрессивности существующей структуры, разрабатываемых проектов, а также с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Эффективность организационной структуры должна быть определена уже на стадии ее проектирования. И при анализе структур управления действующей организации для планирования мероприятий по совершенситвованию.

Критерии эффективности системы оцениваются по двум направлениям:

- по степени соответствия достигаемых результатов целям производственно-хозяйственной деятельности организации;

- по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерий эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры – возможность наиболее полного и достижения конечных целей системы управления при наименьших затратах на ее функционирование. Возможно сравнение с эталонным вариантом, а также оценка системы управления на основании качественно-количественного подхода.

К нормативным характеристикам аппарата управления можно отнести производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Производительность аппарата управления - количество произведенной продукции, приходится на одного работника аппарата управления.

Экономичность аппарата управления – затраты на его функционирование, соизмеримые с объемами и результатами производственной деятельности.

Адаптивность системы управления – способность эффективно выполнять заданные функции в изменяющихся условиях внешней среды.

Гибкость – характеризует свойство аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений.

Оперативность принятия управленческих решений – своевременность выявления и решения управленческих проблем. Достижение поставленной цели при сохранении устойчивости налаженных производственных процессов.

Надежность аппарата управления – характеризуется исполнительностью аппарата управления. Способность достигать поставленных целей в рамках установленных сроков и имеющихся ресурсов.

Корректирование организационных структур

Это приведение структуры организации в соответствие с изменившимися условиями. Значительные преобразования не проводятся до тех пор, пока не появится твердая уверенность, что для этого существует серьезная причина. Например:

Неудовлетворительное функционирование предприятия.

Перегрузка высшего руководства – некоторым предприятиям удается нормально функционировать ценою большой перегрузки работой высших руководителей.

Отсутствие ориентации на перспективу – требование внимания к стратегическим задачам, независимо от производства, его позиций на рынке.

Разногласия по организационным вопросам – внутренняя стабильность – показатель не гармонии в коллективе, а в успешном решении руководством конфликтных ситуаций.

Рост масштаба деятельности – даже при устойчивом ассортименте продукции, стабильном производстве и сбыте при увеличении размеров предприятия появляется необходимость в структурном преобразовании.

Увеличение разнообразия - развитие, внедрение новых продуктов и услуг. Организация должна приспосабливаться.

Объединение хозяйствующих субъектов - слияние двух и боле предприятий вносит изменения в структуре.

Изменение технологии управления – использование современных научных методов управления. Появление новых должностей и функциональных подразделений.

Влияние технологии производственных процессов - влияние научных и технических изменений на организационную структуру.

Внешняя экономическая обстановка - постоянное изменение экономического окружения. Некоторые изменения совершаются резко, некоторые – медленно (фундаментального характера).

Все выше перечисленные обстоятельства приводят к изменениям организационной структуры.

 

Этапы анализа организационных структур

1. Выяснение задачи предприятия, областей неопределенности и альтернатив развития.

2. Определение переменных, которые влияют на выполнение задачи.

3. Изучение целей и планов предприятия.

4. Насколько структура организации отвечает заданиям.

5. Анализ организации и ее внешней среды.

 

Обобщая темы «Организационные структуры» и «Проектирование оргструктур», необходимо конкретизировать понятия жесткой и гибкой (адаптивной) структуры. Жесткая, в которой при изменении параметров среды обитания происходят изменения функций и зон ответственности подразделений, специальной организационной перестройке подвергается редко, и по своему экономическому смыслу этот процесс будет сравним с реализацией инвестиционного проекта. Гибкая структура претерпевает изменения во внутренней среде при изменении параметров внешней среды. Таким образом, организационная перестройка гибких структур становится фактически постоянно протекающим процессом,и с экономической точки зрения она представляет собой элемент текущих затрат компании.

Структурная гибкость

Вид организационных подразделений, создаваемых для решения задач организации, зависит от систематичности внешних изменений и управленческой реакции на каждом уровне системы. По этому параметру различаются разовые, дискретные и систематические внешние изменения.

Под разовыми подразумеваются такие изменения, промежуток времени между которыми превосходит доступный для предприятия горизонт планирования. Такие изменения требуют от предприятия однократной реакции, которая вполне может быть выработана и реализована посредством временного организационного подразделения - проекта.

Дискретность предполагает наличие некоторого промежутка времени между невзаимосвязанными внешними изменениями, реагируя на которые предприятие может последовательно переключать свое внимание с одного события на другое. В этом случае для управления удобно использовать специальную рабочую группу или проект, участники которых, решив одну задачу, переключались бы на решение следующей.

Систематические изменения, возникающие без временных промежутков и даже накладывающиеся друг на друга, чаще всего бывают связаны между собой. Появление одного из них по принципу домино влечет за собой новые и новые. В такой обстановке нарастания трудностей от предприятия требуется выработка единой согласованной стратегии, позволяющей эффективно реагировать на всю совокупность внешних процессов в реальном масштабе времени. Для этого требуется создать на соответствующем уровне структуры постоянно действующие функциональные подразделения.

Чаще всего проекты используются для внедрения технических или организационных изменений: разработки новой продукции, технологии, изменения структуры и системы управления... Проекты по изменению организационного потенциала принято называть административными.

В случае если работа по проекту имеет высокую степень новизны и мало связана с традиционными задачами, решаемыми в компании, проект становится автономным. Чаще всего он организационно оформляется в виде временных рабочих групп или комиссий, в которые привлекаются лучшие специалисты из линейных подразделений с полным переподчинением руководителю проекта. Такая организация позволяет значительно сократить сроки внедрения нововведений, улучшить гибкость реакции компании, и, следовательно, повысить внешнюю эффективность.

Также мы с вами рассматривали жизненный цикл организации, его фазы, определяя, что сам по себе жизненный цикл фирмы (компании, корпорации) является одним из факторов, определяющих способ возможной организационной перестройки компании. Кроме этого, принципиальное значение имеют также тип рынка, вид продукта.

Современное время характеризуется трудной предсказуемостью и разнообразием протекающих в экономике процессов. При проектировании систем управления с учетом изменяющихся условий хозяйственной деятельности принято использовать методы, основанные на ситуационной или эволюционной теории менеджмента. Однако в современных условиях эти методы проектирования все чаще оказываются неэффективными. Ситуационная концепция предполагает разработку организационного проекта для дискретной, случайно сложившейся ситуации, которая будет сохраняться неопределенное время. Модели эволюционной теории опираются на типизацию эффективных практических организационных решений, которые нивелируют индивидуальные особенности менеджмента компаний. А именно на основе этих особенностей и возникают конкурентные преимущества, определяющие направления дальнейшего развития систем управления. Таким образом, непрерывность адаптации проектируемых систем управления нарушается, что противоречит логике изменений внешней среды.

Поиски новой, более эффективной парадигмы (научная теория, система понятий) управления привели к идее использования при организационном проектировании универсальных принципов эволюции естественных сложных систем, описываемых теорией хаоса и синергетикой (Л.Берталанфи, Н.Винер).

В соответствии с этой парадигмой поиск эффективного управления на каждом этапе развития предприятия осуществляется посредством сочетания процессов самоорганизации и роста внутренней энтропии ( отклонение ). Процесс самоорганизации подразумевает приведение в соответствие многообразия управленческих реакций предприятия с многообразием воздействий и возмущений внешней среды - рынка. В этом случае предприятие сможет сознательно проводить стратегию достижения целей и поддерживать внешнюю эффективность.